Automaattiset sähköpostiviestit

Automaattiset sähköpostiviestit CRM:stä

CRM:stä on mahdollista lähettää tietylle (mahdollisesti ajan kanssa muokkautuvalle) kohderyhmälle automaattisesti sähköpostipohjan mukainen sähköposti. Sähköpostin automatisointiin on kaksi vaihtoehtoa:

  1. Sähköposti lähetetään ajastettuna kohderyhmän ehtojen määrittelemille kontakteille.
    • Tässä mallissa annetun kohderyhmän ehtojen perusteella luodaan ajastetusti automaattinen kampanja, johon linkitetään kohderyhmän kontaktit, ja sähköposti lähetetään näille kampanjan kontakteille.
  2. Sähköposti lähetetään, kun kampanjaan liitetään uusi kontakti.
    • Tässä mallissa voidaan automatisoida sähköpostien lähetykset aina, kun kampanjaan lisätään uusi kontakti. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sellaisen työnkulun luonnin aktiviteeteille, missä kontakti lisätään aktiviteetille valittuun kampanjaan automaattisesti ja saadaan siis sähköpostiprosessi (ja mahdollisesti myös kyselyprosessi) automatisoitua esimerkiksi aktiviteetteja luotaessa.

Kun jompi kumpi näistä toiminnallisuuksista otetaan käyttöön, tulee pääkäyttäjän tehdä alkumääritykset mm. siihen, miten toiminnallisuuksia käytetään ja mitkä pohjat ovat käytössä milläkin kampanjalla/kohderyhmällä. Kun määritykset on tehty, on toimintojen käyttäminen yksinkertaista CRM:n peruskäyttäjälle.

HUOM! Kohderyhmä-työkalulla muodostettu sähköpostilista ei ota automaattisesti huomioon kontaktien sähköpostikieltoja. Jos tämä kielto täytyy huomioida, tulee kohderyhmän ehtoihin tehdä erillinen ehto tätä varten.

Sähköpostipohjat

Sähköpostiopohjia voidaan luoda ja muokata Sähköpostipohjien asetuksissa, ja niiden käytöstä on tarkemmin ohjeessa Sähköpostipohjat. Alla on kuitenkin muutamia huomioita, jotka koskettavat erityisesti Kampanjat- ja Kohderyhmät-moduuleista lähetettäviä automaattisia sähköposteja.

Sähköpostipohjan kansion tulee olla Kampanja, jotta se on liitettävissä kampanjaan tai kohderyhmään ja sen toiminnallisuudet kohdennettavissa niiden kontakteihin.

Sähköpostipohjalle voidaan asettaa käsin lähettäjän tiedot, jotka vastaanottaja näkee vastaanotetussa viestissä. Pohjalle määritellään myös lähetysajankohta: kampanjan tapauksessa sähköposti tulee lähettää ”Välittömästi” (heti kun kontakti lisätään kampanjaan) ja kohderyhmän kohdalla taas lähetys tulee ajastaa tiettyyn kellonaikaan ja viikonpäivään(/-päiviin). Huom! Tietyn ajankohdan valinta saa aikaan toistuvan lähetyksen, ks. lisää alempaa kohdasta Luo kohderyhmä.

Sähköpostipohjaan voidaan myös linkittää ilmoittautumislinkki kutsutilaisuuteen tai linkki kyselylomakkeeseen. Tästä tarkempia ohjeita sähköpostipohjien omassa ohjeessa.

Kun sähköpostipohja on valmis, riippuvat seuraavat toimenpiteet täysin halutuista toiminnoista. Jos tarkoituksena on lähettää sähköposti automaattisesti halutulle kohderyhmälle, joka päivittyy taustalla, on hyvä jatkaa heti alla olevaan osioon Luo kohderyhmä. Jos taas on tarve saada sähköposti lähtemään automaattisesti, kun käyttäjä liittää kontaktin aktiviteettiin, ja samalla määritetään aktiviteetille kampanja, voi siirtyä suoraan kohtaan Luo kampanja alempana.

Luo kohderyhmä

Kohderyhmällä määritellään, mille joukolle automaattinen sähköposti lähetetään sähköpostille määriteltyinä ajankohtina.

Kohderyhmää muodostaessa perustietoihin tulee valita Send email template -kenttään sähköpostipohja, joka on tarkoitus lähettää tälle kohderyhmälle. Jotta sähköposti lähetetään sähköpostipohjassa määriteltynä ajankohtana, on kenttä Automatic email campaigns asetettava aktiiviseksi (ks. kuva alla). Näin sähköposti lähtee aina määriteltynä ajankohtana automaattisesti vastaanottajille: jos se on määritelty lähteväksi esim. maanantaina klo 14.00, lähtee se jokaisena tulevana maanantaina klo 14.00. Tästä johtuen onkin tärkeää muistaa lähetysajankohdan jälkeen käydä poistamassa valinta kentästä Automatic email campaigns, jotta viestejä ei lähetetä joka viikko uudelleen. Joissain tapauksissa toistuva lähetys voi olla toivottuakin, ja silloin tämän kentän voi jättää aktiiviseksi.

