Rajaa tuloksia
– SISÄLTÖ –
Pääkäyttäjän ohjeiden sisältö Tämä sivu sisältää kaikki pääkäyttäjän ohjeet. Sivun otsikointi ja järjestys mukailee pääosin CRM-järjestelmän asetusnäkymää, mutta lisäksi omat osionsa on myös moduulikohtaisille asetuksille ja toiminnoille, lisäosille ja portaaleille. Huomaathan, että nämä ohjeet ovat pääkäyttäjiä varten – ne käsittelevät siis järjestelmän käyttöönottoa ja mukauttamista, ja käyttäjä tarvitsee pääkäyttäjäoikeudet ohjeissa olevien vaiheiden suorittamiseen. Jos […]
– SISÄLTÖ –
Käyttöohjeiden sisältö Tämä sivu sisältää kaikki käyttöohjeet ryhmiteltynä niiden käyttötarkoituksen mukaan ja järjestettynä yleisimmistä tarpeista järjestelmäkohtaisempiin. Käyttöohjeet koskevat moduulien ja niissä olevien toimintojen päivittäistä käyttöä. Jotkin ohjeet saattavat sisältää pääkäyttäjille suunnattuja huomautuksia siitä, miten toiminnot tulisi tai olisi hyvä määrittää. Jos moduulien tai niiden toimintojen tulisi toimia eri tavalla tai tehokkaammin, olethan yhteydessä järjestelmän […]
2023-08-03 Elokuun Päivitys
Päivitykset & Muutokset CRM Aktiviteettien kenttien hallittavuutta on parannettu, joten nykyisin yritys (account) ja kontakti (contact) on mahdollista asettaa pakollisiksi kentiksi. Sähköpostiskannerin luomien tikettien kuvauksen luettavuutta on parannettu. Olemme myös tehneet runsaasti yleisiä päivityksiä, joiden vaikutukset vaihtelevat pienistä ulkoasumuutoksista tehokkaampiin taustaprosesseihin. Hinnastojen kautta voidaan jatkossa hakea asiakaskohtaisia veroprosentteja dynaamisilla kenttäkaavoilla. Itsepalveluportaali HelpDesk-moduuli tukee jatkossa dynaamisia […]
2023-09-07 Syyskuun Päivitys
Päivitykset & Muutokset CRM Lisätty mahdollisuus luoda staattisia muttujia, joita voidaan käyttää dynaamisissa kenttäkaavioissa. Tästä lähtien kampanjoiden suodatinta valittaessa käyttäjälle ei enää anneta valmiiksi valittua oletussuodatinta, vaan suodatin on valittava kampanjalle aina manuaalisesti. Lisätty uusi kenttä contact_id Tilat-moduuliin, jotta tilojen ja kontaktien relaatiota voidaan käyttää kohderyhmien kanssa. Lisätty kontakteille uusi kenttä laskutusprosesseja varten: ext_delivery_identifier. Päivitetty […]
2023-10-05 Lokakuun päivitys
Päivitykset & Muutokset CRM Kyselyihin on mahdollista asettaa esitäytettyjä kenttiä. Näin käyttäjä voi joko tarkistaa tiedot oikeiksi tai saada tiedon siitä, mitä kenttään tulee täyttää. Sähköpostin lähetysmahdollisuus kaikille massatapahtumaan ilmoittautuneille. Massatapahtumien ja kampanjoiden dataa voidaan käyttää etusivulla yksinkertaisiin kaavioihin. Massatapahtuman kortilta voi nähdä alatapahtumaan ilmoittautuneiden henkilöiden määrän suoraan alatapahtumien luettelosta. Laskun dynaamiset kenttäkaavat ajetaan kun […]
2023-11-02 Marraskuun päivitys
Päivitykset & Muutokset CRM Ryhmäilmoittautumisen mahdollisuus lisätty massatapahtumiin. Ryhmä rekisteröidään massatapahtumaan vain, jos kaikille ryhmäläisille riittää tilaa. Uusi moduulityökalu entiteettien yhdistämiseen. Uusi etusivuominaisuus Whiteboard antaa käyttäjille mahdollisuuden tehdä plannerin etusivulleen. Päivitetty Entiteettien luomisen moduulityökalu kopioi myös rivit lähteestä. Dynaamiset kenttäkaavat suoritetaan, kun laskuja luodaan massatapahtumille ja yksittäisille toistuville myyntitilauksille. Entiteetin muutosloki näyttää nimen ID:n sijaan. […]
2023-12-07 Joulukuun Päivitystiedote
Uudet & Päivitetyt CRM yleiset toiminnallisuudet Päivämäärän valinnassa kuluvan päivän voi valita nopeasti painamalla uutta Tänään-painiketta. Yrityshierarkian visualisaation näyttävä painike on jatkossa näkyvissä vain kun toiminnossa vaadittavat kentät ovat käyttäjällä näkyvissä. Järjestelmän moduulin voi avata valikosta toiseen välilehteen hiiren oikeasta painikkeesta avautuvasta valikosta. Kysely-työkaluun on lisätty kenttien validointi ja uusi lausekekenttä laskutoimituksille. Kyselyiden vastausten välilehdelle […]
2024-01-04 Tammikuun Päivitystiedote
Uudet & Päivitetyt Toiminnallisuudet CRM Rivit saavat uudet pysyvät relaatiokentät Kontakti (contact_id) ja Organisaatio (organization_id). Tämä ei vaadi mitään toimenpiteitä asiakkailta, jotka käyttävät cf kenttiä, sillä nämä kentät toimivat edelleen entiseen tapaan uusien kenttien rinnalla. Mahdollisuus tehdä mukautettu näkymä ja raportointityökaluraportti aktiviteeteista, joilla on relaatio massatapahtumaan. Tuki moduulityökalujen oletuskuvakkeen vaihtamiselle. Sähköpostin alatunnisteeseen tehtiin päivitys, joten […]
2024-02-01 Helmikuun päivitystiedote
Uudet & Päivitetyt Toiminnallisuudet CRM Lisätty useita uusia kenttiä, jotka voidaan valita Esitäytä kentästä -valintalistalta uutta massatapahtumien rekisteröintilomaketta luotaessa. Työnkulkuihin lisätty uusi tyyppi tukemaan useita eri mittaisia viiveitä. Työnkulku suoritetaan taustaprosessina sille ajastettuna aikana. Lisätty mahdollisuus ladata kuvia suoraan kyselyyn ilman HTML:n käyttöä. Kun käyttäjä on muokkaustilassa, järjestelmä antaa varoituksen, jos käyttäjä poistuu muokkaustilasta esimerkiksi […]
2024-03-07 Maaliskuun päivitystiedote
Uudet & Päivitetyt Toiminnallisuudet CRM Päivitetty käyttöliittymä v2:ssa tukemaan Sopimukset-moduulin toiminnallisuuksia. Aikaisemmin täysi tuki on toiminnallisuuksille on ollut saatavilla vain järjestelmän vanhassa versiossa (Legacy). Kuitit-moduulin toimintojen tuki myös v2:n puolelle. Oikeuksien jako Dynaamiset kenttäkaavat ja työnkulut Luominen ja muokkaaminen (lukuun ottamatta rivejä, joita voidaan luoda ja muokata RESTin kautta). Lisätty moduulityökaluun parametri, joka muuntaa tuotteet […]
2024-04-04 Huhtikuun Päivitystiedote
Uudet & Parannellut Toiminnallisuudet Paranneltu massapostitusten moduulityökalua lähetysprosessin yksinkertaistamiseksi. Tikettien keskustelukenttään voidaan lisätä liitteitä ja kuvia suoraan tekstin joukkoon. Liitteet ja kuvat siirtyvät viestien välityksellä myös asiakkaalle. Asiakastuen kommenttikentässä asiakkaan kommentit näytetään kentän vasemmalla puolella, kun taas kaikkien käyttäjien kommentit näytetään kentän oikealla puolella. Asiakkaan nimitagit {{account_id}} ja {{ticket:account_id}} näyttävät sähköpostissa nimen ID:n sijaan. Lisätty […]
Ajastetut toiminnot
Ajastetut toiminnot Ajastetuilla toiminnoilla voidaan automatisoida kohderyhmien käyttöä. Kohderyhmiä voi esimerkiksi asettaa päivittymään tietyllä syklillä ja/tai luomaan kalenteriin aktiviteetteja kohderyhmään liittyen. Ajastetun toiminnon avulla voi myös määrittää etukäteen myöhemmin tapahtuvan massamuokkauksen tietylle kohderyhmälle. Toiminnot voivat olla joko aktiivisia tai passiivisia. On siis mahdollista tehdä toimintoja etukäteen tai ottaa niitä väliaikaisesti pois käytöstä ja myöhemmin palauttaa […]
Aktiviteetit
Aktiviteettien käsittely ja näkyminen Yleistä Aktiviteettien hallinta ja lisääminen tapahtuu helpoiten Kalenteri-moduulissa. Kalenterin oletusnäkymä on nähtävissä alla olevassa kuvassa – jos kalenteri ei näytä tältä, käytät silloin CRM-servicen legacy versiota. Kalenterin selaus Jos kaikki tapahtumat eivät mahdu yhdelle sivulle, pääsee sivua vaihtamaan taulukon alareunaan oikeaan laitaan sijoitetuista nuolipainikkeista. Aktiviteetteja voi myös suodattaa suodattimien avulla, jolloin […]
Aktiviteettien luominen käyttäjälle automaation avulla
Aktiviteettien luominen kohderyhmän avulla Yleistä Kohderyhmän kontaktien/asiakkaiden vastuuhenkilölle tai jollekin muulle CRM-käyttäjälle voidaan kohderyhmän kautta luoda massana aktiviteetteja, joissa on automaattiset linkitykset kontakteihin/asiakkaisiin. Nämä luotavat aktiviteetit voivat liittyä esimerkiksi johonkin puhelinkampanjaan. Aktiviteetteja voidaan luoda joko heti halutulle päivälle tai ne voidaan tallentaa ajastusta varten (pääkäyttäjä hallitsee ajastusta). Ajastettuna aktiviteettien luomisesta saadaan myös automaattisesti toistuvaa. Näin […]
Apu & Sanasto
Näiden ohjeiden lukeminen Me CRM-servicellä olemme ylpeitä siitä, että järjestelmämme on monipuolinen. Asiakas saa moduulien ja erittäin muokattavien asetusten avulla juuri sen mitä hän tarvitsee, koska järjestelmä voidaan muokata vastaamaan asiakkaan tarpeita. Pääkäyttäjillä on useita erilaisia vaihtoehtoja järjestelmän sisällä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi mahdollisuutta piilottaa tarpeettomia asioita tai vaihtoehtoisesti ottaa käyttöön oletuksena piilossa olevia osia. Luonnollisesti […]
Automaattisesti päivittyvät sähköpostikampanjat
Yleistä Työnkuluilla ”Lisää kontakti kampanjaan” ja ”Poista kontakti kampanjasta” voidaan automatisoida kampanjan sisältämien kontaktien päivittäminen. Tämä on erityisen tarpeellista sähköpostikampanjoiden kohdalla – työnkulkujen avulla kontakteja voidaan lisätä tai poistaa kampanjoista kontaktin tietojen perusteella, eikä kampanjaa tarvitse päivittää manuaalisesti ennen sähköpostin lähettämistä. Työnkulut ottavat huomioon kampanjassa olevat sähköpostilähetyskiellot (unsubscription), eli kampanjan lähetykset kieltänyttä kontaktia ei lisätä […]
Business Intelligence (Qlik Sense)
Business Intelligence -raportointi Yleistä Business Intelligence -raportointi on CRM:n maksullinen ominaisuus, jonka avulla CRM:n dataan voidaan porautua syvällisemmin erilaisista näkökulmista, kuin järjestelmän vakiotoiminnoin. CRM-servicen BI-raportointi pohjautuu markkinoiden johtavaan BI-teknologiaan Qlik Senseen. BI:n avulla voidaan raportoida kattavasti seuraavia moduuleja ja ominaisuuksia sekä näihin linkittyviä moduuleja (asiakkaat, käyttäjät, tuotteet jne.): Aktiviteetit Contact Center HelpDesk Kulut Kyselyt Laskut […]
CC Osoitekenttä
Yleistä CC-osoitteita käytetään viestien kopioiden lähettämiseen haluttuihin osoitteisiin. Tämä kenttä on käytettävissä HelpDesk-moduulissa sen jälkeen, kun pääkäyttäjä on aktivoinut ”CC Address” -kentän asetuksista. Aloitus Kun kenttä on aktivoitu asetuksissa, sen pitäisi näkyä entiteetissä. Käyttäjät voivat lisätä sähköposteja kirjoittamalla kenttään ja vahvistamalla sähköpostin painamalla Enter-näppäintä. Kun osoite on lisätty, voidana kenttään tarvittaessa lisätä vielä lisää […]
Contact Center – Super Transfer
Yleistä Super transfer on Contact Centerin ominaisuus, joka mahdollistaa puhelujen siirrot. Tämän ominaisuuden avulla agentit voivat helposti ohjata puheluita järjestelmän sisäisiin numeroihin ja niiden ulkopuolelle. Tarjoamme kaksi eri tapaa tehdä puhelun siirto. Nämä tavat ovat nimeltään sokea siirto ja saattaen siirto. Näiden kahden tavan suurin ero on siinä, että sokeassa siirrossa siirron tekevä agentti sulkee […]
Contact Center – Tekstiviestit
Yleistä Tekstiviestipalvelun avulla agentit voivat helposti lähettää tekstiviestejä ja vastata asiakkailta tulleisiin tekstiviesteihin. Viestit kontaktille voidaan aloittaa joko puheluhistoriasta tai vastaamalla asiakkaan lähettämään tekstiviestiin. Aloitus Yksi tapa aloittaa tekstiviestikeskustelu on vastata asiakkaan lähettämään viestiin. Kun saat uuden viestin, saat siitä ilmoituksen. Kun järjestelmässä on vastausta odottava tekstiviesti, se näkyy Viestit-välilehdellä. Voit lukea sen etsimällä halutun […]
