Introduktion
EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) trädde i kraft i maj 2018 och ställde krav på hur EU-medborgares personuppgifter ska hanteras. Förordningen lyfte till exempel fram personens rätt att be ett företag att skicka all information de har om sig eller att radera sina personuppgifter.
Den här guiden hjälper dig att skapa verktyg för att enkelt utföra förfrågningar från kontakterna om deras personuppgifter.
Personuppgiftsformulär och annan information om personen
Du kan ladda ner kontaktens personliga information som antingen Word, pdf eller Excel-filer med hjälp av olika typer av verktyg. En sak som alla dessa verktyg har gemensamt är att all nödvändig information i modulen Kontakter kan laddas ner i en fil. Med rapportgeneratorn (Excel-filer) kan du även rapportera information i andra moduler, som kontaktens fakturor.
Dokumentmall (Word och pdf filer)
Du kan bygga ett personuppgiftsformulär som en Word-dokumentmall (docx- eller odf-fil) med taggar, så att du kan exportera information direkt från kontaktkortet i CRM. För mer information om att skapa dokumentmallar, se Dokumentmallar – Skapa och redigera, och för information om att skriva taggar, se Dokumentmallar – Använda taggar i ODF-OOXML mallar.
Om det behövs kan du ha alla fält på kontaktkortet i mallen. Det rekommenderas att placera all information i en tabell, så att alla fältnamn och taggar hänger ihop och du kan ha information i flera kolumner. På bilden nedan finns fältnamnen och taggarna i en tabell med fyra kolumner (tabellkanterna är dolda).
Dokumentmallen för persondataformulär kan hämtas till CRM i Inställningar → Dokumentmallar, genom att skapa ODF / OOXML-mallfilen för modulen Kontakter och bifoga Word-dokumentet. Om du vill ladda ner en pdf-fil direkt från kontaktkortet måste du även skapa en mall som konverterar Word-dokumentet till ett pdf-dokument (Konvertera mall till PDF). Dokumentmallen måste konverteras till pdf om du behöver e-posta den till kontakten från CRM (för mer information, se avsnittet ”Modulverktyg: Skicka personuppgifter till kontakten” nedan).
Rapport (Excel fil)
Med rapportgeneratorn kan du skapa och spara rapportmallar för att hämta kontaktinformation. Förutom personlig information kan du enkelt rapportera information från andra CRM-moduler också. Tänk dock på att inte all information (t.ex. information om kontaktens supportbiljetter kontra deras fakturor) ska visas i samma rapport. Istället rekommenderas det att ha flera rapporter för tydlighetens skull.
Du kan skapa en rapportmall som vilken annan rapport som helst (för mer information, se guiden Rapportgenerator) och ha till exempel alla nödvändiga fält i modulen Kontakter som projektioner. För att du ska kunna använda rapporten som bas för att hämta information om vilken kontakt som helst måste det finnas ett villkor på fliken Villkor som följande: Kontakt-ID – lika – tom (se bilden nedan). Detta tillstånd är inställbart justerbart. På så sätt kommer inte rapporten att visa något som standard, men så fort du bestämmer ett kontakt-id kommer den bara att visa information om kontakten i fråga.
Modulverktyg: Skicka personuppgifter till kontakten
Pdf-dokumentet om personuppgifter (konverterat från en Word-mall) kan skickas till kontakten direkt från CRM som en e-postbilaga. Det finns ett modulverktyg för att skicka dokumentmallar, vilket gör det enkelt att skicka dokumentet när du har kontaktkortet öppet. Excel-filerna du gör med rapportgeneratorn ska alltid laddas ner till din egen dator.
Observera att e-post inte är ett helt säkert sätt att skicka personuppgifter – så om det finns ett säkrare sätt rekommenderas det att använda det.
Du kan skapa modulverktyget för att skicka pdf-filen genom att välja det generiska PDF-verktyget Mail. När du har skapat verktyget väljer du Kontakter som modul och väljer rätt pdf-mall i Bilagor. För mer information om hur du skapar modulverktyg, se Modulverktyg.
Modulverktyg: Gör kontakten anonym och ta bort kontaktinformation
Modulverktyget erbjuder effektiva sätt att radera information om kontakten ber om det. Kontakten kan till exempel be om att få radera sin kontaktinformation, eller att bli ”glömd” helt, i så fall måste alla personuppgifter om dem raderas.
Schemalagda uppgifter kan också användas för radering av data och massredigering.
Genom att göra en kontakt anonym tas all information som kan användas för att identifiera en person bort. Däremot kan den information som är nödvändig för verksamheten, som köphistorik, sparas för rapporteringsändamål. Du kan göra en kontakt anonym med det generiska modulverktyget Uppdatera entitetsfält, som skapas för modulen Kontakter. I avsnittet Uppdatera måste du välja de fält vars information kan användas för att identifiera personen, som för- och efternamn och e-post, och uppdatera dessa fält med tomma värden. Om fältet är obligatoriskt (som Efternamn) måste du ange ett generiskt värde för det, eftersom det inte kan vara helt tomt (se bilden nedan).
Det maximala antalet uppdaterade fält är fem. Om det finns fler fält som måste tömmas måste du skapa flera modulverktyg (i detta fall rekommenderas det att koppla ihop modulverktygen med ett arbetsflöde, t.ex. så att kontakterna med namnet ”Anonym” får sina fält tömda mer ).
Ett verktyg för att ta bort kontaktinformation kan göras på liknande sätt (som ovan), om kontakten ber om att radera sin kontaktinformation (eller om verktyget för att anonymisera en kontakt behöver ett andra verktyg för att tömma alla begärda uppgifter). Fälten där data behöver rensas/raderas måste lämnas tomma (inget värde skrivs till avsnittet ”uppdateringsvärde”).
