Yleistä
Näytä ja yhdistä duplikaatit -työkalun avulla käyttäjät voivat tunnistaa ja ryhmitellä Kontaktit (Contacts)- ja Asiakkaat (Accounts)-moduulien päällekkäisiä tietueita valittujen kenttien perusteella. Työkalua käytetään tilanteissa, joissa rekisterissä epäillään olevan kaksoiskappaleita, jotka halutaan tarkistaa ja tarvittaessa yhdistää yhdeksi tietueeksi.
Tämä toiminto mahdollistaa duplikaattien massatunnistamisen ilman tarvetta etsiä duplikaatteja raporttigeneraattorilla. Käyttäjä voi valita, mitä kenttiä duplikaattien etsimiseen käytetään (esim. sähköposti, puhelinnumero, yritystieto), ja järjestelmä ryhmittelee osumat automaattisesti.
Duplikaattien etsiminen ei tee muutoksia tietoihin. Kun käyttäjä valitsee duplikaattiryhmästä Yhdistä tähän -toiminnon, avautuu erillinen Entiteettien yhdistämisen moduulityökalu, joka suorittaa varsinaisen yhdistämisen. Tutustu siis myös entiteettien yhdistämisen moduulityökalun ohjeisiin huolellisesti ennen duplikaattien yhdistämistä.
Käynnistys
Näytä ja yhdistä duplikaatit -painike (Näytä Duplikaatit) näkyy Kontaktit- ja Asiakkaat-listanäkymässä, kun:
- Käyttäjällä on oikeus listanäkymään Kontaktit- tai Asiakkaat-moduulissa
- Käyttäjällä on oikeudet yhdistämistyökaluun
- Suodattimessa ei ole Yhdistä moduuliin -liitosta.
- Jos suodattimessa on liitos toiseen moduuliin, painike näkyy, mutta se on poistettu käytöstä.
Näytä duplikaatit -painike sijaitsee Excel-viennin vasemmalla puolella. Painikkeen valinta avaa dialogin, jossa käyttäjä määrittelee duplikaattien tunnistamiseen käytettävät kentät.
Kenttien valinta
Näytä duplikaatit -painikkeen avaamassa dialogissa käyttäjä valitsee, mitä kenttiä käytetään duplikaattien havaitsemiseen.
Valinta tukee seuraavia kenttätyyppejä:
- Tekstikentät (string)
- Yksittäisvalintalistat (single picklist)
- Asiakkaan relaatiokentät
Mikäli kenttä on tyhjä, katsotaan ettei verrattavaa tietoa ole. Tyhjät kentät myös ohitetaan siten, ettei niistä muodostu duplikaattiryhmiä.
Käyttäjä voi valita yhden tai useampia kenttiä. Mitä useampia kenttiä valitaan, sitä tarkempia ryhmistä tulee.
Esimerkki
Käyttäjä valitsee duplikaattien etsintään kentät Etunimi ja Sukunimi ja hänelle muodostuu neljän tietueen ryhmä joista jokaisessa kontaktin nimi on Edward Example. Kahdella kontaktilla ei ole sähköpostiosoitetta.
Käyttäjä tarkentaa hakua ja valitsee etsintään kentät Etunimi, Sukunimi ja Sähköpostiosoite. Nyt käyttäjälle näytetään vain kaksi saman sähköpostiosoitteen sisältävää Edward Example kontaktia, koska järjestelmä ohitti tietueet joiden sähköpostikenttä oli tyhjä.
Duplikaattiryhmät
Järjestelmä ryhmittelee tietueet valittujen kenttien yhteisten arvojen perusteella.
Kunkin ryhmän kohdalla näytetään:
- Ryhmän muodostava kentän arvo
- Ryhmään kuuluvien tietueiden lukumäärä
- Lista tietueista
- Yhdistä tähän -painike
Tämä näkymä ei vielä tee muutoksia tietokantaan, vaan käyttäjä voi arvioida ryhmiä ennen yhdistämisen aloittamista.
Yhdistäminen
Kun käyttäjä valitsee ryhmästä halutun tietueen Yhdistä tähän -toiminnon, avautuu varsinainen Entiteettien yhdistäminen -moduulityökalu.
Mikäli entiteettien yhdistämisen moduulityökalu ei ole entuudestaan tuttu, on siihen tärkeää tutustua ohjeessa Entiteettien yhdistämisen moduulityökalu.
Päivitys ja työn päättäminen
Kun yhdistäminen on suoritettu Entiteettien yhdistämisen työkalussa ja käyttäjä palaa takaisin duplikaattinäkymään.
Duplikaattiryhmät päivittyvät automaattisesti ja jos duplikaatteja ei enää löydy samalla kriteerillä, näytetään ilmoitus “Ei duplikaatteja”.
Tämän jälkeen dialogi voidaan sulkea, tai käyttäjä voi hakea duplikaatteja uudelleen uusilla kenttävalinnoilla
Huomioita
- Näytä ja yhdistä duplikaatit ei tee muutoksia ennen kuin yhdistämisprosessi käynnistetään Entiteettien yhdistämisen työkalussa.
- Varsinaisen yhdistämisen rajoitukset ja ohjeet löytyvät Entiteettien yhdistämisen moduulityökalu -ohjeesta.
- Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia yhdistämiseen, Näytä duplikaatit -painike ei ole käytettävissä.