Contact Center -datan raportointi CRM:ssä
Puheluiden tulosten raportointi CRM:ssä Contact Centerissä ja Contact Portalissa suoritettujen puheluiden lopputuloksia voidaan raportoida portaalin numeeristen raporttien lisäksi myös CRM:n puolella. Tähän voidaan käyttää raporttigeneraattoria sekä mukautettuja taulukkoja asiakkaiden, kontaktien ja/tai kampanjoiden Lisätiedot-välilehdillä. Raportointi raporttigeneraattorilla Soittotulosraportin rakentaminen tapahtuu Raportit-moduulissa aivan vastaavalla tavalla kuin muutkin raportit. Raporttien luomisen yleiset ohjeet ja käytännöt käydään läpi ohjeessa Raporttigeneraattori. […]
Contact Center -mobiilisovellus
Yleistä Vastaa puheluihin mistä tahansa Contact Centerin mobiilisovelluksella. Sovellus toimii yhteen saumattomasti CRM:n sekä Contact Centerin työpöytäversion kanssa. Mobiilisovellus sisältää kaikki samat soittamiseen ja puheluiden vastaanottamiseen liittyvät toiminnot kuin työpöytäversiokin lukuun ottamatta pääkäyttäjäpuolen asetuksia. Contact Center on saatavilla Android- ja iOS-puhelimille. Sovellus Androidille Lataa Android-sovellus tästä Sovellus Applen puhelimille Lataa iOS-sovellus tästä Sovelluksen asetukset Sovelluksen […]
Contact Center Application
Contact Center Application – Sovellus puheluiden hallintaan Yleistä Contact Center Application on CRM:n tietoja hyödyntävä sovellus puheluiden hallintaan, jonka avulla voi rakentaa esimerkiksi yrityksen puhelinasiakaspalvelu- tai puhelinvaihdepalvelut. Sovellukseen voidaan luoda useita soittoryhmiä eri palvelunumeroille ja määrittää tarkasti soittoryhmissä vastaavat agentit. Agentit voivat niin vastaanottaa kuin myös soittaa itse puheluita sovelluksen kautta. Sovellusta voidaan käyttää myös […]
Contact Portal
Contact Portal -soittoportaali Contact Portal on osa CRM-service Oy:n tarjoamia portaaleja ja se sisältää muun muassa moderneja toiminnallisuuksia, reaaliaikaisen yhteyden CRM:ään ja raportointityökaluja. Kuten CRM, Contact Portal on täysin pilvipohjainen palvelu. Järjestelmän pääkäyttäjät voivat hallita Contact Portalin asetuksia – eli mikäli käyttäjä on CRM:n pääkäyttäjä, on hän samalla myös Contact Portalin pääkäyttäjä, sillä nämä oikeudet […]
Contact Portal: asetukset ja pääkäyttäjätoiminnot
Kampanja-asetukset ja toiminnot Contact Portalissa Contact Portalin pääkäyttäjä näkee soittoprosesseihin liittyvien moduulien lisäksi myös moduulin Admin, jossa on mahdollista määritellä tarkemmin kampanjoiden asetuksia. Näihin kuuluvat muun muassa agenttien liittäminen kampanjoihin, kontaktien sivuilla näytettävien kenttien määrittäminen, käytettävissä olevien kyselylomakkeiden ja sähköpostipohjien asettaminen, työkalujen määrittäminen sekä muut asetukset. Kampanjakohtaisia asetuksia voidaan siirtyä muokkaamaan klikkaamalla kampanjan nimeä. Kampanjoiden […]
Contact Portal: peruskäyttö
Contact Portal agentin työkaluna Yllä olevalla videolla käydään lyhyesti läpi, miten agentti käyttää Contact Portalia päivittäisessä kontaktoinnissa. Videolla käydään läpi mm. kuinka agentti voi suodattaa soitettavia ja merkitä soittoja itselleen. Videota voidaan hyödyntää uuden agentin perehdytyksessä Contact Portal -työkaluun.
CRM-service CIWS-kirjasto
CRM-service CIWS-kirjasto CRM-service CIWS on asiakaskirjasto, joka tarjoaa helppokäyttöisen rajapinnan CIWS API:in. CIWS API:n käyttöä varten tarvitaan erillinen API-avain kyseiselle CRM-instanssille. Vaatimukset .NET Framework 4.5 tai uudempi CrmManager Namespace: CRMservice.ciws.Manager Namespace: CRMservice.ciws.Manager.Default CrmManagerilla päästään käsiksi webserviceihin. Tätä varten voidaan tehdä mukautettu CrmManager-luokka abstraktilla CrmManagerBasella tai käyttää oletus namespacea. Mukautetun CrmManagerin luominen mahdollistaa mukautettujen metodien luomisen luokan […]
CRM-service CIWS-kirjasto REST-rajapintaan
Yleistä CRM-service CIWS on asiakaskirjasto, jota voidaan käyttää REST-rajapinnassamme. Vaatimukset .NET Framework 4.5 tai uudempi Esimerkkikoodi using System; using System.Collections.Generic; using System.Linq; using CRMservice.ciws.rest; using CRMservice.ciws.rest.Authenticators; using CRMservice.ciws.rest.Core; using MongoDB.Driver; namespace SyncInterfaceService { class Program { [CrmModule(Module.Accounts)] public class CrmAccountForRelation { [CrmFieldName(”id”)] public string Id { get; set; } public string Type { get; set; […]
CRM-serviceltä uloslähtevä verkkoliikenne
Osa CRM-servicen toiminnoista voivat avata verkkoyhteyden CRM-serviceltä asiakkaan määrittelemään osoitteeseen. Nämä toiminnot ovat esimerkiksi: Webhookit Osa moduulityökaluista Email-lähetys, jos ympäristössä on käytössä asiakkaan oma SMTP-palvelin. Verkkolähteenä näille yhteyksille ovat tällä hetkellä seuraavat IP-osoitteet tai aliverkot: 217.112.247.96/27 Tämä lista voi muuttua ilman erillistä ilmoitusta ja muutokset kirjataan tälle sivulle vähintään yhtä viikkoa ennen uusien osoitealueiden käyttöönottoa.
CRM-servicen Active Directory -integraatio
CRM-servicen Active Directory -integraatio Yleistä Tässä dokumentissa kuvataan korkeatasoisen Active Directory -integraation toimintaa ja käsitellään AD-integraation implementointia, mutta ei sen toiminnallisuutta. Kaikki käyttäjät, joilla on pääsy CRM-serviceen, kuuluvat tiettyyn ryhmään myös Active Directoryssä. Active Directory ei sisällä CRM-servicen puolelta löytyviä rooleja tai käyttöoikeuksia. Yleiset rajoitteet Active Directory -palvelin vaatii toimiakseen Windows Server 2003/2008 -alustan. CRM-servicen […]
CRM2-ulkoasun määrittäminen
Yleistä CRM2-ulkoasu määritellään vanhan käyttöliittymän puolella ja jokaisen moduulin blokit voidaan järjestää vastaamaan käyttäjän tarpeita. Tässä ohjeessa käydään läpi mitä kaikkea CRM2-ulkoasulla voidaan määritellä ja miten muokata moduulin ulkoasua. CRM2-ulkoasu Ulkoasua pääset muokkaamaan klikkaamalla ja valitsemalla CRM2-ulkoasu jossa pääset muokkaamaan moduulin eri välilehtien blokkien järjestystä, muotoa yms. Blokki voidaan piilottaa kokonaan että se pitää […]
CSV-tiedostojen sisäänvienti
Yleistä CRM-järjestelmän useissa moduuleissa on mahdollisuus CSV-tiedostojen sisäänvientiin (import). Tuo-painike löytyy kunkin moduulin ylärivin työkaluista. Tämän työkalun näkyvyys määritellään käyttöoikeusprofiileissa, eli työkalun käyttöoikeudet on mahdollista määritellä profiilikohtaisesti (lisätietoja ohjeessa Käyttöoikeudet – Järjestelmä (→ Profiilit)). CSV-tietojen tuonti on käytettävissä seuraavissa järjestelmän moduuleissa: Yritykset Kontaktit Potentiaalit Liidit Kampanjat Kampanjat – Kontaktitulokset Tuotteet. Huom. Tietoa voidaan myös viedä CRM-servicestä ulos […]
DNS-tietueiden hallinta ja tarkistus
Yleistä DNS-tietueet ovat tärkeä osa jokaisen verkkosivuston toimintaa. Enemmän tietoa siitä, mitä DNS-tietueet ovat löydät ohjeesta Mitä DNS tarkoittaa? Tässä ohjeessa käymme puolestaan läpi sitä, kenen vastuulla DNS-tietueen muokkaaminen on, miksi tietuetta pitää päivittää ja mitä tehdä, jos sähköpostien toimituksessa sähköpostipalvelintemme kautta esiintyy ongelmia. Kuka vastaa DNS-tietueen muokkaamisesta? DNS-tietueista vastaa verkkotunnuksen omistaja tai hallinnoija. CRM-service […]
Dokumenttipohjat – hallinta ja luominen
Dokumenttipohjan luominen Järjestelmässä käytettäviä RTF-, PDF-, Excel- (XLSX) sekä ODF/OOXML -dokumenttipohjia voidaan hallinnoida dokumenttipohjien asetuksissa kohdassa Asetukset → Dokumenttipohjat. Asetuksissa on nähtävissä kaikki valmiit pohjat, joita voidaan muokata, poistaa ja aktivoida/disabloida (ks. kuva alla). Uusi pohja luodaan painikkeella Lisää pohja. Dokumenttipohjan tarkoitus ja tiedostomuoto valitaan avautuvasta listasta painamalla oikean rivin päässä olevaa Luo-valintaa (ks. kuva alla). Huom! Käytettäessä Word-tiedostoja […]
Dokumenttipohjat – ODF-/OOXML-pohjan muuttaminen PDF-muotoon
ODF-/OOXML-pohjan muuttaminen PDF-muotoon Yleistä Pääkäyttäjä voi luoda dokumenttipohjiin muunnostyökalun, joka muuntaa ODF-/OOXML-tiedostot PDF-muotoon, kun pohja avataan CRM:stä. Mallipohjana voi olla mikä tahansa oikeassa muodossa oleva tiedosto. Mallipohjassa voi olla käytössä yrityksen oma ulkoasu ja logot ja siinä voi olla myös kiinteää tekstiä. Lisätietoa dokumenttipohjien luomisesta on ohjeessa Dokumenttipohjat – hallinta ja luominen. Työkalun luominen Työkalun luominen tapahtuu dokumenttipohjien […]
Dokumenttipohjat – Tägien käyttö ODF-/OOXML-pohjissa
Tägit ODF-/OOXML-pohjissa Esimerkiksi Wordin (.docx, .rtf) ja Excelin (.xlsx) tiedostoja sekä PDF- ja OpenDocument-tiedostoja voidaan käyttää mallipohjina esimerkiksi Tarjoukset-, Laskut-, Kutsutilaisuudet- ja Kampanjat-moduuleissa. Näissä dokumenttipohjissa voi olla esitäytettynä tekstiä ja kuvia. Lisäksi niihin voidaan sisällyttää tietoa CRM-moduulien kentistä erilaisten tägien avulla. Pääkäyttäjä voi hallinnoida dokumenttipohjia kohdassa Asetukset → Dokumenttipohjat (ks. kuva alla). ODF-/OOXML-pohjissa voidaan käyttää erilaisia […]
Dokumenttipohjat: Todistuspohja
Todistuspohjien luominen ja lähettäminen Yleistä CRM:stä voidaan lähettää kutsutilaisuuteen osallistuneille henkilöille todistukset sähköpostitse kerralla kootusti suoraan kutsutilaisuuden tiedoista. Todistus on aina kutsutilaisuuskohtainen ja kutsutilaisuuteen liittyvät tiedot, kuten tilaisuuden nimi, aika, paikka ja muut vastaavat tiedot, tulee kirjoittaa todistuspohjaan kiinteästi. Osallistujan tiedot taas voidaan nostaa tägien avulla CRM:n tiedoista, jolloin jokainen osallistuja saa todistuksen omilla tiedoillaan […]
Dynaamiset kentät
Yleistä Kenttien dynaamisuudella määritellään moduulien kenttien näkyvyyttä tiettyjen ehtojen täyttyessä. Oletusarvoisesti kaikki kentät ovat näkyviä, mutta kenttien dynaamisilla ehdoilla voidaan määritellä, missä tilanteissa tietyt kentät eivät esimerkiksi näy lainkaan – tai päinvastoin, kentät näkyvät, ja vieläpä pakollisina. Kenttien dynaamisuusehdot rakentuvat aina valintalista- tai valintaruutu-tyyppisten kenttien arvojen pohjalle. Tämä tarkoittaa sitä, että kenttien näkyvyyttä voidaan määrittää […]
Dynaamiset kenttien kaavat
Yleistä Dynaamisilla laskukaavoilla voidaan entiteetin sisällä mm. laskea arvoja, muodostaa ehtolauseita, tehdä kenttien sisällön formatointia jne. Dynaamisilla laskukaavoilla voidaan myös hakea liitännäismoduuleista tietoa laskennan kohteena olevaan entiteettiin tai laskea rivitasolle arvoja. On myös mahdollista saada tietty tietokenttä näkymään entiteetin oikealla puolella, kun entiteetti avataan ja asetettu ehto täyttyy. Aloitus Dynaamisten kenttien kaavojen hallinta löytyy kunkin […]
