Sähköpostikampanjoiden lähetys massapostiportaalista

Sähköpostikampanjat

Yleistä

Massapostiportaali (engl. Email Contact Portal, ECP) mahdollistaa sähköpostien lähetyksen suurillekin vastaanottajajoukoille. Kun vastaanottajat tuodaan portaaliin CRM:stä, tallentuu CRM:n kontaktikortille tieto siitä, mitä sähköposteja kontaktille on lähtenyt, ja onko kontakti lukenut sähköpostia.

Sähköpostikampanjan lähetyksen suorittaminen vaatii siis massapostiportaalin ja CRM:n yhteistyötä: CRM:ssä koostetaan kontakteista sähköpostin vastaanottajat ja portaalin puolella taas laitetaan kuntoon lähetettävä sähköposti ja tehdään itse lähetys yhdistämällä sähköposti vastaanottajaryhmään.

Koko lähetysprosessiin kuuluu karkeasti ottaen neljä vaihetta:

1. Luo tarpeisiisi sopiva sähköposti massapostiportaalissa.

2. Luo CRM:ssä kampanja ja lisää siihen ne kontaktit, joille sähköposti on tarkoitus lähettää.

3. Tuo CRM:ssä luotu kampanja kohderyhmäksi massapostiportaaliin.

4. Yhdistä oikea sähköposti oikeaan kohderyhmään ja lähetä sähköposti.

Tämä ohje keskittyy yllä esitellyn lähetysprosessin vaiheisiin 2–4. Sähköpostin rakentamisesta massapostiportaalissa on tarkempaa tietoa ohjeessa ECP: Sähköpostit ja sähköpostipohjat.

Kampanjan muodostaminen CRM:ssä

Sähköpostin vastaanottajaryhmä muodostetaan CRM:ssä kampanjaksi Kampanjat-moduulissa. Moduulista ja sen toiminnasta on tarkemmin ohjeessa Kampanjat, mutta alla huomioita erityisesti portaalista tehtäviä massapostituksia varten.

Jotta kampanja voidaan valita siirrettäväksi portaaliin, tulee sen olla aktiivinen. Muut kampanjan perustiedot eivät suoraan vaikuta sen käytettävyyteen portaalissa.

Kampanjan aktiivisuuden tarkistamisen lisäksi kampanjaan tulee lisätä kaikki ne kontaktit, joille sähköposti on tarkoitus lähettää. Tämän voi tehdä kolmella eri tavalla – jos vastaanottajia on paljon ja heidät voidaan tietyin ehdoin tunnistaa kaikkien CRM:n kontaktien joukosta, on suositeltavinta käyttää apuna Kohderyhmät-moduulia. Toinen vaihtoehto on rajata vastaanottajajoukko Kontaktit-moduulin suodattimella. Näiden lisäksi kontakteja voidaan liittää kampanjaan myös käsin.

1. Kohderyhmän sisältämien kontaktien liittäminen kampanjaan tapahtuu kampanjan Hallinnoi kohderyhmää -välilehdellä. Kohderyhmä valitaan kohtaan Kopioi tai poista kohderyhmän kohteet tästä kampanjasta (ks. kuva alla).

2. Myös suodattimen kontaktit lisätään kampanjaan Hallinnoi kohderyhmää -välilehdellä. Välilehden alalaidassa on suodatinvalintalistoja ja kontaktisuodattimen voi valita kohtaan Lataa kontaktit suodattimesta (ks. kuva alla).

3. Kontaktien yksittäinen lisääminen taas onnistuu Lisätiedot-välilehdellä. Kontaktit-osion oikeassa reunassa olevaa Valitse-painiketta painamalla saa kontaktilistauksen auki, josta voi valita kampanjaan liitettävät kontaktit. Kontakteja voi valita samalta sivulta useampia kerrallaan.

 

Kampanjan tuominen kohderyhmäksi ECP:hen

Kun kampanja on CRM:ssä koossa, voidaan se tuoda massapostiportaaliin kohderyhmäksi. Jokaista sähköpostilähetystä varten tulee tuoda portaaliin oma kohderyhmänsä ja selkeyden vuoksi myös CRM:n puolella kannattaa olla jokaista lähetystä varten oma kampanjansa.

Kohderyhmän tuomisen voi toteuttaa joko suoraan portaalin etusivulta (ks. kuva alla) tai ylävalikon Kohderyhmät-osiossa.

