Duplikaattien etsiminen

Duplikaattien etsiminen ja käsittely

CRM:ssä voidaan yhdistää tietueita (entiteetti) Etsi duplikaatit -työkalun avulla muun muassa moduuleissa Yritykset, Kontaktit, Potentiaalit, Tuotteet, jne. Työkalun painike sijaitsee moduulin yläpalkissa (ks. kuva alla). Painiketta painamalla aloitetaan entiteettien yhdistysprosessi, jolle määritellään ensimmäisenä asetukset.

Asetukset

Asetukset-valinnoilla määritellään, mitä tapahtuu, kun duplikaatit yhdistetään (ks. kuva alla).

Täsmää tyhjät kentät -valinnalla hakuun otetaan mukaan myös sellaiset entiteetit, joilla ei ole tietoa valituissa täsmäyskentissä (ks. alempaa). Esimerkiksi jos täsmäyskenttänä käytetään sähköpostiosoitetta ja ”Täsmää tyhjät kentät” -valinta ei ole aktiivinen, tyhjillä sähköpostiosoitteilla olevia entiteettejä ei oteta yhdistyshakuun mukaan.

Poista yhdistetyt entiteetit -valinnalla voidaan määrittää, jätetäänkö vai poistetaanko yhdistyvät entiteetit, kun duplikaattityökalu on suorittanut tietojen yhdistämisen. On siis mahdollista valita, halutaanko vain kopioida tietoa entiteettien välillä (ja muuten säilyttää kaikki entiteetit) vai jättää vain yksi entiteetti jäljelle, kun duplikaattien etsintä on suoritettu loppuun.

Päivitä liitokset -valinnalla duplikaattien yhdistäminen tuo kaiken taustatiedon myös duplikaattiin liittyviltä entiteeteiltä. Esim. yritysduplikaattien kontaktit, tehtävät jne. yhdistetään saman entiteetin alle.

Aja taustalaskennat -valinta suorittaa CRM-kohtaiset taustalaskennat, jos tällaisia on luotu CRM-järjestelmään. Nämä tausta-ajot ovat CRM-toimittajan tekemiä tausta-ajoja (eivät siis esimerkiksi dynaamisia laskukaavoja).

Täsmäyskentät

Täsmäyskentät määrittelevät, minkä kenttien perusteella duplikaattihaku tehdään. Valinnoille ei ole minimi- tai maksimirajaa. Täsmäyskentissä hakuvaihtoehtoina ovat kyseisen moduulin sisällä olevat kentät.

Valitse yhdistämistapa

Kun duplikaatit on etsitty, pyytää järjestelmä valitsemaan yhdistystavan (ks. kuva alla). Tässä ikkunassa näytetään myös, kuinka monta kappaletta duplikaatteja löytyi. Yhdistämistavan vaihtoehtoina ovat automaattinen sekä manuaalinen yhdistäminen. Automaattisessa yhdistämisessä prosessi tapahtuu aiemmin annettujen asetuksien mukaisesti automaattisesti, kun taas manuaalisessa yhdistämisessä voidaan tarkastella tarkemmin duplikaatteja sekä valikoida tarkemmin, mitkä tiedot säilytetään. Automaattisessa yhdistämisessä pienimmän entity_id:n omaava, ts. vanhin, entiteetti on se, johon muut yhdistetään.

 

Manuaalisen yhdistämisen valitseminen avaa alla olevan kuvan mukaisen näkymän.

Rivitasolla tallentuva tieto on merkitty vihreällä. Tallennettavaa tietoa voidaan muuttaa joko kenttäkohtaisesti klikkaamalla yksittäistä kenttää, jolloin tämä värjäytyy vihreäksi, tai jos tarkoitus on valita tallennettavaksi koko toinen rivi, voidaan se valita klikkaamalla Valitse kaikki -toimintoa rivin alussa.

Kohde-painikkeilla voidaan muuttaa entiteettiä, johon tallennettavat tiedot yhdistetään. Tämä on oletuksena se, jolla on pienempi entity_id (eli vanhempi entiteetti).

Jos entiteeteistä halutaan säilyttää tietojen yhdistämisen jälkeen molemmat (/kaikki), voidaan se tehdä aktivoimalla Säilytä-valintaruutu sen rivin kohdalta, joka olisi muuten poistumassa. Kohde-entiteetillä (ks. edellinen) tätä toimintoa ei voi käyttää, sillä se säilytetään joka tapauksessa. Jos tarkoituksena on säilyttää aivan kaikki entiteetit tietojen yhdistelemisen jälkeen, tämän voi määritellä jo hakuvaiheessa asetuksissa (ks. ylempänä).

Jokaisella duplikaattiparilla (tai -joukolla) on rivien edessä painikkeet Valmis ja Ohita, joilla kyseisen parin yhdistämisen voi joko tarvittavien toimien jälkeen hyväksyä tai ohittaa, jolloin näille entiteeteille ei tehdä mitään toimenpiteitä.

Ylä- ja alapalkkien painikkeilla voidaan tehdä laajempia, useampia duplikaattipareja (tai -joukkoja) koskevia toimintoja:

  • Yhdistä näkyvät: yhdistää kaikki näkyvissä olevat entiteetit. Tämän jälkeen seuraavat taustalla olevat entiteetit tulevat näkyviin (jos kaikki entiteetit näkyivät jo, niin duplikaatti-ikkuna sulkeutuu automaattisesti).
  • Ohita näkyvät: ohittaa kaikki näkyvissä olevat entiteetit. Tämän jälkeen seuraavat taustalla olevat entiteetit tulevat näkyviin.
  • Keskeytä: keskeyttää koko toiminnon ja poistuu. Tämä toiminto peruu myös aiemmin tehdyt yksittäiset yhdistämisvalinnat.
  • Ohita loput: loput entiteetit ohitetaan tekemättä muutoksia. Aiemmin tehdyt yhdistämisvalinnat jäävät kuitenkin voimaan.
  • Yhdistä loput automaattisesti: yhdistää loput duplikaatit automaattisesti aikaisemmassa näkymässä asetettujen asetuksien mukaan (vrt. automaattinen yhdistäminen, joka toimii täysin tällä periaatteella).

HUOM. Rivien käsittely joko yksitellen tai näkymä kerrallaan ei tee muutoksia välittömästi, vaan yhdistämiset ja ohitukset tehdään käytännössä kerralla vasta sitten, kun kaikille tuloksille on tiedossa tehtävät toimenpiteet. Toiminnot on tehty silloin, kun ruutuun tulee näkyviin yhteenveto tehdyistä yhdistyksistä ja ohituksista. Näkymästä poistuminen kesken kaiken ennen yhteenvedon esittämistä peruu kaikki jo tehdyt valinnat.

Sähköpostipohjat
Combined Shape