Entiteetin omistajuus
Entiteetin omistajuuden asetukset CRM-service järjestelmässä kaikilla entiteeteillä (asiakas, kontakti, tapaaminen, myyntitilaus, …) on yksi omistaja, eli vastuuhenkilö. Omistaja voi olla yksittäinen käyttäjä tai ryhmä. Kaikkien entiteettien Vastuu-kentän asetuksia pääsee muokkaamaan moduulikohtaisista asetuksista painamalla moduulin sisällä Asetukset-painiketta ja valitsemalla sitten Ulkoasueditori. Entiteetin omistajuutta pääsee muokkaamaan klikkaamalla ”Vastuu”-kentän kohdalta Muokkaa ominaisuuksia -painiketta . HUOM. Käyttäjävalinnan voi vaihtaa järjestelmässä kaikkiin entiteetteihin, mutta ei yksittäisiin […]
Entiteettien arkistointi
Entiteettien arkistointi Yleistä Entiteettien arkistointitoiminto helpottaa työskentelyä CRM:n pikahakukentillä erottelemalla vanhemmat entiteetit tuoreemmista. Kun entiteetti on arkistoitu, se ei nouse CRM:n yleiseen tai moduulien omiin hakuihin. Arkistointi ei kuitenkaan poista tai muuta entiteettiä, vaan se näkyy normaalisti esimerkiksi moduulin suodattimissa sekä raportoinnissa. Arkistointi ei ole oletuksena päällä, mutta se on mahdollista aktivoida ja määrittää tarpeeseen […]
Entiteettien yhdistämisen moduulityökalu
Yleistä Tätä työkalua käytetään entiteettien kaksoiskappaleiden tietojen yhdistämiseen. Työkalu yhdistää myös entiteettien sidokset. Voit tehdä tämän entiteeteille, jotka sijaitsevat joko Asiakas (Accounts)– tai Kontaktit (Contact)-moduuleissa. Työkalu on aktivoitava käyttäjien käyttöön pääkäyttäjän toimesta. Työkalun avulla käyttäjät voivat helposti yhdistää entiteettien kaksoiskappaleet toisiinsa valitsemalla kohde-entiteetin ja valitsemalla sitten entiteetin, jonka he haluavat yhdistää kohde-entiteettiin. Yhdistämisen jälkeen kaksoiskappale […]
Etusivun ilmoitustaulun kaaviot: Myyntisuppilo
Yleistä Myyntisuppilolla voidaan näyttää esimerkiksi tarjoukset niiden vaiheiden mukaan myyntiuppilossa. Myyntisuppilo voidaan luoda etusivulle ja sitä kautta jakaa se muille raportointiryhmässä. Lisäohjeita etusivun näkymistä. Tässä ohjeessa käydään läpi suppilon eri asetukset ja määritelmät. Suppilo koostuu kerroksista joita voi yhteensä olla 8. Jokaisen kerroksen asetuksiin sisältyy perustiedot, visualisointi ja ehdot. Perustietoihin valitaan moduuli mistä tietoa halutaan […]
Etusivun kaaviot
Yleistä CRM:n etusivun Kaavio-elementeillä voidaan luoda graafisia tai taulukkomuotoisia raportteja käyttäjän etusivulle, jolla ne ovat näkyvissä heti sisäänkirjautumisen jälkeen. Kaavioissa on laajat asetusmahdollisuudet, eli raportoinnin näkökulma voidaan määrittää hyvinkin tarkasti aina tarpeen mukaan. Kaaviot voivat olla joko käyttäjäkohtaisia tai niitä voidaan myös jakaa tietyn myyntiryhmän jäsenille. Etusivun kaavioilla voidaan raportoida seuraavien moduulien tietoja: Aktiviteetit Asiakkaat […]
Etusivun kaaviot: Piirakka
Piirakkadiagrammi Yleistä Tämä ohje käsittelee piirakkadiagrammien luomista käyttäjän etusivulle. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen piirakasta, jossa raportoidaan edellisen vuoden aktiviteettien lukumääriä aktiviteettityypin mukaan. Kaavion luominen Piirakan luominen aloitetaan klikkaamalla etusivulla olevaa -painiketta ja valitsemalla Kaavio. Kaaviolle annetaan nimi ja sille voi tarvittaessa […]
Etusivun kaaviot: Pinottu kaavio
Pinottu kaavio Yleistä Tämä ohje käsittelee pinottujen kaavioiden luomista käyttäjän etusivulle sekä niihin liittyviä yksityiskohtia. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen pinotusta pylväskaaviosta, jossa raportoidaan potentiaalien summia myyjien mukaan eriteltyinä. Pinotusta kaaviosta voidaan tehdä myös prosenttikaavio, josta on oma esimerkki: Pinottu prosenttikaavio. Kaavion […]
Etusivun kaaviot: Pinottu prosenttikaavio
Pinottu prosenttikaavio Yleistä Tässä ohjeessa esitellään esimerkki pinotusta prosenttikaaviosta. Prosenttikaavio luodaan vastaavalla tavalla kuin ns. tavallinen pinottu kaavio (kaavioiden luomisesta tarkemmin ohjeessa Pinottu kaavio), mutta käyttämällä lisäasetusta Näytä % (ks. kuva alla). Kuvien esimerkissä luodaan pinottu prosenttikaavio, joka esittää eri tuotekategrioiden prosentuaalisen osuuden edellisen vuoden myyntitilauksissa. Myyntitilauksia eritellään kuukausittain eräpäivän perusteella. Myyntitilausten yhteenlaskettu summa jyvitetään […]
Etusivun kaaviot: Pylväs- ja viivadiagrammi
Pylväs- ja viivadiagrammi Yleistä Tämä ohje käsittelee pylväs- ja viivadiagrammien luomista käyttäjän etusivulle sekä niihin liittyviä yksityiskohtia. Etusivun kaavioista yleensä sekä niiden jakamisesta myyntiryhmien kesken on tarkemmin ohjeessa Etusivun kaaviot. Ohjeessa olevat kuvat esittävät esimerkkitapauksen pylväsdiagrammista, joka esittää laskujen yhteenlaskettuja kokonaissummia viimeiseltä kuudelta kuukaudelta. Kaavion luominen Pylväs- tai viivadiagrammin luominen aloitetaan klikkaamalla etusivulla olevaa -painiketta […]
Etusivun muokkaaminen
Yleistä Etusivunäkymä on paikka, johon käyttäjät voivat sijoittaa elementtejä eli widgettejä. Käyttäjillä voi olla useita etusivunäkymiä, ja ne voidaan myös jakaa raportointiryhmän kanssa. Etusivunäkymä tarjoaa käyttäjille nopean näkymän asioihin, joita he haluavat seurata, ja se on paikka myös erikoiswidgeteille, kuten työtuntien raportoinnissa käytettävälle widgetille. Aloitus Etusivunäkymiin voidaan tehdä muutoksia muokkaustilassa. Muokkaustilassa käyttäjä voi lisätä uuden […]
Etusivun widgetit
Yleistä Etusivun elementtejä eli widgettejä voidaan käyttää siihen, että järjestelmän aloitussivulle voidaan lisätä erilaisia elementtejä niihin nopeaa pääsyä ja niiden pikaista katselmointia varten. Tällaisia elementtejä ovat esimerkiksi kalenteri, työviikko ja myyntisuppilo. Aloitus Widgetit ovat yleisesti ottaen helppoja käyttää. Osa niistä vaatii ainoastaan nimen, jolla käyttäjä haluaa widgettiä kutsua, kun taas osa vaatii muidenkin tietojen täyttämistä. […]
GDPR-työkalujen käyttöönotto
Yleistä Toukokuussa 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asetti vaatimuksia EU:n kansalaisten henkilötietojen käsittelyyn. Asetuksessa korostettiin muun muassa henkilön oikeutta pyytää yrityksiä lähettämään hänelle kaikki häntä koskevat tiedot tai poistamaan omat henkilötietonsa tietovarastoista. Tämä ohje opastaa, miten CRM:ssä voi luoda valmiiksi työkaluja, joilla vastata näihin henkilöiden tekemiin pyyntöihin omia tietojaan koskien. Henkilötietolomake sekä muut […]
Globaalit käännökset
Globaalien käännösten hallinta Globaaleilla käännöksillä pystytään muuttamaan ja kääntämään CRM-järjestelmässä yleisesti käytettyjä termejä ja esimerkiksi valikoiden otsikoita. Niitä ei siis ole tarkoitus käyttää suurempiin järjestelmän kielikäännöksiin, vaan nimenomaan termistön mukauttamiseen. Globaaleja käännöksiä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan kohdasta Asetukset ja Studio-otsikon alla Globaalit käännökset. Alla olevassa kuvassa näkyy globaalisti käännettäviä kenttiä niillä kielillä, jotka on valittu […]
Hakutoiminnot
Yleistä Hakutoimintojen tarkoituksena on tehdä tietojen löytämisestä mahdollisimman yksinkertaista. CRM-järjestelmämme tarjoaa käyttäjille sekä koko sivuston kattavan hakukoneen että yksittäisissä järjestelmän osissa käytettäviä hakukoneita, jotta käyttäjä voi etsiä haluamansa asiat järjestelmästä mahdollisimman helposti. Tässä käsitellään koko sivuston hakukonetta. Suodattimien hakemiseen löydät ohjeen täältä. Aloitus Hakutoiminnoissa käytetään aina tekstikenttää, johon haettava tieto syötetään. Kenttään voidaan kirjoittaa normaalisti […]
Hinnastot
Yleistä Hinnastojen avulla voidaan määritellä asiakaskohtaisia hintoja tietyille tuotteille. Näin esimerkiksi laskuille lisättyjen tuotteiden hinnat päivittyvät automaattisesti asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen pohjautuvan hinnaston mukaisesti. Hinnastot ovat oma moduulinsa, Hinnastot. Aloitus Hinnastot on oma moduulinsa, jota kautta niitä voidaan luoda ja muokata. Pikaopas Paina Uusi-painiketta luodaksesi uuden hinnaston. Täytä hinnastolle sen tarvitsemat tiedot. Tallenna hinnasto. Lisää hinnastolle […]
HTML-elementin käyttö kyselyissä
Yleistä HTML-elementin käyttö kyselypohjissa mahdollistaa esimerkiksi tyhjän tilan tai erivärisen tekstin lisäämisen kyselyihin. Aiheesta löytyy lyhys opasvideo täältä. HTML tukee useita toimintoja ja merkintäkieltä osaava saa tehtyä sillä enemmänkin, mutta olemme tässä ohjeessa antaneet muutaman perusesimerkin. HTML-elementissä voidaan kirjoittaa erilaisia kappaleita seuraavaan tyyliin: <p style=”haluttu tyyli”>Vapaavalintainen teksti</p> Tyhjän tilan lisääminen Tyhjää tilaa voidaan lisätä tekstin […]
Järjestelmän viestit
Järjestelmän viestit Tietyille järjestelmän toiminnoille automatisoituja sähköpostiviestin lähetyksiä voi ylläpitää ja muokata kohdassa Asetukset → Järjestelmän viestit. Muistutuksille määritellään ensin lähetysajankohta ja -päivät, viestin lähettäjä sekä lähettävä ja vastaanottava(t) sähköpostiosoite(/-osoitteet) (ks. kuva alla). Näiden alla voi aktivoida tai disabloida lähetettävät muistutukset. Yksittäisen muistutuksen asetuksia ja muistutusviestin sisältöä voi muokata painamalla Muokkaa-toimintoa. Ehdot-kohdassa voi muokata viestin lähetysehtoja ja Vastaanottajat-kohdassa […]
Järjestelmävaatimukset
Järjestelmävaatimukset CRM-service-järjestelmää voi käyttää millä tahansa nykyaikaisella tietokoneella tai mobiililaitteella, jossa on Internet-yhteys ja joka tukee viimeisimpiä versioita seuraavista Internet-selaimista: Microsoft Edge Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Safari. Huomaa: Kaikilla selaimilla tulee aktivoida JavaScript, evästeet (cookies) ja SSL. CRM-service voi toimia muillakin internet-selaimilla / versioilla, mutta ne eivät ole virallisesti tuettuja. Valinnaiset ominaisuudet Outlook […]
Järjestelmävaatimusten tarkistuslista
Järjestelmän sujuvan käytön varmistamiseksi on hyvä tarkistaa, että käytettävä laite vastaa järjestelmän vaatimuksia. Mikäli joku alla mainituista asioista on sellainen, että et voi käyttäjänä siihen itse vaikuttaa, ole yhteydessä organisaatiosi IT-asioista vastaavaan henkilöön asioiden selvittämiseksi. Jos CRM-järjestelmä tuntuu hitaalta tai sinulla on ongelmia joidenkin osien, kuten BI-raporttien kanssa, käy läpi tämä lista ja tee tarvittavat […]
Käännösavaimet
Useimmin tarvitut käännösavaimet Nämä ovat käännösavaimia joita käytetään asetuksista löytyvän globaalien käännöksien kanssa, silloin kun CRM-service järjestelmän terminologiaa halutaan muokata asiakkaan tarpaiden mukaisesti. Uusi asiakas Uutta asiakasta tai mitä tahansa entiteettiä luodessa tulevan ikkunan otsikko teksin avain on: entity_dialog.new.accounts Punaisella merkitty loppuosa eli moduulin nimi vaihdetaan sen mukaan minkä moduulin luonti-ikkunan otsikkoa muutetaan, esim. Kontaktit, […]
Kampanjat
