ECP: Sähköpostit ja sähköpostipohjat

Sähköpostit ja sähköpostipohjat

Yleistä

Massapostiportaalissa (ECP) toiminta ja sisältö keskittyy lähetettävän sähköpostin ympärille. Jokaista sähköpostia ei ole järkevää aloittaa puhtaalta pöydältä, vaan portaaliin on hyvä luoda sähköpostipohjia, jotka nopeuttavat sähköpostien tekemistä ja varmistavat, että erillisten sähköpostien tyyli ja muotoilu pysyvät yhtenäisenä. Pohjassa voi olla valmiina esimerkiksi muotoilu (kuten värit, kuvat ja tekstien sijainti), yrityksen logo ja yhteystiedot juuri oikeille paikoille aseteltuina. Sähköpostipohjia voi luoda useita erityyppisiin käyttötarkoituksiin, kuten esimerkiksi uutiskirjeelle, tiedotteelle jne. Näin lähetettävän sähköpostin valmistelu vaatii vain tekstien ja kuvien vaihtamista.

Sekä sähköpostipohjien että varsinaisen sähköpostin kirjoittamisen ja muotoilun tukena on sekä perinteinen tekstieditori että HTML-editori vaativampiin toimintoihin.

Huomaa, että sähköpostien, sähköpostipohjien ja laskeutumissivujen HTML-sisältö saa olla enintään 65 000 merkkiä.

Laskeutumissivuista ja HTML-kappaleista

Sähköpostien ja sähköpostipohjien tueksi portaalissa voidaan luoda myös HTML-kappaleita ja laskeutumissivuja. HTML-kappaleilla tarkoitetaan pieniä valmiiksi tehtyjä sähköpostin osioita. Sellaisella voi esimerkiksi tehdä valmiiksi yhteystietokortin, jonka voi nopeasti lisätä sähköpostiin. Laskeutumissivut taas ovat yksittäisiä verkkosivuja, jotka lisätään sähköpostiin linkillä.

Laskeutumissivujen ja HTML-kappaleiden rakentaminen tapahtuu teksti- ja HTML-editoreja hyödyntäen, aivan kuten sähköpostien ja sähköpostipohjien kohdalla. Näin ollen tämän ohjeen neuvot pätevät myös laskeutumissivujen ja HTML-kappaleiden luomiseen.

Kyselyistä on tarkemmin ohjeessa ECP: Kyselyt.

Sähköpostipohjien rakentaminen

Sähköpostipohjien ja sähköpostien rakentaminen tapahtuu samalla tavalla – vaikkakin kun sähköpostipohja on huolellisesti valmisteltu, ei varsinaisen sähköpostin kirjoittamisessa välttämättä tarvita yhtä monipuolisia toimintoja. Ohjeet alla käsittelevät sähköpostipohjia, mutta samat toiminnot koskettavat siis yhtä lailla myös sähköposteja.

Sähköpostipohjan rakentaminen aloitetaan valitsemalla ylävalikon Sisältö-kohdan alta Sähköpostipohjat ja klikkaamalla Uusi sähköpostipohja -painiketta oikeassa reunassa.

Huom! Sähköpostipohja (tai sähköpostit) ei tallennu automaattisesti, joten se tulee aina muistaa tallentaa säännöllisesti. Tallennuspainike löytyy jokaisen välilehden alalaidasta.

Tiedot

Sähköpostipohjien Tiedot-välilehdelle määritellään sähköpostin perustiedot (ks. kuva alla). Pohjalle asetetut tiedot kopioituvat aina uudelle sähköpostille, joka luodaan pohjaa hyödyntäen. Kopioituja tietoja voidaan kuitenkin muuttaa sähköpostin tarpeiden mukaan.

  • Nimi – Sähköpostipohjan nimi näkyy ainoastaan portaalissa. Tämä nimi esitetään esimerkiksi kun sähköpostille valitaan sähköpostipohjaa.
  • Aihe – Näkyy viestin otsikkona vastaanottajalle.
  • Lähettäjän nimi – Esitetään viestin vastaanottajalle sähköpostin lähettäjän nimenä. Lähettäjänä esitettävä sähköpostiosoite valitaan vasta varsinaisella sähköpostilla.
  • Tila – Määrittää sähköpostin näkyvyyden uutta sähköpostia luodessa: pohjan tulee olla aktiivinen, jotta se voidaan lähettää.

Perustietojen määrittelemisen jälkeen itse sähköposti rakennetaan HTML-välilehdellä.

 

HTML

HTML-välilehdellä luodaan itse sähköpostipohja. Välilehdellä esitetään automaattisesti tekstieditori, mutta Source-nappia painamalla pääsee muokkaamaan viestin HTML-koodia (ks. kuva alla). Usein onkin hyödyllistä käyttää sekä tekstieditoria että HTML-näkymää sähköpostipohjan rakentamisessa – HTML-puolella laitetaan kuntoon viestin muotoilu ja tekstieditorissa teksti ja kuvat.

