Yleistä
Tätä työkalua käytetään entiteettien duplikaattien tietojen yhdistämiseen. Työkalu yhdistää myös entiteettien kaksoiskappaleiden sidokset. Voit tehdä tämän entiteeteille, jotka sijaitsevat joko Asiakas (Accounts)– tai Kontaktit (Contact)-moduuleissa. Työkalu on aktivoitava käyttäjien käyttöön pääkäyttäjän toimesta.
Työkalun avulla käyttäjät voivat helposti yhdistää entiteettien kaksoiskappaleet toisiinsa valitsemalla kohde-entiteetin ja valitsemalla sitten entiteetin, jonka he haluavat yhdistää kohde-entiteettiin. Yhdistämisen jälkeen kaksoiskappale poistetaan, ja kohde-entiteetti korvaa kaksoiskappaleet kaikissa moduuleissa, joissa yhdistettyä asiakasta tai kontaktia käytetään, seuraavassa kappaleessa lueteltuja poikkeuksia lukuun ottamatta.
Rajoitukset
Tärkeintä on muistaa, että kun yhdistäminen on saatu onnistuneesti päätökseen, takaisin ei ole paluuta – poistetut entiteetit menetetään lopullisesti. On myös tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että yhdistettyihin entiteetteihin sovelletaan seuraavia rajoituksia:
-
- Sähköpostilokit eivät siirry kohde-entiteettiin.
- Kaavoja ja dynaamisia ehtoja ei ajeta yhdistämisen aikana.
Massatapahtumissa yhteystiedot korvataan Rekisteröityneet- ja Henkilökunta-osiossa, mutta korvattuja yhteystietoja ei yhdistetä yhdeksi yhteystiedoksi. Tämän vuoksi on tärkeää poistaa päällekkäiset ilmoittautumiset Rekisterötyneet- ja Henkilökunta-osiosta yhdistämisen jälkeen peruuttamalla ylimääräiset ilmoittautumiset manuaalisesti.
Entiteettien yhdistämisen moduulityökalu vaatii, että käyttäjällä on oikeus poistaa entiteettejä. Mikäli poisto-oikeutta ei ole, ei työkalu ole näkyvissä vaikka se olisi aktivoitu.
Aloitus
Tämä on edistynyt työkalu, jota tulee käyttää varoen, sillä entiteettien yhdistämisen vaikutukset ovat peruuttamattomia. Tietojen tahattomien muutosten välttämiseksi suosittelemme, että tätä työkalua käyttävät vain käyttäjät, joilla on oikeus nähdä kaikki yhdistettävien entiteettien tiedot. Lue nämä ohjeet huolellisesti ennen entiteettien yhdistämisen aloittamista.
Yhdistäminen aloitetaan halutusta moduulista (Asiakkaat/Kontaktit) valitsemalla ensin yhdistämisessä käytettävä entiteetti. Entiteetin kortin avaamisen jälkeen työkalu saadaan käyttöön moduulityökalun kuvakkeesta, jonka jälkeen valitaan avautuvasta valikosta entiteettien yhdistäminen.
Tämän jälkeen valitaan yhdistettävät entiteetit:
Valitse säilytettävät tiedot
Kun ollaan valittu mitkä entiteetit yhdistetään, seuraavaksi valitaan, mitkä tiedot halutaan säilyttää eri kentissä. Varmista ensin, että valittu entiteetti ja poistettava entiteetti vastaavat valintojasi (1). Käy sitten läpi jokainen kenttä ja valitse pudotusvalikosta se tieto, jonka haluat tallentaa yhdistämisen kohteeseen (2). Kun olet tehnyt valintasi, varmista hyväksyväsi muutokset (3) ja siirry seuraavalle sivulle tarkastelemaan tietojen yhteenvetoa (4).
Jos käyttäjällä ei ole oikeutta kenttään, joka sisältää tietoja, ei hän myöskään pysty valitsemaan mikä tieto säilytetään. Tästä johtuen emme suosittele tämän työkalun käyttöä, mikäli käyttäjä ei voi nähdä yhdistettävien entiteettien kaikkia kenttiä. Mikäli työkalua tästä huolimatta käytetään, voi se johtaa tietojen katoamiseen.
Yhteenveto ja muutosten vahvistaminen
Viimeisellä sivulla ennen vahvistamista näet vielä yhteenvedon muutettavista tiedoista. Kun olet käynyt yhteenvedon läpi, voit hyväksyä yhdistämisen sen jälkeen, kun olet tarkistanut kaikkien tietojen olevan oikein. Tämän jälkeen saat vielä vahvistusruudun, jossa hyväksyt entiteettien yhdistämisen.
Sen jälkeen kun olet painanut OK, yhdistämisestä ei ole enää paluuta ja entiteeteistä poistettavat tiedot katoavat peruuttamattomasti.
Kun painat OK, saat yhdistämisen aloittamisesta viestin ruudun yläosaan:
Tämän jälkeen järjestelmä suorittaa yhdistämisen taustalla. Saat ilmoituksen (kellon kuva), kun yhdistäminen on valmis.
Onnistuneen yhdistyksen jälkeen kaksoiskappale poistetaan järjestelmästä, mikä tehostaa tietokannan hallintaa ja yhtenäistää järjestelmässä olevia tietoja.