On ehdottomasti suositeltavaa, että kohderyhmä tuodaan suoraan CRM-servicestä. Tämä mahdollistaa sen, että kaikki tieto, jota sähköpostikampanja kerää (esim. sähköpostin avaukset ja vieraillut linkit), tallennetaan CRM:ään kontaktin tietoihin. Massapostiportaali tarjoaa myös vaihtoehdon tuoda kohderyhmä CSV-tiedostosta, jolloin vastaanottajina voi olla myös henkilöitä, jotka eivät ole CRM:ssä, mutta ne kontaktit, jotka olisivat myös järjestelmässä, eivät kerää dataa järjestelmän puolelle.

Kun kohderyhmä tuodaan portaaliin, tulee sille antaa seuraavat tiedot (ks. myös kuva alla):

  • Nimi – Auttaa tunnistamaan ryhmän ja on käytössä vain sisäisesti portaalissa.
  • Listatyyppi – Lähetettävän sähköpostin käyttämä kieltolista. Listatyyppi tunnistaa, mitkä kontaktit ovat kieltäneet sähköpostin lähetyksen ja minkälainen aloitussivu näytetään, jos kontakti haluaa peruuttaa sähköpostin tilauksen.
  • External – CRM:n kampanja, joka tuodaan portaaliin kohderyhmäksi. Listaa vain aktiiviset kampanjat uusimmasta vanhimpaan.
  • CRM kentät – Jos kohderyhmän kontakteilta halutaan tuoda ylimääräisiä yksilöiviä tietoja käytettäväksi sähköposteissa, voidaan tarvittavat kentät valita tähän kohtaan.

Kun kentät on määritelty, tuodaan kampanjan kohderyhmä painamalla Tuo ja kohderyhmä on valmis.

CSV-tiedoston tuominen

CSV-tiedostossa ensimmäisen rivin tulee olla otsikkorivi, jossa otsikot ovat seuraavat:

first_name
last_name
email
company_name

Massapostiportaaliin tuotavan CSV:n tulee olla UTF-8-formaatissa (esimerkiksi UTF-8-BOM, jota Excel saattaa suoraan CSV-muotoon tallennettaessa käyttää, ei kelpaa).

Huom! Sähköposti on ainut pakollinen sisäänvietävä tieto.

Jos CSV-tiedostolla sisääntuodulle ryhmälle lähetetään sähköposti, jossa on käytetty tägejä, näistä tägeistä toimii vain ne, joiden tietoa tiedostossa on tuotu sisään. Eli jos CSV:ssä ei tuoda vastaanottajien etunimiä ei tägi {{first_name}} voi toimia.

Sähköpostikampanjan lähetys

Kun portaalissa on valmis sähköpostiviesti ja sopiva kohderyhmä, voi kohderyhmälle lähettää sähköpostikampanjan. Tämä tehdään valitsemalla ylävalikosta osio Kampanjat ja oikeasta reunasta Uusi kampanja.

Kampanja tulee ensimmäisessä vaiheessa vain nimetä ja tallentaa. Seuraavassa näkymässä määritetään seuraavat tiedot:

  • Kohderyhmä – Sähköpostin vastaanottajat.
  • Sisältö – Kohderyhmälle lähetettävä sähköposti.
  • Aktivoi Google Analytics – Jos käytössäsi on Google Analytics, voi tällä asetuksella aktivoida sen käyttöön sähköpostikampanjaan. CRM-järjestelmän raportointia ei tarvitse aktivoida erikseen, vaan se tehdään automaattisesti.
  • On ajastettu – Kentän aktivointi tuo näkyviin valinnat lähetyksen ajankohdalle (päivämäärä ja kellonaika). Lähetys tapahtuu asetettuna ajankohtana käyttäjän profiiliin merkityn aikavyöhykkeen mukaan.

Kun yllä olevat kentät on määritelty, lähetetään sähköposti painamalla Lähetä nyt (ajastuksen tapauksessa napissa lukee Ajasta nyt).

Kampanjan voi jättää myös lähettämättä. Kampanjan luonnos tallennetaan automaattisesti, kun kampanjan tietoja muutetaan. Luonnos on näkyvillä Kampanjat-osiossa ja käyttäjän omalla etusivulla.

Sender Policy Framework -oikeus sähköpostiin
Aktiviteettien luominen käyttäjälle kohderyhmän avulla
Työnkulku
Kohderyhmien käyttö
Ajastetut toiminnot
Tiedostokokojen rajoitukset CRM-servicessä
Combined Shape