Yleistä
Rajoitetut kentät -toiminnon avulla osa kontaktin tiedoista voi olla näkyvissä vain niille käyttäjille, joille pääkäyttäjä on erikseen myöntänyt oikeudet. Käyttäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että osa kenttien tiedoista voi olla piilotettuja merkinnällä ”Tieto piilotettu rajoituksen vuoksi.”
Toiminto suojaa arkaluonteisia tietoja, kuten yhteystietoja, osoitetietoja tai muita luottamuksellisia kenttiä. Käyttäjä näkee vain ne tiedot, joihin hänellä on käyttöoikeus. Rajoitettuja kenttiä voidaan käyttää esimerkiksi tapauksissa joissa kontakti ilmoittaa että hänen yhteystietonsa on salattu turvakiellon vuoksi.
Aloitus
Rajoitetut kentät otetaan kontaktille käyttöön Toiminnot-painikkeelta, jonka alta löytyy työkalu Aseta rajoitus. Sitten järjestelmä kysyy mitkä kentät piilotetaan (valittavana kentät niistä blokeista joihin pääkäyttäjä on asetuksista asettanut rajoitusoikeuden. Kun kentät on valittu painetaan Tallenna, jonka jälkeen järjestelmä kysyy syytä tähän. Käyttäjä syöttää syyn (esim. asiakas ilmoittanut turvakiellosta) ja tallentaa, jonka jälkeen muutokset astuvat voimaan.
Turvakiellon saa vastaavasti poistettua Toiminnot-painikkeen takaa löytyvältä Poista rajoitus -painikkeelta, joka näkyy niiden kontaktien tietuekorteilla joissa rajoitus on asetettu käyttöön.
Käyttö
Kun rajoitetut kentät ovat käytössä, kontaktin tietosivu voi sisältää sekä avoimia että rajoitettuja tietoryhmiä. Avoimet kentät näkyvät ja toimivat normaalisti, mutta rajoitetut kentät on merkitty selkeästi, ja ne käyttäytyvät eri tavoin käyttäjän oikeuksien perusteella.
Jos käyttäjällä on oikeus nähdä rajoitetut tiedot, rajoitettujen kenttien tiedot saa näkyviin Toiminnot-painikkeen takana sijaitsevalla Näytä rajoitetut tiedot -painikkeella. Järjestelmä kysyy ensin tarkastelun syytä ja avaa sitten ikkunan, joka näyttää rajoitettujen kenttien sisältämät tiedot.
Jos lisäksi on myönnetty oikeus muokata rajoitettuja kenttiä, käyttäjä voi tehdä avautuvassa näkymässä samoja toimenpiteitä kuin muidenkin kenttien kohdalla – eli luoda, muokata ja poistaa tietoja. Kaikki muutokset tallennetaan tavalliseen tapaan, mutta käyttäjän on vain annettava syy muokkaukseen.
Jos käyttäjällä ei ole katseluoikeutta tiettyyn rajoitettuun kenttään, kyseinen osio ei avaudu lainkaan. Käyttöliittymässä näkyy tällöin ilmoitus siitä, että tiedot ovat rajoitettuja. Kenttien arvoja ei tällöin näytetä, eikä niihin voi kohdistaa hakua tai suoraa linkitystä muista näkymistä.
Mikäli käyttäjällä on rajalliset oikeudet (esimerkiksi vain katseluoikeus ilman muokkausoikeutta), rajoitettu kenttä näkyy, mutta sen sisältöä ei voi muuttaa.
Kaikissa rajoitettuihin kenttiin liittyvissä toiminnoissa käyttäjän on annettava teoilleen syy ja nämä tiedot tallentuvat järjestelmän lokitietoihin.
Näkymän tunnistaminen
Rajoitetut kentät erottaa käyttöliittymässä visuaalisesti muista tiedoista. Kenttää ei näytetä puhtaasti tyhjänä, vaan se on erotettu normaaleista kentistä katkoviivalla ja ikonilla. Kun hiiren vie ikonin päälle ilmestyy vielä informoiva teksti ”Tieto piilotettu rajoituksen vuoksi”.
Tiedot, joihin käyttäjällä ei ole oikeutta, eivät sisälly myöskään raportteihin, vientiin tai hakuun. Tämä tarkoittaa, että käyttäjä näkee vain oman käyttöoikeustasonsa mukaisen näkymän koko järjestelmässä ja rajoitettujen kenttien tiedot näkyvät suodattimissa ja muissa järjestelmän osissa tyhijnä.
Huomioitavaa
Rajoitetut kentät -toiminto ei vaikuta kontaktin muihin, avoimiin tietoihin, eikä se muuta tapaa, jolla kontaktit näkyvät listauksissa tai hakutuloksissa. Jos käyttäjällä ei ole oikeutta nähdä rajoitettua tietoa, kyseinen kenttä jätetään pois näkymästä kokonaan.
Rajoitukset perustuvat pääkäyttäjän määrittelyyn, eikä käyttäjä voi itse muuttaa niitä. Mikäli järjestelmä ilmoittaa, että tieto on rajoitettu tai että kenttä ei ole käytettävissä, tämä on normaalia eikä virhetilanne.
Jos käyttäjä tarvitsee laajempia oikeuksia, esimerkiksi tietyn kentän muokkausoikeuden, ne on pyydettävä pääkäyttäjältä.