Kutsutilaisuudet
Kutsutilaisuudet-moduulia käytetään, kun halutaan seurata tilaisuuden osallistuja-, peruutus- ja varasijamääriä. Moduulin kautta on mahdollista myös laskuttaa osallistujia suoraan tapahtumaan osallistumisesta. Moduulin nimi vaihdetaan usein esimerkiksi ”Koulutukset”-moduuliksi.
Kutsutilaisuudet-moduulin kautta ei lähetetä varsinaista kutsua (sähköpostia), vaan sen kautta lähtevät ainoastaan viestit, jotka kukin keräävät vastavuoroisesti tietoa Kutsutilaisuus-moduulin alle:
- Ilmoittautumisen vahvistusviesti
- Ilmoittautumisen peruuttamisen vahvistusviesti
- Vahvistus varasijalla olemisesta.
Itse kutsu lähetetään Kohderyhmät- ja Kampanjat-moduuleja käyttäen. Kutsun luomisesta ja lähettämisestä enemmän tietoa alempana.
Kutsutilaisuuden luominen
Kutsutilaisuus luodaan painamalla Luo Kutsutilaisuus… -painiketta 
. Tilaisuudelle tulee määritellä vähintään seuraavat tiedot (ks. myös kuva alla):
- Kutsutilaisuuden nimi
- Vastuu
- Paikkojen ja Varapaikkojen määrät
- Ajankohdat-osiossa lisätään uusi ajankohta painamalla Lisää-painiketta
. Ajankohdalle määritellään Aihe, Alkamispäivä ja -aika sekä Päättymispäivä ja -aika. Kutsutilaisuudelle voidaan siis tarvittaessa tehdä useampia ajankohtia, jos tilaisuus on esim. kaksipäiväinen. Lisättyjen ajankohtien perusteella kutsutilaisuuden päätasolle päivitetään automaattisesti yleinen alkamis- ja päättymisajankohta, joita voidaan käyttää esim. filttereissä ja raportoinnissa.
Muita tietoja, joita tilaisuudelle voidaan – ja on usein tarpeenkin – antaa, ovat seuraavat:
- Liittymissähköposti, Varapaikalla-sähköposti ja Peruutussähköposti – automaattisesti kontaktille lähtevät vahvistusviestit hänen ilmoittautumistilanteestaan. Voidaan lisätä, kun viestit ilmoittautumisen, peruutuksen ja varasijan vahvistamiselle ovat olemassa.
- Tuote – kun tilaisuuteen on lisätty tuote, voidaan osanottajia myöhemmin laskuttaa suoraan kutsutilaisuudelta.
- Viimeinen ilmoittautumispäivä
- Viimeinen peruutuspäivä
- Kuvaus
Lisätiedot-välilehdellä voidaan tarkastella ilmoittautumisia, peruutuksia ja varasijalla olevia kontakteja. Samasta osiosta voi myös manuaalisesti muuttaa osallistujien ilmoittautumisia. Ilmoittautumiset näkyvät valikossa aakkosjärjestyksessä ryhmittäin, eivät ilmoittautumisajankohdan mukaan.
Ilmoittautumisen vahvistusviesti, ilmoittautumisen peruutusviesti ja vahvistus varasijalla olemisesta luodaan Sähköpostipohjien asetuksissa (ks. lisää ohjeesta Sähköpostipohjat). Tämän jälkeen ne voidaan liittää kutsutilaisuuden tietoihin, ennen kuin kutsu tilaisuuteen lähetetään.
Kutsutilaisuuden kutsun lähettäminen
Kutsun lähettämistä varten tarvitaan kutsulle sähköpostipohja sekä kohderyhmä ja kampanja. Kohderyhmä kannattaa luoda ennen kampanjaa, jolloin se voidaan kampanjan luonnin jälkeen liittää siihen suoraan.
Kutsutilaisuuden kutsu lähtee kohderyhmälle heti, kun sähköpostipohja on lisätty kampanjan Lähetettävä sähköposti -kenttään ja tämän jälkeen kohderyhmä liitetään kampanjaan. Järjestelmässä ei ole erillistä lähetyspainiketta manuaaliselle lähettämiselle.
Ilmoittautumisen vahvistusviesti, ilmoittautumisen peruutusviesti ja vahvistus varasijalla olemisesta lähtevät aina automaattisesti kutsutilaisuuden ilmoittautumistilanteesta riippuen.
1. Sähköpostipohjien luominen
Sähköpostipohjien luomisesta on tarkempaa tietoa ohjeessa Sähköpostipohjat, mutta alla on muutamia huomioita erityisesti kutsutilaisuuksien sähköpostipohjiin liittyen.
Kutsutilaisuudelle tehdään kahdentyyppisiä sähköpostipohjia: kutsu sekä automaattiset viestit ilmoittautuneen tilanteesta. Nämä pohjat luodaan tyyppinsä mukaan jompaan kumpaan seuraavista kansioista, jotta ne ovat käytettävissä oikeissa moduuleissa:
- Kampanja → valitaan, kun tehdään kutsua kutsutilaisuudelle. HUOM: Valitse lähetysajankohdaksi ”Välittömästi”. Varmista ennen Kampanja-moduuliin liittämistä, että viesti on valmis lähetettäväksi. Viesti lähtee vastaanottajille heti, kun kohderyhmä liitetään kampanjaan. Erillistä lähetyspainiketta ei ole.
- Kutsutilaisuus → valitaan, kun luodaan ilmoittautumisen vahvistusviesti, ilmoittautumisen peruutuksen vahvistusviesti tai vahvistus varasijalla olemisesta.
