Julkinen ilmoittautuminen kutsutilaisuuksiin
Itsepalveluportaali tuo mukanaan laajat mahdollisuudet sille, miten ottaa vastaan ilmoittautumisia kutsutilaisuuksiin. Portaaliin sisään kirjautuville asiakkaille käyttö mahdollistaa tilaisuuksiin tutustumisen, niihin ilmoittautumisen sekä oman ilmoittautumisen perumisen.
Toisaalta portaalin käytön myötä on mahdollista myös aktivoida julkisia ilmoittautumissivuja, joilla kutsutilaisuuksiin voi ilmoittautua ilman portaaliin kirjautumista kuka tahansa – myös sellaiset henkilöt, jotka eivät ole CRM:ssä vielä kontakteina. Tämä ei kuitenkaan estä sitä, etteikö myös jo CRM:stä löytyvä kontakti voisi ilmoittautua julkisen ilmoittautumisen kautta. Jos ilmoittajan antama sähköpostiosoite löytyy CRM:stä, kohdistetaan ilmoittautuminen tälle kontaktille. Jos taas osoitetta ei voida yhdistää olemassa oleviin kontakteihin, luodaan uusi.
Julkisen ilmoittautumisen aktivoiminen
Julkinen ilmoittautuminen ei ole automaattisesti mahdollista, vaan se tulee aktivoida kutsutilaisuuden tiedoissa CRM:n Kutsutilaisuudet-moduulissa. Julkisen ilmoittautumissivun luomiseksi tulee aktivoida valintaruutu Julkinen näkyvyys (ks. kuva alla).
Ilmoittautumissivulle vievä linkki voidaan muodostaa automaattisesti erilliseen tekstikenttään, jolle sopiva nimi on esim. kuvassakin näkyvä ”Linkki julkiseen ilmoittautumiseen”. Tätä varten tulee ensin luoda tekstikenttä Kutsutilaisuudet-moduulin ulkoasueditorissa (lisätietoja ohjeessa Ulkoasueditori) ja tämän jälkeen kirjoittaa kentälle dynaaminen kaava Dynaamiset kenttien kaavat -osiossa (lisätietoa ohjeessa Dynaamiset kenttien kaavat). Kirjoitettava kaava tulee ajaa tallennettaessa ja on seuraavanlainen:
{if $anonymous_visibility==1}https://ITSEPALVELUPORTAALIN URL/public/events/{$id}{else} {/if}
HUOM. Jos Julkinen näkyvyys aktivoidaan kutsutilaisuuden luonnin yhteydessä, linkki ei muodostu vielä ensimmäisen tallennuksen yhteydessä. Kun kutsutilaisuus otetaan uudelleen muokkaustilaan ja tallennetaan toisen kerran, pääsee linkki muodostumaan.
Julkisen ilmoittautumisen kyselylomake
Vastaavalla tavalla kuin portaalissa tapahtuvassa ilmoittautumisessa, myös julkisen ilmoittautumisen yhteyteen voidaan haluttaessa lisätä kyselylomake, jonka ilmoittautuja täyttää ennen ilmoittautumista. Kyselylomakepohja luodaan kohdassa Asetukset → Kyselylomakepohjat (lisätietoja ohjeessa Kyselylomakepohjat) ja valmis pohja voidaan ottaa käyttöön ilmoittautumisessa valitsemalla se kutsutilaisuuden Julkinen kyselylomakepohja -kenttään. Kyselylomakkeella määritetyt kysymykset tulevat ilmoittautumissivulle tilaisuuden tietojen perään (ks. kuva alla).
Julkisen ilmoittautumisen kyselylomakkeessa on hyvä huomioida seuraavat asiat:
- Julkisen ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautujalta kysytään aina etunimi, sukunimi sekä sähköpostiosoite, riippumatta siitä, käytetäänkö ilmoittautumisessa kyselylomakepohjaa tai ei. Jos ilmoittautumiseen lisätään kyselylomake, näitä tietoja ei siis ole tarpeen kysyä uudestaan.
- Kenttien esitäyttäminen CRM-tietojen perusteella ei ole mahdollista.