Kampanjoiden hallinta ja käyttö Kampanjoita voidaan käyttää CRM:ssä moniin eri tarkoituksiin. Yksinkertaisimmillaan kampanjoilla voidaan hahmottaa ja suunnitella asiakaslistauksia, mutta eniten käyttöä siitä on uutiskirjeiden postituslistojen hallinnassa. Kampanjoilla määritellään myös Contact Portaliin soittokampanjoiden kontaktit. Huom. Tehokkainta on tehdä kevyt automaatio, joka pitää kampanjat automaattisesti ajan tasalla, ilman manuaalista työtä. Pääkäyttäjä ohje: Näin automatisoit kampanjahallinnan Kampanjan luominen […]
Kanban
Yleistä Listaavien suodattimien lisäksi CRM:n moduulien yleisnäkymiin on mahdollista luoda Kanban-näkymiä. Kanban on omiaan kuvaamaan prosessia sekä sen edistymistä. Sen visuaalinen esitystapa myös monesti helpottaa asioiden käsittelemistä ja seurantaa. Mikä tahansa tieto, johon liittyy vaiheittainen edistyminen, voidaan esittää Kanbanina. Kanban onkin aktivoitavissa mihin tahansa CRM:n moduuliin. CRM:n kannalta yksi tyypillisin Kanbanin käyttökohde voi olla esimerkiksi […]
Kattava opas suodattimiin
Yleistä CRM:ssä suodattimella (tai filtterillä) tarkoitetaan yksittäisen moduulin yleistä listanäkymää, joka esittää kyseisen moduulin asiakkaita/kontakteja/tarjouksia/jne. tietoja listana. Suodatin määrittää, mitä kenttiä tässä listassa näytetään sarakkeina, missä järjestyksessä entiteetit esitetään ja rajataanko näytettäviä entiteettejä joidenkin kriteerien perusteella. Kuhunkin moduuliin voidaan luoda useita eri suodattimia erilaisiin tarpeisiin – esimerkiksi Laskut-moduuliin voidaan asettaa oletusnäkymäksi suodatin, joka listaa kaikki […]
Kattava opas työtuntien kirjaukseen
Yleistä Työtuntien raportointi on prosessi, joka hyödyntää muutamia toimintoja helppokäyttöisen raportointijärjestelmän tarjoamiseksi. Tässä oppaassa tarjoamme kaikki tarvittavat osat yhdellä ohjesivulla. Tämä kattaa järjestelmän tiettyjen osien käyttämisen työtuntien kirjauksia tehtäessä. Voit aina saada lisätietoa tietystä toiminnasta seuraamalla linkkiä kyseisen toiminnon ohjesivulle. Aloitus Aluksi on luotava projekti, johon henkilöstö sitten liitetään. Seuratut tunnit lisätään projekteihin tuotteina. Tuntien seurantaa varten henkilökunnan on […]
Käyttöoikeudet – Järjestelmä
Järjestelmän käyttöoikeudet Määritelmät Entiteetti = Järjestelmän yksi tallennettu tietue, esimerkiksi yksi Asiakas-, Myyntitilaus- tai Tarjouskortti. Yleistä Järjestelmän käyttöoikeudet ovat määriteltävissä entiteettikohtaisesti niin, että tiukimmalla käyttöoikeustasolla jokainen käyttäjä näkee vain omat entiteettinsä. Jokaisella entiteetillä on aina yksi omistaja. Entiteetin omistaja voi olla joko yksittäinen käyttäjä tai käyttäjäryhmä. HUOM. Poikkeuksena on aktiviteettien (tapahtumat ja tehtävät) näkyvyys, joka […]
Käyttöoikeudet – Myyntiorganisaatio
Myyntiorganisaation käyttöoikeuksien hallinta Myyntiorganisaation käyttöoikeuksia sovelletaan muokatuissa raporteissa ja BI-raporteissa. Myyntiorganisaation käyttöoikeuksia pääsee luomaan ja muokkaamaan kohdasta Asetukset → Myyntiorganisaation oikeudet. Käyttäjät on listattu näkymässä myyntiryhmän mukaan; käyttäjää haetaan siis myyntiryhmän ja haluttaessa tekstihaun perusteella. Mikäli käyttäjää ei ole kiinnitetty mihinkään myyntiryhmään, löytyy hän myyntiryhmän – No Group – alta. Käyttäjälle voidaan valita tarvittavat myyntikanavat […]
Kenttien käännökset
Moduulikohtaisten kenttien kääntäminen CRM-järjestelmän oletuskieli on englanti ja tästä syystä moduulien kentät saattavat ilman erillistä kääntämistä näkyä englanniksi. Käännöksiä eri kielille pääsee tekemään ja täydentämään kohdasta Asetukset ja Studio-otsikon alla Kenttien käännökset. Alla olevassa kuvassa näkyy Asiakkaat-moduulin kenttien käännökset niillä kielillä, jotka on valittu aktiivisiksi ja käytettäviksi (lisää ohjeessa Kielen aktivointi järjestelmässä). Valitun moduulin kenttiä […]
Kenttien nimeämiseroja Legacy vs REST/CRM2
Osa kentistä ovat nimetty eri tavalla Legacyssa kuin Rest-rajapinnassa. Näitä saatat tarvita integraatioiden, moduulityökalu parametrien tai dynaamisten kenttien ja kaavojen kanssa. Huom. Nämä kentät eivät toimi dynaamisina kenttinä tällä hetkellä. Kiertotienä käytä cf_kenttiä Moduuli Legacy name REST name Accounts account_id parentid Accounts accounttype account_type Accounts assigned_user_id smownerid Accounts salesgroup sg_id Accounts saleschannel sc_id Accounts saleslocation […]
Keskustelu
Keskustelu-työkalu Yleistä Keskustelu-työkalu on tapa saada yrityksen sisäisestä, entiteetteihin liittyvästä tiedonkulusta sujuvampaa. Keskusteluun jätetyt kommentit ovat näkyvissä vain CRM:n sisäisesti niille käyttäjille, joilla on muutenkin oikeus tarkastella kyseistä entiteettiä. Kommenteissa voi myös mainita toisen käyttäjän @-merkin avulla, jolloin tämä käyttäjä saa ilmoituksen maininnasta omalle etusivulleen. Keskustelu on saatavilla kaikkiin moduuleihin. Keskustelun käyttö Kun keskustelu-työkalu on […]
Keskustelu-työkalun luominen ja määritykset
Keskustelu-työkalun määritykset Yleistä Keskustelu-kenttätyyppi on mahdollista luoda kaikkiin moduuleihin ja sillä voidaan helposti sujuvoittaa sisäistä keskustelua tiettyihin järjestelmän entiteetteihin liittyen. Keskustelun toiminnasta ja käytöstä on tarkemmin käyttöohjeessa Keskustelu. Keskustelu-kentän luominen Keskustelun lisääminen moduulin entiteeteille tapahtuu moduulin asetusten Ulkoasueditorissa. Keskustelu käyttäytyy asetuksissa kuin mikä tahansa muukin kenttä, mutta sille on suositeltavaa tehdä oma blokki, jossa ei ole […]
Kielten aktivointi järjestelmässä
Yleistä CRM-järjestelmää on mahdollista käyttää useilla eri kielillä. Voit ottaa kielet käyttöön tai poistaa ne käytöstä menemällä Asetuksiin ja valitsemalla Moduulimanagerin. Oletuksena Moduulimanageri näyttää ensimmäisenä Moduulit-välilehden, mutta voit hallita käännöksiä valitsemalla Kielet-välilehden (katso kuva alla). Tässä näkymässä voit määrittää, mitkä järjestelmän kieliversiot voidaan valita ja käyttää. Huomautus: Kun kieli asetetaan aktiiviseksi/ei-aktiiviseksi Kielet-välilehdellä, näkymä palaa automaattisesti […]
Kohderyhmäaktiviteettien asetukset ja ajastaminen
Kohderyhmäaktiviteettien asetukset ja ajastaminen Yleistä Kohderyhmän kontaktien/asiakkaiden vastuuhenkilölle tai jollekin muulle CRM-käyttäjälle voidaan kohderyhmän kautta luoda massana tapahtumia, joissa on automaattiset linkitykset kontakteihin/asiakkaisiin. Nämä luotavat tapahtumat voivat liittyä esimerkiksi johonkin puhelinkampanjaan: käyttäjä tietää kalenterimerkintöjensä perusteella, mitä hänen työlistallaan sinä päivänä on. Tapahtumat luodaan aina kohderyhmässä. Yksittäinen tapahtumien muodostuskerta voidaan määrittää pelkästään kohderyhmän toiminnoin, mutta tapahtumien […]
Kohderyhmien käyttö
Kohderyhmien käyttö Kohderyhmiä hyödyntämällä voi luoda sopivia yritys- ja henkilöryhmiä esimerkiksi sähköpostimarkkinointia, telekontaktointia tai muuta tarkoitusta varten. Kohderyhmiä voi luoda lukuisia aina kunkin tarpeen mukaan. Kohderyhmän luominen Kohderyhmä luodaan työkaluun määrittelemällä ensin ryhmän perustiedot. Tämä tapahtuu Luo-painikkeesta . Perustiedoissa kohderyhmälle määritellään seuraavat tiedot (ks. kuva alla): Kohderyhmän nimi Kohderyhmän numero Tyyppi Kohderyhmän tila kohdassa Julkinen. Tämä tila voi […]
Kontaktitietojen täydentäminen aktiviteettia luodessa
Kontaktitietojen täydentäminen aktiviteettia luodessa Tällä toiminnolla käyttäjä voi ylläpitää kontaktin puuttuvia tietoja samalla kun luo tapaamista tai muuta aktiviteettia CRM-järjestelmään. Pääkäyttäjä pystyy määrittämään kontaktikortilta kenttiä, jotka tulee olla täytettynä kun kontakti liitetään aktiviteettiin. Kun aktiviteettia luodaan, ilmestyy kontaktia (jolla on vaillinaiset tiedot) liittäessä käyttäjälle pop-up -ikkuna, johon käyttäjä voi syöttää puuttuvat tiedot. Asetusten määrittäminen Pääkäyttäjä pystyy […]
Koontilaskutus-moduulityökalu
Koontilaskutus-moduulityökalu Koontilaskutus-moduulityökalulla voidaan yhdistää asiakkaan useita myyntitilauksia tai tarjouksia yhdeksi laskuksi suoraan asiakaskortilta. Työkalulle voidaan myös määrittää parametreillä, mitä tietoja laskulle määritetään oletuksena (esim. aihe). Työkalu luodaan muiden moduulityökalujen tapaan kohdassa Asetukset → Moduulityökalut painikkeella Lisää työkalu ja valitsemalla Asiakkaat-moduulin työkalun Consolidated invoicing. Työkalulle annetaan ensin perustiedot, kuten nimi, aktiivisuus, ikoni, kuvaus ja ehdot näkyvyydelle ja ajolle (lisätietoa ohjeessa Moduulityökalut). Perustietojen jälkeen […]
Kuinka lisätä tiedosto entiteettiin RESTin kautta
Yleistä Nämä ohjeet selittävät kuinka voit lisätä yksittäisen tiedoston halutulle entiteetille RESTiä käyttäen. Onnistuneeseen prosessiin vaaditaan muutama avainasia. Käyttäjän täytyy määrittää mihin moduuliin [module] he haluavat lisätä tiedoston ja mihin entiteettiin [id] tiedosto liitetään. Valtuutuksena toimii bearer [token] ja [crm_address] on domain-nimesi. Alla oleva esimerkki näyttää kuinka tehdä tiedoston lisääminen HTTP:n POST metodilla: POST /api/v1/[module]/[id]/files HTTP/1.1 Accept: application/vnd.api+json Content-Type: […]
Kyselyn linkittäminen sähköpostiin
Yleistä Kun olet saanut kyselyn valmiiksi, kyselyn jakaminen onnistuu järjestelmässä sähköpostilinkityksen kautta. Kyselyn voi liittää sähköpostiin joko tekstilinkkinä tai painikkeena. Näytämme tässä ohjeessa esimerkin kumpaankin tapaan. Aloitus Tässä ohjeessa oletamme, että sinulla on jo kyselyn lähettämistä varten luotu sähköpostipohja valmiina. Mene kyselyn lähettämistä varten luomaasi sähköpostipohjan kortille ja valitse Muokkaa sisältöä. Tekstilinkin lisääminen Siirry sähköpostin […]
Kyselyt – Uuden kyselyn luominen
Yleistä Kyselyt-moduulissa on mahdollista luoda erilaisia kyselyitä, jotka voidaan lähettää käyttäjille sähköpostitse tai tapahtumien ilmoittautumisen yhteydessä. Tässä oppaassa selitetään kyselyjen kaikki osat yleisellä tasolla kyselyn luomisesta editorin eri osien esittelyyn. Ohjeet erityisesti massatapahtumia varten tehtyihin kyselyihin löydät täältä. Ohjeet kyselyn lähettämiseen sähköpostilla löydät täältä. Aloitus Uusi kysely voidaan luoda siirtymällä Kyselyt-moduuliin ja painamalla Uusi-painiketta. Aluksi […]
Kyselyt – Yleiset asetukset
Yleistä Kyselyiden asetukset on jaettu kolmeen osaan. Tässä artikkelissa käydään läpi yleisiä asetuksia ja sivujen asetuksia ja kysymyksistä on oma ohjeensa. Kyselyosassa ohjataan kyselyn yleisiä asetuksia. Sellaiset yleiset asetukset, joita käytetään kaikissa sivuissa ja kysymyksissä tehdään puolestaan kyselyn asetuksista. Hienosäätöä varten sivuasetukset määrittävät kunkin sivun asetukset erikseen, ja kysymysasetusten avulla voit määrittää kunkin kysymyksen asetukset […]
Linkitettyjen entiteettien tietojen päivitys