Mikäli halutaan, että kohderyhmä päivittyy aina ennen lähettämistä, täytyy tätä varten luoda erillinen ajastettu toiminto (ks. lisää ohjeesta Ajastetut toiminnot). Toiminto voidaan asettaa päivittämään kohderyhmä esim. 15 minuuttia ennen sähköpostin lähetysajankohtaa.

Kohderyhmän ehdoissa määritellään ehdot kohderyhmän rajaamiselle (ks. kuva alla). Jos sähköposti halutaan lähettää kuitenkin vain osalle kohderyhmästä, tulee tehdä moduuliliitos kontaktien ja toimintojen välille. Tämän jälkeen lisätään ehto, jolla toiminnoissa voidaan valita joko systemaattinen otanta tai satunnaisotanta kohderyhmästä. Tarkemmat ohjeet kohderyhmien luomisesta ja ehtojen määrittämisestä on ohjeessa Kohderyhmien käyttö.

Jos sähköpostia ei haluta lähettää tietyn ajan sisällä useaan kertaan samalle henkilölle (joka kuitenkin edelleen kuuluu kohderyhmään), voidaan saman sähköpostin lähettämiselle säätää aikaraja Lisäasetuksissa: Asetukset → Lisäasetukset → Kampanja-asetukset → Campaign email waiting period (ks. kuva alla). Tällöin sähköpostia ei lähetetä kontaktille, jos sama käyttäjä liittää sähköpostipohjan toiseenkin kohderyhmään ja kampanjaan, joissa kontakti on mukana.

Kun kohderyhmä on määritelty ja sähköpostipohjan lähetysajankohta tulee vastaan, päivittyy kohderyhmä automaattisesti ja luo uuden kampanjan, jonka tiedoista voi nähdä, mille kohderyhmälle sähköposti on lähtenyt.

Luo kampanja

Kun sähköpostipohja on valmis, voidaan luoda kampanja ja liittää ko. sähköpostipohja kampanjan Send email template -kenttään. Tähän kenttään määritetty sähköpostipohja lähtee sähköpostina aina välittömästi uudelle kampanjaan liitetylle kohderyhmän kontaktille (huomaa, että jos sähköpostipohja lisätään myöhemmin, ei kampanjassa sitä ennen olleille kontakteille lähde sähköpostia). Kampanjan luomisesta on enemmän ohjeessa Kampanjat.

Kontaktin lisäys kampanjaan voidaan tehdä manuaalisesti kohderyhmän mukana kampanjan Lisätiedot-välilehdellä tai kontaktikortille määritettävällä Add contact to campaign with update -moduulityökalulla, tai se voidaan automatisoida työnkulun kautta.

Työnkulku automatisointia varten

Jos kampanjan kohderyhmään liittyy olennaisesti myös jokin aktiviteetti ja johon liittyvä sähköposti halutaan lähettää kampanjasta aina, kun uusi kontakti liitetään aktiviteettiin, pitää tätä varten määrittää työnkulku (Asetukset → Työnkulku). Jos kohderyhmälle halutaan lähettää automaattisesti sähköpostia, mutta siihen eivät liity mitkään aktiviteetit, voi olla järkevämpää lähettää sähköposti suoraan kohderyhmästä (ks. ylempänä kohta Luo kohderyhmä).

Uusi työnkulku luodaan ensin moduuliin Tapahtumat, jossa voidaan tallennuksen jälkeen luoda sille tehtävä Käynnistä mukautettu toiminto. Työnkulkutehtävää varten määritellään ehdot, milloin aktiviteetille liitetty kontakti liitetään kampanjaan, joka määritellään myös aktiviteetilla. Lisää työnkulkujen luomisesta on ohjeessa Työnkulku.

Jos työnkulkua ei määritellä, voidaan kontakteja aina lisätä kampanjaan Kampanja-moduulissa tai kontaktikortille luotavalla moduulityökalulla (Add contact to campaign with update) manuaalisesti. Ja vaikka työnkulku määritelläänkin, on manuaalinen kohderyhmän tai yksittäisen kontaktin lisäys kampanjaan edelleen mahdollinen ja aktivoi myös sähköpostin lähetyksen.

Etusivun ilmoitustaulun asetukset
Sähköpostiskanneri
Contact Portal: asetukset ja pääkäyttäjätoiminnot
Sender Policy Framework -oikeus sähköpostiin
Liidin konvertointi
Projektien asetukset
Combined Shape