 

Tekstieditorinäkymässä (ks. kuva alla) on yläreunassa työkalupakki, jossa on perustyökaluja sähköpostien tekemiseen: esim. tekstin muotoilua ja hyperlinkkien, kuvien ja taulukoiden lisäämistä varten.

Kuvapankki

Pohjaan ja sähköposteihin lisättävät kuvat on aina hyvä ladata portaalin omaan kuvapankkiin. Tällöin sähköpostin seuranta raportoi mahdollisimman laajasti ja tarkasti sähköpostin ja linkkien avaukset. Portaalin kuvapankki varmistaa myös, että kuvat toimivat varmasti: kuvia ei voi poistaa pankista, joka aiheuttaisi jo lähetetyn sähköpostin rikkoutumista. Pankkiin voidaan tallentaa kuvatiedostojen lisäksi myös muita tiedostomuotoja, kuten esimerkiksi PDF-tiedostoja.

Kuvapankki avataan tekstieditorin työkalupalkin oikeassa yläkulmassa olevasta painikkeesta (ks. kuva alla).

Kuvapankin ikkunassa on neljä välilehteä. Ensimmäisenä avautuu Image Info -välilehti (ks. kuva alla), jolla pystytään valitsemaan ja lisäämään pohjaan kuva, joka on jo ladattu portaaliin. Ladattuja tiedostoja pääsee selaamaan klikkaamalla Browse Server -painiketta ja kuva valitaan klikkaamalla kuvaa.

Kuva ilmestyy välilehdelle esikatseluun ja se hyväksytään lopulta klikkaamalla OK-painiketta oikeassa alakulmassa.

URL-kentässä näkyvä osoite viittaa itse kuvaan. Jos kuvasta halutaan tehdä linkki jollekin verkkosivulle, voi linkin lisätä Link-välilehdellä.

Uusien kuvien lataaminen tapahtuu Upload-välilehdellä. Ladattava kuva valitaan ensin painamalla Choose file (/Selaa) -painiketta ja sen jälkeen Send it to the server -painiketta. Yksittäisen tiedoston suurin sallittu koko on 5MB.

HUOM. Kuvat on aina järkevintä ladata valmiiksi siinä koossa, kun niitä on tarkoitus käyttää. Vaikka kuvien kokoa onkin mahdollista muokata ECP:ssä, vastaanottajan sähköpostisovellus saattaa silti näyttää kuvat alkuperäisen kokoisina.

 

Vinkki: Kuvapankista ei pysty poistamaan kuvia, jotta aikaisemmin käytössä olleita kuvia ei myöhemmin poisteta. Virheellisiä latauksia varten voi aina luoda oman kansion ja nimetä sen esimerkiksi ”Roskakoriksi”.

Vinkki: Kuvatiedostojen lisäksi kuvapankkiin voidaan ladata muitakin tiedostoja. Jos sähköpostiin halutaan linkittää esim. PDF-tiedosto, se linkitetään postiin hyperlinkkinä. Kuten muutkin linkit, linkki PDF:ään kannattaa upottaa sanaan tai lauseeseen. Linkin luominen tapahtuu maalaamalla sana/lause, johon linkki tulee, ja klikkaamalla työkalupalkin Link-toimintoa . Jos PDF on jo ladattu palvelimelle, klikataan avautuvassa ikkunassa Browse server -painiketta (ks. kuva alla) ja valitaan oikea tiedosto. Tämän jälkeen painetaan OK.

 

Tägit

Tägit tarkoittavat tietynmallisia tekstejä, jotka sähköpostin lähetyksen yhteydessä korvataan tägin osoittamalla tiedolla, kuten linkillä tai CRM:stä löytyvällä kenttätiedolla. Tägin avulla sähköpostiin voidaan nostaa siis vaikkapa vastaanottajan nimi heti viestin alkuun
(esimerkiksi: Hei {{first_name}} {{last_name}}!  →  Hei Essi Esimerkki! ).
Tägillä voidaan myös tuoda sähköpostiin linkkejä portaalissa valmisteltuihin kyselyihin tai laskeutumissivuihin.

Kaikki tägit, joita sähköpostipohjaan voidaan liittää, löytyvät tekstieditorin yläreunan työkalupakin Add tag -valintalistasta.

Kaikista tärkein tägi, jota tulee käyttää jokaisessa sähköpostissa, on tägi tilauksen lopettamiselle (Unsubscribe-linkki, tämä useinmiten sijoitetaan sähköpostiviestin loppuun). Tägi löytyy Add tag -valintalistasta nimellä Tilaukset (ks. kuva alla).

Tägi {{unsubscribe_url}}​​​​​​​ on hyvä upottaa tekstiin. Tämän saa tehtyä helpoiten lisäämällä tägin valintalistasta ja kopioimalla sen, ja sen jälkeen luomalla linkin Link-painikkeella  yläreunan työkalupalkissa. Tägi liitetään URL-kenttään ja kenttään Protocol valitaan ”<other>” (ks. kuva alla). Kenttään Display Text kirjoitettu teksti näytetään linkin tekstinä.

Sähköpostipohjat
Massapostiportaalin listatyypit
ECP: Kyselyt
ECP: Sähköpostit ja sähköpostipohjat
Combined Shape