Yleistä Tämä työnkulku antaa mahdollisuuden päivittää tietoja tallennetun entiteetin ulkopuolella. Esimerkiksi: Kun potentiaali on tallennettu, tilitiedot päivitetään ja tallennetaan uusilla tiedoilla. Yritykset (Account) tiedot, kuten katuosoite, kopioidaan kontaktille (Contact). Tarvitset seuraavat asiat käyttääksesi tätä toiminnallisuutta: Työnkulku joka suoritetaan tallennuksen jälkeen. Dynaamiset kenttien kaavat jotka suoritetaan tallennuksen jälkeen. Työnkulku On olemassa oma tehtävä, joka suoritetaan sen […]
Lisää massatapahtumien kalenterilinkki sähköpostiin
Yleistä Kalenteritiedoston (.ics) linkin lisääminen massatapahtuman vahvistussähköpostiviestiin antaa rekisteröityneille osallistujille mahdollisuuden lisätä tapahtuma helposti kalenterisovellukseensa yhdellä klikkauksella. Tämä yksinkertaistaa koko prosessia, koska osallistujan ei tarvitse enää lisätä tapahtumaa kalenteriinsa manuaalisesti. Aloitus Kun massatapahtuma on luotu oikeilla asetuksilla, kalenterilinkki voidaan lisätä sähköpostiin suoraan sähköpostieditorista. Linkin oletusnimi on massatapahtuman nimi. Linkin nimeä ja ulkoasua voi muuttaa sähköpostieditorin […]
Lisätiedot-välilehden muokkaus ja jakaminen
Lisätiedot-välilehden muokkaus ja jakaminen CRM:ssä jokaisen moduulin alla on Lisätiedot-välilehti, jolle oletuksena on kerätty tietoja entiteettiin liittyvistä muiden moduulien alla olevista entiteeteistä: esim. asiakkaan Lisätiedot-välilehdellä esitetään kaikki laskut (sekä tarjoukset, tilaukset, aktiviteetit jne.), jotka kyseiselle asiakkaalle on tehty. Välilehden asetuksia hallinnoidaan kohdassa Asetukset → Lisätietojen asetukset, jossa voidaan esimerkiksi piilottaa välilehdellä näkyviä kokonaisia moduuleita sekä muokata yksittäisten sarakkeiden […]
Määritä lähettävät sähköpostiosoitteet ja todennusmetodit
Yleistä Olemme tehneet videon, joka demonstroi visuaalisesti kuinka prosessi toimii ja se on katsottavissa täällä. Järjestelmän oletussähköpostiosoite on mailer@ecp.fi. Asetuksia säätämällä on mahdollista lisätä muita osoitteita, jotka näkyvät valintalistassa sillä nimellä, jonka olet antanut niille osoitetta määritettäessä. Suositamme oman sähköpostin lisäämistä kaikille asiakkaillemme, sillä se mahdollistaa sähköpostien turvallisuutta lisäävien ominaisuuksien paremman hallinnan verkkotunnuksen DNS TXT-tietueiden […]
Malleja dynaamisista kenttäkaavoista
Yleistä Tälle sivulle on koottu esimerkkejä joistakin yleisesti tarvittavista Dynaamisista kenttien kaavoista. Kaavat eivät välttämättä sellaisenaan sovi jokaiseen tarpeeseen, mutta ne toimivat malleina sille, miten vastaanvantyylisiä kaavoja voidaan kirjoittaa. Kaavojen ohjeissa on värikoodaus havainnollistamaan sitä, mitkä osat kaavasta todennäköisimmin muuttuvat eri tarpeiden mukaan. Värien selitykset ovat seuraavat: Sinisellä merkityt kohdat ovat moduulin kenttien tunnuksia (id), […]
Massalaskutuksen käyttöönotto
Yleistä Massalaskutus on toiminto, jonka avulla valitulle kohderyhmälle voidaan luoda samanlaisia laskuja joko kertalaskutuksena tai toistuvana laskutuksena. Tämä ohje koskee vain massalaskutukseen käyttöönottoon liittyviä toimia ja erillinen ohje massalaskutuksen käyttöön löytyy täältä. Aloitus Massalaskutuksen käyttöönotto vaatii pääkäyttäjältä muutamia toimenpiteitä toimiakseen. Ensinnäkin Myyntitilaus-kentän tulee olla näkyvissä, eli varmista, ettei sitä ole piilotettu. Kentän oletussijainti on Laskujen […]
Massalaskutus
Yleistä Tämä ohje on Massalaskutuksen käyttöön sen jälkeen, kun pääkäyttäjä on ottanut massalaskutuksen tarvitsemat asetukset käyttöön. Jos haluat tietää, miten Massalaskutus otetaan käyttöön, katso ohje siihen täältä. Massalaskutuksen tarkoituksena on tarjota mahdollisuus tehdä valitulle asiakasryhmälle, joko yrityksille tai kontakteille, samanlaisia laskuja. Yrityksillä tarkoitetaan tässä yhteydessä kaikkia Asiakkaat-moduulista (Accounts) löytyviä asiakastyyppejä, eli se kattaa yritysten lisäksi […]
Massamuokkaus
Yleistä Massamuokkauksella voidaan muokata useamman tietueen kenttiä samanaikaisesti. Massamuokkauksen valinta löytyy CRM:n moduulin oikeasta ylänurkasta. Lähtökohtaisesti kaikkia CRM:n moduuleja pystyy massamuokkaamaan. Massamuokkauksella voi muokata seuraavia kenttiä: Valintalistat Valintaruudut Päivämäärä Massamuokkauksen työkalu näyttää vain ne kentät, joita on mahdollista massamuokata. Vastuu-kenttiä voivat massamuokata pääkäyttäjät (admin) sekä käyttäjät, jotka on merkitty raportointiryhmän johtajiksi (kuva alla). Massamuokattavat kentät […]
Massapostituksen ajastuksen asetukset
Yleistä Massapostitus voidaan ajastaa, jolloin se lähetetään vastaanottajille tietyllä hetkellä. Toiminnallisuuden käyttöä varten voidaan joutua tekemään muutoksia pääkäyttäjän asetuksiin ja nämä muutokset käydään läpi tässä ohjeessa. Ohjeet ajastukseen löydät täältä. Aloitus Ajastuksen asetukset tehdään Moduulimanagerissa Massapostituksen asetuksissa. Pika-aloitusopas Avaa Ulkoasueditori Avaa Scheduled At -kentän asetukset Varmista että kenttä on Aktiivinen ja Näkyvissä vain lukutilassa Tallenna […]
Massatapahtuman kyselyvastausten automatisoitu poistaminen
Yleistä Massatapahtuman ilmoittautumislomakkeella on kätevää kerätä kaikki tapahtumaa varten tarvittava tieto osallistujilta, jotta vastaukset saadaan varmasti kerättyä kaikilta ennakkoon. Kerätty data saattaa kuitenkin sisältää tietoja, joita ei tapahtuman järjestämisen jälkeen ole syytä, tai GDPR:n vaatimusten perusteella lupaa, säilyttää CRM:ssä. Massatapahtumilla on toiminto, jolla kaikki kyselyllä annetut vastaukset voidaan automatisoida poistumaan tietyn ajanjakson jälkeen tapahtuman päättymisestä. […]
Massatapahtumat
Yleistä CRM-service tarjoaa Massatapahtuma-nimisen työkalun tapahtumien hallintaan. Tätä työkalua käytetään yhteistyössä kontaktien (osallistujien), kyselyiden, sähköpostipohjien ja laskujen kanssa, jotta tapahtumanhallinta hoituu sujuvasti. Mukautetut kentät, dynaamiset kentät ja kaavat, työnkulut, raportit jne vakiotoiminnot koskevat myös massatapahtumamoduulia. Ilmoittautumiskaavake on saatavissa seuraavilla tavoilla: Kaavake rekisteröityneille käyttäjille Itsepalveluportaalissa Anonyymi kaavake, jonka voi luoda tapahtumaa tehdessä Asiakkaan oma räätälöity kaavakeintegraatio […]
Massatapahtumien kyselyt
Yleistä Massatapahtumiin ilmoittautuvalle henkilölle voidaan esittää ilmoittautumislomake, jolla voidaan kerätä kaikki tarvittava tieto kustakin ilmoittautuneesta heti kättelyssä. Ilmoittautumislomake on kullekin massatapahtumalle omansa, joten kysymykset ja niiden tyypit voivat vaihdella tarpeen mukaan. Jos ilmoittautumisia kerätään sekä itsepalveluportaalin kirjautuneilta käyttäjiltä että julkisen lomakkeen kautta, voidaan osa kysymyksistä (esim. nimitiedot) jättää lomakkeelta pois kirjautuneiden käyttäjien ilmoittautumisesta, jos ne […]
Massatapahtumien laskutus
Yleistä Massatapahtumat-moduuli mahdollistaa useiden erityyppisten tapahtumien luomisen, mikä luonnollisesti tarkoittaa myös sitä, että joskus niissä on laskutettavia kohteita, kuten sisäänpääsy- tai lounasmaksuja. On myös mahdollista, että itse päätapahtuma on ilmainen, mutta tilaisuudessa on alatapahtumia joihin sisältyy erilaisia maksuja. Massatapahtumamoduuli tarjoaa käyttäjille työkalut laskujen tekemiseen moduulin sisällä. Järjestelmä generoi laskut tapahtumaan liitetyllä tuotteella ja laskuttaa sitten […]
Massatapahtumien triggerit
Yleistä Massatapahtumien triggereillä voidaan hallita tapahtumaan liittyvää automaattista sähköpostiviestintää osallistujille sekä henkilöstöön merkityille kontakteille. Tyypillisimpiä triggereitä ovat osallistujille lähetettävät ilmoittautumisvahvistukset sekä muistutus tapahtumasta muutamaa päivää ennen tapahtuman alkua. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkit edellä mainituista tapauksista. Triggereitä voi olla useita per massatapahtuma, ja tarvittaessa niitä on mahdollista määritellä erikseen osallistujien tai henkilöstön eri rooleille tai eri […]
Matkalaskujen hyväksyntä
Matkalaskujen hyväksyntä Työntekijä voi kirjata matkalaskuja projektille omalle etusivulle lisättävällä widgetillä. Matkalaskuun liittyvät tuotteet ja laskujen hyväksyjät määritellään järjestelmän asetuksissa. Kun työntekijä on tehnyt matkalaskukirjauksen, tulee tästä ilmoitus hyväksyjälle. Jos matkalasku hyväksytään, lukittuu se käyttäjän tuntikirjauksiin, muussa tapauksessa matkalaskukirjaus on muokattavissa tuntikirjauksessa hyväksyntään asti. Matkalaskuhyväksynnän aktivointi Tuotteiden kiinnittäminen Pääkäyttäjä voi määrittää matkalaskuun liittyvät tuotteet kohdasta Asetukset → Lisäasetukset. Projektien […]
Mitä DNS tarkoittaa
Yleistä Ihmiset kirjoittavat verkkosivujen osoitteet tekstimuodossa, mutta tietokoneet kommunikoivat keskenään numeroilla. Ratkaisu tähän kommunikointiongelmaan on DNS. DNS (Domain Name System) on internetin nimipalvelujärjestelmä, jonka avulla verkkosivujen osoitteet, kuten esimerkiksi resources.crmservice.com muutetaan tietokoneille ymmärrettävään muotoon, eli IP-osoitteiksi. Se on siis eräänlainen internetin puhelinluettelo, jonka avulla tietokone osaa yhdistää antamasi verkkosivun osoitteen oikeaan kohteeseen numeron perusteella. DNS […]
Mitä SPF, DKIM ja DMARC merkitsevät sähköposteillesi?
Yleistä Turvallisesti perille saapuva sähköposti on yksi organisaatioiden ja yritysten tärkeimmistä viestintävälineistä. Koska roskaposti- ja phishing-hyökkäyksiä on kuitenkin paljon, myös lähettäjän tunnistaminen on erittäin tärkeää. Yksi keino tähän on käyttää yleisiä sähköpostin todennusprotokollia SPF, DKIM ja DMARC. Eri sähköpostipalveluntarjoajilla on omat sääntönsä, jotka määrittelevät, mitkä sähköpostit toimitetaan vastaanottajan postilaatikkoon ja mitkä kuuluvat roskapostiin, joten sääntöjä […]
Mobiiliasetukset
Mobiilikäyttöliittymän mukauttaminen CRM-järjestelmän mobiilisovelluksen asetuksia pystyy tarkastelemaan ja muokkaamaan kohdasta Asetukset → Muut asetukset -otsikon alta Mobiiliasetukset. Alla olevassa kuvassa näkyy asetukset, joita mobiilikäyttöliittymässä voidaan muokata. Mahdollisten muutosten jälkeen tulee aina muistaa painaa oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Profiilin oikeudet -kohdassa voidaan hallita eri profiilien käyttöoikeuksia eri moduuleissa. Oikeustasoja on neljää eri tyyppiä: L = lue (käyttäjä […]
Moduulimanageri
Moduulien valinta Pääset valitsemaan järjestelmässä (käyttöliittymässä) näkyvät ja toimivat moduulit kohdasta Asetukset → Moduulimanageri. Moduulimanageri näyttää oletuksena Moduulit-välilehden (ks. alla oleva kuva). Tässä näkymässä voi valita järjestelmässä näkyvät moduulit klikkaamalla ne aktiivisiksi (ruudussa ). Useimpien moduulien perässä on Asetukset-painike , jota painamalla pääsee kyseisen moduulin asetuksiin. (Moduulin asetuksiin pääsee tämän painikkeen lisäksi myös moduulista itsestään, katso esimerkiksi ohje Ulkoasueditori.)