Kutsusähköpostiin on olennaista liittää ilmoittautumislinkki, jos on tarkoitus kerätä ilmoittautumistietoa kutsutilaisuudelle. Tähän voidaan käyttää sähköpostipohjan Valitse kentän tyyppi -osiota seuraavasti: Vaihe1 = Kutsutilaisuudet → Vaihe2 = Valitse oikea kutsutilaisuus → Vaihe3 = kopioi luotu linkki Viesti-kenttään (linkki on hyvä upottaa tekstiin; tästä ohjeet sähköpostipohjien ohjeessa). Näin sähköpostimalli linkittyy kutsutilaisuuteen ja vastaanottajan klikatessa linkkiä kerää tietoja tämän alle.
Sähköpostimalliin voi myös liittää valmiita kyselylomakelinkkejä, mikäli on esim. tarve kerätä osallistumispäätöksen lisäksi muuta lisätietoa kutsutilaisuuteen liittyen. Lisätietoja kutsutilaisuudesta on mahdollista lisätä myös liitetiedostona sähköpostipohjaan.
2. Kohderyhmän luominen
Kohderyhmällä määritellään, mille joukolle sähköposti lähetetään Kampanja-moduulista. Alla on kerrottu kutsutilaisuuden kannalta tärkeät huomiot kohderyhmälle, tarkempia ohjeita kohderyhmien luomisesta ja käytöstä on ohjeessa Kohderyhmien käyttö.
Kohderyhmälle määritellään tarvittavat tiedot – vähintäänkin nimi – ja ryhmä asetetaan aktiiviseksi kentässä Aktiivinen. Tässä tapauksessa kentät ”Lähetettävä sähköpostipohja” ja ”Automaattiset sähköpostikampanjat” jätetään tyhjiksi, sillä kutsu lähetetään Kampanja-moduulista.
Mikäli halutaan, että kohderyhmä päivittyy aina ennen lähettämistä, täytyy tätä varten luoda erillinen ajastettu toiminto (lisätietoa ohjeessa Ajastetut toiminnot). Toiminto voidaan asettaa päivittämään kohderyhmä esim. 15 minuutia ennen sähköpostin lähetysajankohtaa.
3. Kampanjan luominen
Kun sähköpostimalli ja kohderymä ovat valmiit, voidaan luoda kampanja. Alla on kerrottu kutsutilaisuuden kannalta tärkeät huomiot kampanjalle, tarkempia ohjeita kampanjoiden luomisesta ja käytöstä on ohjeessa Kampanjat.
Kampanjalle annetaan vähintään nimi ja arvioitu päättymispäivämäärä, ja se asetetaan aktiiviseksi kentässä Aktiivinen (ks. kuva alla). Lisäksi liitettävä sähköpostipohja (esim. tässä tapauksessa kutsu) valitaan kenttään Lähetettävä sähköpostipohja.
HUOM: Tähän kenttään määritetty sähköpostipohja lähtee sähköpostina heti, kun tallentamisen jälkeen kampanjaan liitetään uusia kontakteja, esim. lisäämällä kampanjaan kohderyhmän kontaktit. Kampanjan arvioitu päättymispäivämäärä ei saa olla menneisyydessä, sillä muuten sähköpostia ei lähetetä.
Tallentamisen jälkeen Hallinnoi kohderyhmää -välilehdellä kampanjaan voidaan liittää juuri luotu kohderyhmä kohdassa Kopioi tai poista kohderyhmän kohteet tästä kampanjasta. Jos kampanjaan on ennen kohderyhmän lisäämistä määritetty sähköpostipohja, lähtee se heti automaattisesti kontakteille. Jos kohderyhmä määritetään ennen sähköpostipohjaa, ei sähköpostia lähetetä.
Lisätiedot-välilehdellä näkyvät kampanjaan liitetyt henkilöt ja kontakteja voidaan lisätä kampanjaan myös yksittäin käsin.
Kampanjasta lähetettyyn viestiin (esim. kutsuun) on lisätty aiemmassa vaiheessa kutsutilaisuuden ilmoittautumislinkki. Tätä kautta kampanja linkittyy kutsutilaisuuteen ja kutsutilaisuuden alle saadaan kerättyä ilmoittautumistietoa.
Vahvistus ilmoittautumisesta
Kun kutsutilaisuuteen on valittu käytettävä sähköpostipohja ilmoittautumisen vahvistukselle, lähtee tämä sähköposti aina automaattisesti sellaiselle kontaktille, joka ilmoittautuu kutsutilaisuuteen kutsussa olevaa ilmoittautumislinkkiä painamalla.
Kontaktin oman ilmoittautumisen lisäksi kontakteja voidaan rekisteröidä kutsutilaisuuteen ilmoittautuneeksi manuaalisesti kutsutilaisuuden Lisätiedot-välilehdellä, painamalla Ilmoittautuneet-näkymän Valitse kontaktit -painiketta. Vahvistusviestin lähteminen näille manuaalisesti lisättyjen kontaktien kohdalla riippuu lisäasetuksesta, joka joko sallii tai estää automaattisten ilmoittautumisen vahvistusviestien lähettämisen manuaalisesti lisätyille kontakteille. Tämä asetus löytyy kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Muut asetukset -kohta → Send Invitation Event Registration confirmation emails from manual registrations (ks. kuva alla).
Kun asetuksen valintaruutua ei ole aktivoitu, ei vahvistusviestiä lähetetä automaattisesti. Tässä tapauksessa viestin voi kuitenkin lähettää tarvittaessa manuaalisesti. Tämä tapahtuu kontaktin rekisteröimisen jälkeen klikkaamalla Lähetä ilmoittautumisposti -toimintoa ilmoittautumisessa (ks. kuva alla).
