WordPress Plugin – käyttöönotto ja käyttö

Yleistä

Huom: Tämä lisäosa on rajallisesti yhteensopiva WordPress 6:n kanssa.

CRM-service tarjoaa asiakkailleen käyttöön maksuttoman WordPress-lisäosan eli connectorin, jolla WordPress-sivustojen lomakkeiden kautta saatavat tiedot voidaan tuoda automaattisesti myös CRM:ään. Lomakkeilta voidaan luoda uusia liidejä tai potentiaaleja, joita voidaan suoraan hyödyntää CRM:ssä käsiteltävissä myynti-, tuki- tai markkinointiputkissa.

Connector on yhdistettävissä seuraaviin WordPressin lomakkeisiin:

• WP Libre Form
• Gravity Forms
• Contact Form 7.

Connectoria käyttöönottaessa on tärkeää ottaa huomioon myös connectorin tukemat kenttätyypit. Lomakkeessa sallitut kenttätyypit ovat seuraavat:

• teksti
• valintalista
• valintaruutu (checkbox)
• päivämäärä.

Plug-inin asennus

Lataa CRM-service WordPress plug-in.

Connectorin konfigurointi

Kun plug-in on aktivoitu, voidaan sen avulla tehdä integraatioita sivuston lomakkeiden ja CRM:n välille. Integraatioita sekä plug-inin asetuksia voi hallita WordPressin CRM-service -kohdassa.

Ennen lomakeintegraatioiden tekemistä tulee määrittää plug-inin yleiset asetukset Settings-kohdassa. Asetuksissa tulee määritellä integraatioissa käytettävän CRM-ympäristön osoite kenttään API base URL. API Key -kenttään taas annetaan API-avain, joka tulee luoda plug-inia varten CRM:ssä; API-avaimen tyypiksi tulee antaa ”WordPress-Forms-Plugin” (lisätietoja API-avaimien luomisesta ohjeessa Web Service API-avaimet). Tämän lisäksi määritetään, minkätyyppisten WordPressin lomakkeiden kanssa integraatioita voidaan tehdä.

Uuden integraation lisääminen

Jokaista tehtyä lomaketta kohden voidaan tehdä aina yksi integraatio – näin ollen siis samaan lomakkeeseen annetuista tiedoista voidaan tehdä vain joko liidi tai potentiaali, mutta ei molempia.

Uuden integraation määrittäminen aloitetaan klikkaamalla Add new form integration -painiketta joko CRM-service-osion sisällä tai valikossa.

Integraatiolle annetaan ensiksi otsikko (joka voidaan myös jättää tyhjäksi, jolloin WordPress generoi integraatiolle otsikkoon numeroyhdistelmän). Tämän jälkeen Form-kenttään valitaan lomake, johon tulleet vastaukset siirretään myös CRM:ään. CRM Module -kenttään taas valitaan, muunnetaanko tiedot CRM:ssä liidiksi vai potentiaaliksi.

Lomakkeen valinnan jälkeen näkymä päivittää lomakkeella olevien kenttien nimet näkymiin. Jokaiselle kentälle valitaan sitten Module field -sarakkeen valintalistoista CRM:n kenttä, johon lomakkeen kentästä tuleva tieto tallennetaan. Kun kaikki tarvittavat asetukset on tehty, integraatio ”julkaistaan” käyttöön Publish-painikkeella. Integraatio voidaan myös tarvittaessa tallentaa luonnoksena.

Jos jonkin lomakkeen kentän tieto tallennetaan CRM:ssä valintalistaan (tyyppi ”Select”), esitetään kentän alla CRM:n valintalistan arvot. Lomakkeelta tulevan tiedon tulee olla täsmälleen samassa (kirjoitus)muodossa kuin valintalistan arvot, jotta tieto tallentuu CRM:ään.

Muodolla on väliä

Jos lomakkeelta tallennettava tieto on väärässä muodossa valittuun CRM:n kenttään nähden tai lomakkeen kentän kohdalle merkitty CRM:n kenttä poistetaan, ei lomakkeen lähettämä tieto tallennu CRM:ään. Muilta osin integraatio kuitenkin jatkaa toimintaansa normaalisti. Suositeltavaa on, että integraatiossa käytettävien kenttien tyyppi ja tarve suunnitellaan huolellisesti, eikä kenttiä poistettaisi pysyvästi (jos kentän tietoja ei tarvita näkyviin CRM:ssä, voidaan kenttä aina piilottaa).

Jos sinulla on ongelmia lomakkeen kanssa, tarkista vastaukset huolellisesti. Lomakkeissa vastaus koostuu kahdesta osasta: nimi ja arvo. Nimet ovat vastaajan opastukseksi, mutta arvo on tärkeä, kun tietoja siirretään CRM:ään. Esimerkiksi vastauksen nimet voivat olla yksinkertaisia ”Kyllä” ja ”Ei”, mutta järjestelmässä niiden arvot ovat 1 ja 0.

Päivämääräkentän muoto on myös tärkeä – riippumatta siitä, miten näytät päivämääräkysymyksen vastaajalle, lomakkeen lähettämän vastausarvon on oltava muodossa vvvv-mm-kk, joten vvvv/mm/kk, ppv-mm-vvvv tai muita päivämäärämuodon muunnelmia ei sallita.

WordPress-lomakkeen virheenjäljitys

Mikäli havaitset, että CRM-järjestelmään ei ilmesty tietoa lomakkeen kautta, mutta lomakkeelta saatu tieto näkyy WordPressissä, tee testi luomalla uusi lomake yhdellä kentällä (esim. etunimi) ja yhdistä se CRM-järjestelmään integraation avulla. Jos tieto siirtyy CRM-järjestelmään, virhe on todennäköisesti itse lomakkeessa ja sen korjaamiseksi on luotava uusi lomake.

WordPress pluginin asetuksissa määritetään API-avain ja se, minkä tyyppisten lomakkeiden kanssa integraatiota voidaan tehdä. Tarkista siis se, että nämä asetukset ovat oikein. CRM-järjestelmän asetuksiin menemällä voidaan nähdä se, milloin pluginin ja järjestelmän välillä on ollut tietoliikennettä. Tämän kertoo aikaleima Viimeksi käytetty -sarakkeessa, joka näyttää ajankohdan, jolloin avainta on viimeksi käytetty rajapinnan kautta. Mikäli API-avainta on käytetty, mutta tieto ei ilmesty CRM:ään, on vika todennäköisimmin lomakkeessa ja korjaus voi vaatia uuden lomakkeen luomista.