Moduulin entiteettien numerointi
Moduulin entiteettien numerointi Yleistä CRM:n moduuleissa olevat entiteetit numeroidaan automaattisesti siinä järjestyksessä, kun ne luodaan. Jokaisella moduulilla on itsenäinen ja muista riippumaton numerointi. Oletuksena entiteetin numero koostuu alkuosasta, eli ns. prefixistä, sekä itse numerosta. Prefix on kaikille saman moduulin entiteeteille sama ja numero taas on juokseva. Prefix ei ole pakollinen, joten entiteettien numerointi voi myös […]
Moduulityökalu tekstiviestien lähettämiseen
Moduulityökalu tekstiviestien lähettämiseen ja automaattiset tekstiviestit Yleistä CRM:n kontakteille voidaan lähettää tekstiviestejä kahdella tavalla: tässä ohjeessa kuvatulla moduulityökalulla sekä kohderyhmien kautta. Molemmissa tapauksissa tekstiviestien lähettäminen on erikseen aktivoitava toiminto ja vaatii vapaata tekstiviestisaldoa toimiakseen. Tekstiviestejä lähettävälle moduulityökalulle määritellään etukäteen viestin sisältö sekä kontaktin kenttä, josta vastaanottajan numero haetaan. Viestit lähtevät aina kontakteille, mutta itse työkalu […]
Moduulityökalujen erikoisparametrit
Yleistä Moduulityökalujen toiminta on lähtökohtaisesti samanlaista CRM-servicen vanhan Legacy-käyttöliittymän ja uuden V2-käyttöliittymän välillä, ja näin ollen monet työkalut sopivat sellaisenaan käyttöön molemmissa versioissa. Muutama poikkeus on kuitenkin olemassa; tämä ohje esittelee nämä tapaukset sekä parametrit, joilla vastaava toiminto saadaan käyttöön uudessa käyttöliittymässä. Moduulityökaluista yleensä on lisätietoa ohjeissa Moduulityökalut sekä Moduulityökalujen parametrit ja määritykset. Ehdot […]
Moduulityökalujen parametrit ja määritykset
Yleistä Tässä ohjeessa käsitellään moduulityökalujen parametrien määrittämistä sekä muita eri moduulityökalujen vaatimia asetuksia. Moduulityökaluista yleisesti on ohjeessa Moduulityökalut. Parametrit Moduulityökaluun voidaan asettaa parametreja, joilla voidaan esimerkiksi tuoda/täydentää tietoa alkuperäiseltä entiteetiltä tai täyttää kenttiä halutuilla tiedoilla. Parametrit toimivat toisesta moduulista tietoa tuodessa kaavalla: kenttä, johon tuodaan tietoa={$kenttä, josta tuodaan tietoa} (esim. cf_1103={$cf_1499}). Kaava toimii aina vastaavalla […]
Moduulityökalun määrittäminen yksittäisten sähköpostien lähettämistä varten
Yleistä Moduulityökalu CRM2 Send email mahdollistaa sähköpostipohjien lähettämisen uudessa käyttöliittymässä yksittäisille yhteyshenkilöille. Voit myös sisällyttää asiakirjapohjan ja/tai tiedostoja Tiedostot-moduulista lähetettäväksi sähköpostin liitteinä. Työkalu voidaan aktivoida Kontaktit-moduulille ja mille tahansa moduulille, jolla on yhteys kontaktiin. Valittu sähköpostipohja voidaan lähettää automaattisesti sähköpostipohjassa ennalta määritetyllä sisällöllä, tai voit antaa käyttäjien määrittää aiheen manuaalisesti tai sisällyttää sähköpostiin manuaalisen viestin […]
Moduulityökalut
Moduulityökalut Tämä ohje käsittelee moduulityökaluja yleensä sekä niiden näkyvyys- ja ajoasetuksia. Työkalujen parametrien sekä mahdollisten muiden asetusten määrittämisestä on tarkemmin ohjeessa Moduulityökalujen parametrit ja määritykset. Moduulityökaluilla on mahdollista tuoda entiteetin kortille (= yhden entiteetin tiedot, esim. asiakaskortti) työkaluja, joilla voidaan käynnistää erilaisia toiminnallisuuksia – esimerkiksi voidaan luoda asiakkaalle työkalu, jota painamalla luodaan aktiviteetti tietyllä oletustilalla ja […]
Mukautettu verkkoliikenteen reititys CRM-serviceen
Kuten kaikki web-pohjaiset sovellukset, myös CRM-serviceen otetaan yhteys domain-nimellä, esimerkiksi yritys.crmservice.fi. Tämä osoite muutetaan verkkotasolla yhdeksi tai useammaksi IP-osoitteeksi, jotta tietokoneesi osaa ottaa yhteyden internetissä oikeaan osoitteeseen löytääkseen palvelun. Nämä IP-osoitteet voivat muuttua milloin vain ja DNS-palvelut vastaavat liikenteen ohjaamisesta oikeaan paikkaan. Jos sinun tarvitsee rajoittaa liikennöintiä CRM-serviceen käyttäen järjestelmän IP-rajauksia ja reitittää järjestelmän käyttäjät […]
Mukautetut taulukot
Mukautetut taulukot Lisätietojen asetuksissa voidaan muokata eri moduulien Lisätiedot-välilehtiä sekä luoda uusia mukautettuja taulukoita tarpeisiin sopivien listojen luomiseksi. Taulukot näyttävät hyvin samantyyppisiltä sekä toimivat samalla logiikalla kuin raporttigeneraattorilla tehdyt raportit (ks. lisää ohjeesta Raporttigeneraattori). Mukautetun taulukon luominen Mukautettu taulukko luodaan kohdassa Asetukset → Studio-otsikon alla Lisätietojen asetukset. Ensin listauksen vasemmasta yläkulmasta valitaan moduuli, jonka alle taulukko lisätään (ks. […]
Muotoiltu tekstikenttä
Yleistä Muotoiltu tekstikenttä on suunniteltu antamaan käyttäjälle suurempia vapauksia tekstin muotoilun suhteen Kuvaus-kentissä. Ominaisuuden voi kytkeä päälle Ulkoasueditorista, josta tekstikentän asetukset löytyvät sivun alaosasta. Aloitus Muotoillun tekstikentän käyttö Kun muotoiltu tekstikenttä on otettu käyttöön, voi tekstiä muokata seuraavilla tavoilla: Tekstin lihavointi Tekstin kursivointi Lisää linkki Lisää lista Lisää numeroitu lista
Myyntiorganisaation rakenne
Myyntiorganisaation rakenne CRM-service -järjestelmään konfiguroidaan hierarkinen myyntiorganisaatiorakenne. Järjestelmän käyttäjät liitetään tähän rakenteeseen eri organisaatiotasoille. Käyttäjän ei ole välttämätöntä kuulua myyntiorganisaatiorakenteeseen ja tällöin hänelle ei tule myöskään mitään käyttöoikeuksia mm. mukautettuihin raportteihin tai BI-raportteihin. Myyntiorganisaatiota voidaan konfiguroida kohdassa Asetukset → Myyntiorganisaatio. Myyntiorganisaatio on nelitasoinen. Tasot ylhäältä alaspäin ovat Asiakasvastuuyksikkö, Myyntikanava, Myyntiryhmä ja Myyntipiste. Kunkin tason alle voidaan […]
Myyntitilaukset
Myyntitilausten avulla käyttäjä voi luoda uusia Myyntitilauksia sekä luoda laskutuspohjia Massalaskutusta varten. Tässä on selityksiä muutamille Myyntitilauksissa yleisimmin esiintyville kentille: Tila – Pohjan tila määrittää myös luotavien laskujen aloitustilan. Eräpäivä – Laskujen eräpäivä. Aihe – Pohjan aihe, joka kopioituu myös laskuille. Laskutusyritys – Laskutusyritys, jota käytetään laskuilla. Tuoterivit – Rivit kopioidaan jokaiselle laskulle. Kieli – Laskujen kieli, jos käytössä. Pohja […]
Myyntitilausten toistuva laskutus
Myyntitilausten toistuva laskutus Yleistä Myyntitilauksille voidaan asettaa automaattinen toistuva laskutus. Tällä toiminnolla voidaan siis laskuttaa samaa asiakasta samoista tuotteista tai palveluista esimerkiksi kuukausittain tai vuosittain. Toistuvan laskutuksen muodostuslogiikka toimii takautuvasti, eli lasku muodostetaan aina laskutettavan kauden (kuukausi/kvartaali/vuosi) päätteeksi. Tätä havainnollistavat esimerkit ohjeen lopussa. Toistuvan laskutuksen määrittäminen Toistuvan laskutuksen pohjalle tehtävälle myyntitilaukselle määritellään samat tarpeelliset tiedot […]
Ohjeistus henkilöasiakkaan e-laskun tilaamiseen
Yleistä E-lasku on sekä laskuttajan että kuluttajan kannalta toimiva laskutusmuoto. Jos CRM:n kautta tapahtuvassa laskutuksessa on mahdollistettu kuluttajien e-laskutus, on hyvä varmistaa, että asiakkaat ovat myös tietoisia siitä, miten he voivat halutessaan tilata laskut verkkopankkiinsa. Tässä ohjeessa kuvataan esimerkki, jolla e-laskutuksesta kiinnostuneille kontakteille on mahdollista lähettää automatisoidusti sähköpostitse ohjeet e-laskun tilaamiseen. Tilanne kuvataan yhdistyksen näkökulmasta, […]
Suojattu: Ohjeluola
Otetta ei näytetä, koska artikkeli on suojattu.
Ostotilausten laskutus
Ostotilausten laskutus tarjouksen kautta CRM-service tarjoaa mahdollisuuden siirtää ostotilausten tuoterivit projektin Lisätiedot-välilehdeltä sellaisenaan tarjoukselle, josta jälleenlaskutus on mahdollista helposti. Kerralla on mahdollista siirtää suuri määrä tuoterivejä tarjoukselle ja näin varmistaa, että kaikki tiedot pysyvät samoina. Asetusten määritys Kohdassa Asetukset → Valintalistan muokkaus Tuotteet – Product Row Status. Tähän valintalistaan syötetyt arvot näkyvät Projektin Lisätiedot -välilehdellä Ostotilaus-blokin […]
Outlook Add-in käyttö
Outlook Add-in käyttö Ennen kuin Outlookin Add-inin käytön voi aloittaa, tulee pääkäyttäjän aktivoida se käyttäjälle käyttöön ohjeen Outlook Add-in käyttöönotto mukaisesti. Add-inin hallinta tapahtuu Outlookin Apuohjelmat-välilehdellä. Tällä välilehdellä on painikkeet mm. sisään- ja uloskirjautumiselle, manuaaliselle synkronoinnille ja asetuksille (ks. kuva alla). Tapahtumat Kun Outlookissa tehdään uutta kalenterimerkintää, sen yläpalkissa on oma CRM-service -työkalu CRM-tietojen lisäämistä varten (ks. kuva […]
Outlook Add-in käyttöönotto
Outlook Add-in käyttöönotto Outlook-tilin kalenteri ja sähköpostit voidaan synkronoida CRM:n kalenterin ja sähköpostien kanssa. Tätä varten tulee aivan ensimmäiseksi ladata ja asentaa Outlookiin CRM:n oma add-in (latauslinkki ohjeessa Outlook Add-in lataaminen). Kun add-in on asennettu, määritellään, mikä Outlook-tili ja kalenteri synkronoituu CRM:n kanssa. Outlookin yläpalkista valitaan välilehti Apuohjelmat/Add-ins. CRM-service -logoa painamalla avautuu lista add-inin toiminnoista, […]
Outlook Add-in lataaminen
Outlook Add-in CRM-servicen oman Outlook add-inin avulla on mahdollista synkronoida Outlook-tili CRM-tiliin. Synkronoinnin kohteina ovat kalentereiden tapahtumat ja tehtävät sekä sähköpostit liitteineen (Outlookista CRM:ään). Add-in tuo Outlookiin työkaluja CRM-tietojen lisäämiseksi uusiin kalenterimerkintöihin ja sähköposteihin mahdollistamaan sujuvan synkronoinnin. Toimintoihin kuuluu mm. Tapaamisten synkronointi Outlookin ja CRM:n välillä Sähköpostien synkronointi CRM-järjestelmään Mukautettujen kenttien käyttäminen sähköpostien segmentoinnissa Määritykset […]
Outlook Add-in MSI-pakettina
Outlook Add-inin asennus MSI-pakettina Outlook Add-inin MSI-pakettina (pakattuna ZIP-pakettiin) voi ladata seuraavasta linkistä: Outlook Add-in (v. 7.53). Paketin asennus komentoriviltä tapahtuu seuraavalla komennolla: msiexec /i CRMOutlookAddinSetup.msi /quiet Outlook Add-inin asetukset voidaan laittaa valmiiksi ilman käyttäjän nimeä ja salasanaa. Tämän jälkeen XML-tiedosto voidaan jakaa muiden käyttäjien koneille. Tiedosto on sijainnissa: C:\Users\*user*\AppData\Roaming\CRM-service\OutlookAddIn\Settings.dat Settings-tiedoston jakeluohjeet ovat seuraavat: Pääkäyttäjä asentaa […]
Pikakatselutoiminto
Yleistä Tavoitteena on nähdä nopeasti tietoja mistä tahansa relaatiosta, kuten Asiakkaista, Kontakteista, Laskuista, ilman että niitä tarvitsee avata. Suurennuslasi +-merkillä avaa ikkunan jossa on valitut kentät. Kentät, jotka näkyvät pikanäkymässä: Esimerkkinä, Asiakas on määritetty Asiakkaas-moduulissa, ja niitä näytetään aina kaikissa moduuleissa. Jos käyttäjällä ei ole profiilioikeutta nähdä kenttää, hän ei näe sitä myöskään pikanäkymässä. Kuinka […]
Portaalien asetukset
Portaalien asetusten määrittäminen Yleistä Itsepalveluportaali on CRM:n portaali, johon voidaan aktivoida pääsy yrityksen omille asiakkaille. Portaalissa näytettäviä moduuleja sekä näiden kenttiä ja muita tietoja voidaan suurimmilta osin määrätä itse CRM:n puolella. Tämän lisäksi CRM:ssä voidaan myös luoda tarvittaessa useampia portaaliprofiileja, joille voidaan määrittää näkyviin eri määrä tietoja (esim. vain asiakasyritysten pääyhteyshenkilöt voivat muokata yrityksen yhteystietoja, […]
Portaalioikeuksien hallinta
Yleistä Loppuasiakkaiden pääsyä itsepalveluportaaliin on mahdollista hallita joko manuaalisesti tai automatisoidusti. Manuaalisessa hallinnassa tunnukset aktivoidaan CRM:ssä kontaktikortille lisättävällä elementillä, jossa määritellään paitsi tunnusten varsinainen aktiivisuus, myös muun muassa portaaliprofiili, joka määrittää tarkemmin kontaktin oikeuksia nähdä moduuleja ja kenttiä portaalissa (profiilien määrittämisestä tarkemmin ohjeessa Portaalien oikeudet). Portaalioikeuksien lisäys tai poisto on myös mahdollista automatisoida työnkulkujen avulla; […]
Portaalit ja kanavat asiakaspalvelun automatisointiin
Yleistä CRM-palvelu tarjoaa useita asiakkaiden itsepalveluportaaleja ja työkaluja sähköpostimarkkinointiin sekä Contact Portalin toimintoihin. Asiakaspalvelu toimii portaalien, tekstiviestien, sähköpostien ja laadunvarmistustoimintojen kautta. TEHOKKUUTTA ASIAKASKOHTAAMIKSEN JA ITSEPALVELUN HALLINTAAN
Projektien asetukset
Yleistä Projekteihin liittyviin toimintoihin on mahdollista tehdä monipuolisia oikeusrajauksia Profiilien asetuksissa sekä Lisäasetuksissa. Asetusten perusteella voidaan sallia tai piilottaa jotakin toimintoja peruskäyttäjiltä, esimerkiksi heidän projektiin liittyvän toimenkuvansa mukaan. Pääkäyttäjällä on aina oikeus kaikkiin projektien toimintoihin asetuksista huolimatta ja riippumatta siitä, onko pääkäyttäjä liitetty projektiin. Profiilikohtaiset asetukset – Kulut Kohdassa Asetukset → Profiilit voidaan määrittää projektin kulujen […]
Projektit
Yleistä Projekteja voidaan käyttää helpottamaan suurtenkin projektien hallitsemista. Projekteja hyödynnetään esimerkiksi projektin kulujen seuraamisen ja tuntien kirjaamisen yhteydessä. Projekteihin lisätään siihen kuuluvat henkilöt, jotka voivat sitten kirjata projektiin liittyvät työtunnit. Projekteihin on saatavilla monenlaisia eri asetuksia, joista on oma ohjeartikkelinsa. Aloitus Kuvaamme uuden projektin aloittamisen. Ohjeet on jaettu pikaoppaaseen, joka kattaa perusasiat ja sen jälkeen […]
Prosessikaavio
Yleistä Prosessikaaviolla eli prosessinuolellla pystytään näyttämään kentän arvot visuaalisemmin. Prosessikaavion pystyy aktivoimaan vain kenttiin mikä tyyppi on valintalista. Prosessikaavion avulla kentän arvoa pystytään muuttamaan yhdellä klikkauksella. Tässä ohjeessa aktivoidaaan prosessikaavio Tarjoukset-moduuliin tajouksen-tila kenttään. Prosessikaavion käyttöönotto Prosessikaavio aktivoidaan vanhan käyttöliittymän puolella Ulkoasueditorissa. Aluksi mennään tarjoukset-moduuliin, -painikkeesta päästään ulkoasueditoriin. Ulkoasueditorissa klikataan tarjouksen tila kentän oikeassa reunassa […]
Raporttigeneraattori
Raporttien katseleminen ja jakaminen Raporttigeneraattorilla voidaan luoda raportteja yhdistelemällä tietoja eri moduuleista ja näin päästä syvemmälle kiinni CRM-dataan sekä saada aineistoa erilaisten päätösten tueksi. Generaattorilla luotuja raportteja voi tarkastella suoraan selaimessa klikkaamalla raporttia raporttien aloitussivulla (ks. kuva alla). Raportteja on mahdollista ladata myös omalle koneelle Excel- tai CSV-muodossa. Jokaiselle raportille voidaan aktivoida mukautus, jonka kautta raportin […]
Release Notes
Viimeisimmät päivitykset CRM-servicessä Elokuun 2023 päivityksestä alkaen julkaisemme päivitystiedotteet sekä englanniksi että suomeksi. Tätä aiemmat tiedotteet löytyvät sivuston englanninkielisestä versiosta. Lue release noteja englanniksi täältä
REST-rajapinta
REST-rajapinta Yleistä Integraatioita CRM-servicen ja kolmannen osapuolen sovellusten välillä voidaan toteuttaa entistä laajemmin ja yksinkertaisemmin REST-rajapintamme avulla (SOAP-rajapinnan rinnalla). REST-rajapinnan kautta toimivat sekä luku- että kirjoitustoiminnot. REST-rajapinnan testaus Jokaisella CRM-service-ympäristöllä on kehittäjiä varten oma testikäyttöliittymä REST-rajapinnan testaamiselle. Testikäyttöliittymään pääsee käsiksi lisäämällä oman CRM:n osoitteen perään /api/v1/docs – esimerkiksi siis ”demo.crmservice.fi/api/v1/docs”. Käyttöliittymään kirjaudutaan CRM-käyttäjätunnuksella ja salasanalla alla olevan kuvan […]
Rivien mukautetut kentät
Rivien mukautetut kentät Järjestelmässä on neljä moduulia, jotka sisältävät rivitason tietoja. Nämä moduulit ovat Myyntitilaukset (Sales Orders), Ostotilaukset (Purchase Orders), Tarjoukset (Quotes) sekä Laskut (Invoice). Rivitaso sisältävät lähtökohtaisesti vain järjestelmän vakiorivikentät, mutta riveille on myös mahdollista tehdä uusia custom-kenttiä tarpeesta riippuen. Luonti sekä ylläpito Rivitason kenttiä luodaan Asetukset → Tuoterivien kentät Uusi kenttä luodaan Lisää […]
Sähköinen allekirjoitus
Yleistä Sähköinen allekirjoitus on CRM-serviceen aktivoitava erillinen kokonaisuutensa, jonka avulla koko allekirjoitusprosessi dokumenttien hallinnasta allekirjoittamiseen ja allekirjoitettujen dokumenttien tallentamiseen voidaan hoitaa CRM:n sisällä. Sähköisen allekirjoittamisen aktivoimista varten ei tarvita erillistä sopimusta: voimassa oleva CRM-servicen sopimus kattaa myös sen. Teknologisena kumppanina sähköisessä allekirjoituksessa toimii ruotsalaisyhtiö Scrive. Yllä oleva video kuvaa esimerkin yksinkertaisesta allekirjoitusprosessista CRM:ssä.
Sähköpostipohjat: Linkkien testaaminen
Yleistä Sähköpostipohjaan laitetut linkit toimivat yleisesti ottaen moitteettomasti, kunhan vain linkin osoite on oikein. Mikäli haluat kuitenkin varmistua siitä, että sähköpostipohjan jokainen linkki toimii varmasti oikein, voit käyttää seuraavia ohjeita linkkien testaamiseen. Käytössä on kaksi eri vaihtoehtoa, joista käyttäjä voi valita itselleen mieluisamman vaihtoehdon. Pikaopas Paina linkkiä hiiren oikealla painikkeella ja kopioi se valitsemalla kopio […]
Sähköpostipohjat: Massapostituksen lähettäminen
Yleistä Massapostituksen avulla voidaan lähettää sähköpostia suurillekin vastaanottajaryhmille suoraan CRM:stä. Massapostitus-moduuli huolehtii lähetysprosessin viimeisestä vaiheesta – eli sähköpostien lähettämisestä – joten ennen sitä tulee varmistaa, että lähetettävä sähköposti ja kampanja (eli vastaanottajajoukko) ovat aktiivisia ja lähetysvalmiita. Aloitus Uusi massapostitus luodaan Massapostitukset-moduulissa. Luonnin yhteydessä siihen liitetään käytettävä kampanja ja sähköposti. Tarvittaessa nämäkin voi luoda massapostituksen luomisen yhteydessä. […]
Sähköpostipohjat: Sähköpostien luominen
Yleistä CRM:n uuden käyttöliittymän Sähköpostipohjat-moduulissa on sisäänrakennettu editori sähköpostien luomiseen. Editori toimii helposti ja visuaalisesti drag-and-drop-periaatteella, jolloin sähköpostin rakentaminen ei vaadi HTML-osaamista. Tämän lisäksi editori pitää huolta automaattisesti sähköpostin toimimisesta erilaisilla päätelaitteilla ja esikatselutoimintojen avulla pystyy etukäteen tarkistamaan, miltä sähköposti näyttää esimerkiksi mobiililaitteilla. Sähköpostipohjat sekä varsinaiset lähetettäviksi tarkoitetut sähköpostit rakennetaan ja säilytetään samassa moduulissa; käytännössä […]
Sähköpostiskanneri
Sähköpostiskannerin käyttöönotto Sähköpostiskanneria voidaan käyttää luomaan tukitikettejä CRM:ään tiettyyn sähköpostiosoitteeseen saapuneista sähköposteista. Skannerille määrättyjen ehtojen ja toimintojen avulla on mahdollista tunnistaa skannattavat sähköpostit ja suorittaa näille oikeat toiminnot tikettien luomiseksi. Kun skanneri on toiminnassa, on myös mahdollista vastata asiakkaan tikettiin CRM:ssä niin, että vastaus lähetetään asiakkaalle sähköpostivastauksena. Uuden skannerin luominen HUOM! Sähköpostiskannerin käyttö Gmail-tilillä […]
Salasanan resetointiasetukset
Yleistä Salasanan resetointiasetukset mahdollistavat sen, että käyttäjät voivat vaihtaa salasanansa Unohditko salasanasi -toiminnolla. Mikäli tätä toimintoa ei ole aktivoitu, eivät käyttäjät pysty itse vaihtamaan omia salasanojaan järjestelmässä. Aloitus Salasanan resetoinnin saa aktivoitua asetuksista kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Turvallisuusasetukset. Muokataksesi turvallisuusasetuksia täytyy asetuksissa siirtyä muokkaustilaan klikkaamalla ”Muokkaa”-painiketta, joka löytyy sivun alusta oikealta. Pikaopas Mene Lisäasetuksiin […]
Sidosryhmät
Sidosryhmien luonti ja hallinta Sidosryhmiä voidaan käyttää erilaisten linkitysten luomiseen CRM:ssä. Niiden tarkoitus on helpottaa erinäisten yritys- ja kontaktilinkitysten näkyvyyttä ja käsittelyä, sillä kaikkia linkityksiä ei ole mahdollista nähdä suoraan entiteetin perustiedoista. Sidosryhmää voidaan esimerkiksi käyttää tilanteessa, jossa yksittäinen kontakti on pääasiallisen yrityksensä lisäksi mukana myös toisen yrityksen hallituksessa; kontaktia ei voida liittää suoraan tämän […]
SOAP-rajapinta
SOAP-rajapinta Yleistä SOAP on osa CRM-servicen tarjoamia avoimia Web Service -rajapintoja. Tämä dokumentti pitää sisällään yleiskatsauksen kolmannen osapuolen sovellusten käyttöön yhdessä CRM-järjestelmän kanssa. Ajantasalla olevat tekniset tiedot ja palvelukuvaukset löytyvät aina web-dokumentaatiostamme: https://<Yrityksen CRM-servicen URL>/CrmIntegrationWebservice/ Jos SOAP-pohjaiset web-palvelut eivät ole entuudestaan tuttuja, voi olla hyödyksi lukea aiheesta taustatietoja. Alla on kuitenkin lyhyt kuvaus, mitä SOAP ja […]
Suodattimen ehdot – Kattava opas
Suodattimen ehdot Yleistä Suodattimen ehdot asetetaan sen jälkeen, kun halutun suodattimen kentät on määritetty. Ne rajaavat listanäkymässä näkyviä tietoja. Huomaa, että kun käytät monen relaation sisältävää kenttää ehdoissa, järjestelmä antaa sinulle seuraavan ilmoituksen: Aloitus Näkymässä, jossa suodattimia luodaan ja muokataan, kenttäehdot ovat kolmas välilehti vasemmalta. Ehdossa tarvittava kenttä voidaan valita ja vetää näkymän oikeasta reunasta […]
Suodattimet moduuleissa
Voihan turkanen, tämä ohje siirtyi eläkkeelle suodatinuudistusten myötä. Hätä ei ole kuitenkaan tämän näköinen, sillä uudistuneiden suodattimien ohjeet löytää täältä.
Suodattimet: KPI
Yleistä KPI on osa suodattimien asetuksia ja sen antamat tiedot tulevat lukemiksi suodattimen ylälaitaan. KPI:n avulla voidaan näyttää tarkempaa dataa erilaisilla tyyleillä. KPI-kohtia pystyy luomaan maksimissaan kolme ja ne tulevat näkyviin sivun yläreunaan. KPI:tä hyödyntäen voidaan seurata sitä, kuinka tehokkasti organisaatio saavuttaa liiketoiminnalle asettamansa tavoitteet. KPI:llä pystytään tekemään seuraavat asiat: Vertaamaan arvoja keskenään Näyttämään arvoja […]
Tägit moduulityökalujen lähettämissä sähköposteissa
Tägit moduulityökalujen lähettämissä sähköposteissa Tägejä käytetään esimerkiksi sähköpostipohjissa sekä tietyissä sähköpostia lähettävissä moduulityökaluissa. Tämä ohje käsittelee moduulityökalussa käytettäviä tägejä. Muiden työkalujen tägien käyttöä esitellään omissa ohjeissaan, joihin pääsee siirtymään klikkaamalla yllä olevia linkkejä. Moduulityökaluja, joilla voidaan lähettää sähköposteja esimerkiksi kontaktille, käyttäjälle tai erikseen määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen on useita. Monissa tapauksissa sähköpostiviestin sisältö määritellään erillisellä sähköpostipohjalla. Sen […]
Tapahtumat
Tapahtuman luominen ja muokkaus Tässä ohjeessa käsitellään tapahtumia (kalenterimerkinnät). Yleistä tietoa aktiviteeteista ja Kalenteri-moduulista on enemmän ohjeessa Aktiviteetit. Tapahtuman voi luoda useissa eri paikoissa omista asetuksista ja tarpeista riippuen. Vaihtoehtoina ovat seuraavat tavat: Kalenteri-moduuli (aina mahdollinen, kuvataan alla tarkemmin) Eri moduulien entiteettien Lisätiedot-välilehden Aktiviteetit-osio, jossa klikataan Uusi Tapahtuma -painiketta (käytettävissä vain, jos Aktiviteetit-listaus on aktivoitu kyseiseen moduuliin. […]
Tiedostokokojen rajoitukset CRM-servicessä
Tiedostojen kokorajoitukset Tiedostojen kokorajoitukset ovat seuraavat: Suoraan järjestelmään liitettynä: 25 MB Web Service API:a käyttäessä: 25 MB Liittäessä kuvia tai muita tiedostoja sähköposteihin massapostiportaalissa: 5 MB Outlook Add-iniä käyttäessä: 6 MB.
Tietosuojaseloste
Palveluiden tietosuojaseloste Tämä tietosuojaseloste koskee palveluita, joiden tuottaja on suomalainen osakeyhtiö CRM-service Oy, jonka Y-tunnus on 2132453-0 (myöhemmin ”CRM-service”, ”me”, ”Yritys”). Se koskee myös kaikkia meidän tytäryhtiöitämme. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten käsittelemme henkilökohtaisia tietoja. Me pyrimme varmistamaan, että henkilökohtaiset tietosi pysyvät salaisina. Kaikkia tietoja jota keräämme käytetään vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka kuvataan tässä dokumentissa, palvelukohtaisissa […]
Tietoturva – IP-pääsyoikeudet
IP-pääsyoikeuksien hallinta IP-pääsyoikeuksia voi luoda kohdassa Asetukset → IP-pääsyoikeudet. Mikäli olemassa olevia pääsyoikeuksia (kieltoja tai sallittuja ip-osoitteita) ei ole, järjestelmä sallii pääsyn kaikista IP-osoitteista. Lähtökohtaisesti oletuksena kuitenkin on CRM-service palveluntoimittajan omat IP-osoitteet, jotka ovat tyyppiä Permanent. Kaikista oikeuksien muutoksista (luominen, muokkaus ja poisto) tallentuu merkintä tietokantaan, josta CRM-service palveluntuottajan on mahdollista tarkastaa tehtyjä muutoksia. Uuden säännön lisäämien onnistuu painamalla […]
Tietueen kentän muutosloki
Yleistä Kun toiminto on käytössä, tietueen kentän muutoslokin avulla järjestelmä näyttää entiteettikortin tiettyyn kenttään tehdyt muutokset. Tietueen kentän muutoslokit näyttävät kentän arvon muutokset, kuka kenttää on muuttanut, milloin kenttään on tehty muutoksia ja kuinka kauan yksittäinen muutos on ollut käytössä. Aloitus Pääkäyttäjä hallinnoi tietueen kentän muutoslokia. Tämä tarkoittaa, että peruskäyttäjät voivat tarkastella tietoja vain, jos […]
Tuotekohtainen komissio
Tuotekohtainen komissio Tämä ohje käsittelee tuotekohtaisen provisioryhmätyypin sekä tähän liittyen tuotteiden asetuksia. Tuotekohtaisen provisioryhmän luominen ja hallinta tapahtuu muiden provisioryhmämallien tapaan kohdassa Asetukset → Provisioryhmät. Tuotekohtaisessa komissiossa itse provisioryhmälle ei ole nimeä ja ryhmän tyyppiä (Product based commission) lukuunottamatta erillisiä asetuksia. Tämän mallin provisiolaskennassa jokaiselle tuotteelle, josta provisiota maksetaan, määritellään tuotteen omiin tietoihin provisioprosentti. Näitä tuotekohtaisia […]
Tuotevalintaikkunan asetukset
Tuotevalintaikkunan asetukset Tuotevalintaikkunassa näytettävät kategoriat ja kentät voidaan määritellä asetuksissa. Käytettävissä ovat tuotteen kiinteät kategoriat, ja näin tuotevalintaikkunan haussa voi hyödyntää sekä Etsi-kenttää että kategorioita tuotteiden rajaamiseksi. Tuotevalintaikkunan asetukset löytyvät kohdasta Asetukset → Lisäasetukset. Lisäasetuksien kohdassa Tuotevalintaikkunan asetukset voi määrittää kaikki tuotevalintaikkunaa koskevat asetukset. Näytä valintalista -kentissä voi määrittää, mitkä kiinteät kategoriat näytetään tuoteikkunassa ja joita voidaan näin […]
Tuotteet
Yleistä Tuotteet-moduuli edustaa kaikenlaisia laskutettavia asioita. Nämä voivat olla varastotuotteita, tuotteita joita on rajaton määrä tai asioita kuten työtunteja. Tuotteita käytetään monissa toiminnallisuuksissa ja erilaisiin tuotteisiin on saatavilla useita erilaisia asioita. Tuotteita voi myös tarjota eri hintaan tietyille asiakkaille hyödyntämällä hinnastoja. Aloitus Uuden tuotteen voi lisätä helposti järjestelmään Tuotteet-moduulissa. Pikaopas Luo uusi tuote painamalla . […]
Turvallisuusasetukset
Turvallisuusasetukset Pääkäyttäjä pystyy hallitsemaan brute-force asetuksia sekä salasana-asetuksia kohdassa Asetukset → Turvallisuus. Alla olevassa kuvassa on näkymä turvallisuusasetuksista. Brute-force -asetuksilla kohdassa Brute force protection voidaan määritellä, kuinka monen epäonnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen IP-osoite estetään ja kuinka pitkäksi aikaa. Whitelistiin voidaan merkitä sallitut IP-osoitteet pilkuin erotettuina. Kirjautumisen vanhentumisessa määritellään aika, kuinka kauan käyttäjä voi olla sisäänkirjautuneena järjestelmään tekemättä mitään. Vanhentumisajan voi […]
Turvallisuusyhteenveto
Tämä dokumentti toimitetaan vain englanninkielisenä. Security Overview CRM-service Oy recognizes that the confidentiality, availability and integrity of our customers’ information are vital to their business operations. We use a multi-level security approach to protect key information, constantly monitoring and improving our application, systems and processes to meet the growing demands and challenges of security. This […]
Työjono
Työjono Työjonon avulla entiteettejä voidaan hallita hyväksyttämällä entiteetti CRM-käyttäjällä ennen kuin se vapautetaan eteenpäin. Työjono toteutetaan aina asiakastyönä, mutta pääkäyttäjä pystyy sen jälkeen hallitsemaan työjonojen käyttöoikeuksia. Uudelle työjonolle määritetään, mikä tieto lukitaan, kenelle tiedon halutaan menevän tarkasteltavaksi ja mitä tämän jälkeen tapahtuu. Työjonoja voidaan liittää toisiinsa. Tämä mahdollistaa esimerkiksi entiteetin hyväksyttämisen eri osastoilla: ensimmäisenä voidaan […]
Työnkulku
Yleistä Työnkulkuja voidaan käyttää useiden toimintojen automatisointiin moduuleissa. Työnkulut käynnistyvät kohdemoduulin kenttiin tehdyistä muutoksista – esimerkiksi kun potentiaalin vaihe muutetaan ”voitetuksi” tai kun asiakkaan määritettyä käyttäjää on muutettu. Kun työnkulku käynnistyy, se voi esimerkiksi lähettää sähköpostia, luoda toiminnon, ajaa halutun moduulityökalun tai mahdollisesti käynnistää mukautetun toiminnon. Työnkulun määrittäminen Työnkuluilla on mahdollista automatisoida erilaisia toimintoja eri […]
Ulkoasueditori
Ulkoasueditori Yleistä Jokaisen moduulin ulkoasu voidaan muotoilla aina vastaamaan moduulin käyttöön liittyviin tarpeisiin. Moduulin entiteettikortit, eli esimerkiksi Asiakkaat-moduulissa yksittäisen asiakkaan tiedot, koostuvat käytännössä blokeista sekä näiden alle kootuista kentistä. Kenttiä voidaan muokata, lisätä, piilottaa ja poistaa, sekä lisäksi niiden ryhmittelyä ja keskinäistä järjestystä blokissa voidaan muuttaa. Tällä tavoin moduulissa olevien entiteettien tiedot voidaan esittää mielekkäästi […]
Vaihda salasana
Yleistä Salasanoja käytetään käyttäjätilien suojaamiseen ja tästä johtuen ihmisten tulisikin käyttää vahvoja salasanoja. Oletuksena käyttäjät saavat ensimmäisen salasanansa sähköpostitse alkaessaan käyttää järjestelmää. Aika ajoin tulee kuitenkin tarve salasanan vaihtamiselle, joten esittelemme tässä oppaassa vaihe vaiheelta kuinka se tehdään. Start Salasanan vaihto tehdään kirjautumissivulla ennen järjestelmään kirjautumista, sillä vahvistus toteutetaan sähköpostitse tai sähköpostin ja tekstiviestin yhdistelmällä […]
Valintalistat
Valintalistat Valintalistojen arvojen muokkaaminen ja luominen yksitellen CRM-service -järjestelmässä eri moduuleissa olevien valintalistojen muokkaus tapahtuu Ulkoasueditorissa, johon pääsee painamalla -painiketta moduulissa. Ulkoasueditorissa valintalista-kentät nähdään siitä, että kentän tyyppinä lukee valintalista ja sen vieressä on -painike, josta klikkaamalla pääset muokkaamaan valintalistan arvoja. Tämän jälkeen otsikon alla olevasta vasemmanpuolimmaisesta pudotusvalikosta voidaan valita moduuli, jonka valintalistoja halutaan tarkastella ja […]
Valuutat rooleille ja provisioille
Valuuttojen kiinnittäminen rooleihin ja provisioihin Roolien käytettävissä olevia ja provisioissa sovellettavia valuuttoja voi määrittää kohdassa Asetukset → Valuutat rooleille ja provisioille. Asetuksissa määrätään roolikohtaisesti, mitkä valuutat ovat eri moduulissa roolin mukaisten käyttäjien nähtävillä ja käytettävissä (ks. kuva alla). Provision kohdalla valuuttoja voi olla vain yksi. SO = myyntitilaus, INV = lasku, QUOTE = tarjous, PROD = tuote, PROV = […]
Valuuttojen määrittäminen
Valuuttojen määrittäminen Pääset lisäämään, muokkaamaan ja poistamaan tarjouksella, myyntitilauksella ja laskulla käytettäviä valuuttoja kohdassa Asetukset → Valuutat. Valuuttalistauksessa näkyy järjestelmään lisätyt valuutat (ks. kuva alla). Euro on järjestelmän oletusvaluutta ja sitä ei pysty muokkaamaan tai poistamaan. Muiden lisättyjen valuuttojen kohdalla Työkalut-sarakkeessa on painikkeet muokkaamiselle ja poistamiselle . Uuden valuutan voi lisätä painamalla Uusi valuutta -painiketta. Valuutalle määritellään […]
Varastonhallinta
Varastonhallinta Yleistä Tuotteiden määrää on mahdollista seurata asettamalla niitä varastoseurantaan. Kun varastoseuranta aktivoidaan tuotteelle, ostotilaukset ja myyntitilaukset, joilla tuote esiintyy, lisäävät ja vähentävät sen määrää varastossa. Seurannan avulla on myös mahdollista esimerkiksi asettaa järjestelmä hälyttämään silloin, kun tuotetta on vähäisesti varastossa. Seurannan aktivoiminen Jotta tuotteen varastosaldoa voi seurata, täytyy ensiksi asettaa osto- ja myyntitilaukset vaikuttamaan […]
Verkkolaskut – Käyttöönotto
Verkkolaskutus CRM:stä (Maventa) Yleistä E-laskutus tehostaa laskujen lähetystä, sekä vähentää laskujen käsittelytyötä ja lähetystä. Laskut saavuttavat nopeasti asiakkaan ja pysyvät tallessa verkkopankissa – ei siis enää hävinneitä laskuja. E-laskut helpottavat myös kuluttajan laskujen maksua. Kuluttajan ei tarvitse itse syöttää laskun tietoja verkkopankkiin, vaan ne tulevat sinne automaattisesti ja pelkkä laskun hyväksyminen laskun maksamiseen riittää. E-laskun aktivointi Kun e-laskutus […]
Verkkolaskut – Virhetilanteet
Yleistä Verkkolaskun lähetys tapahtuu käytännössä neljässä vaiheessa: Lasku muodostetaan ja lähetetään CRM:stä. Lasku lähtee CRM:stä lähettäjän operaattorille, joka tarkistaa laskun lähettäjän tiedot. Lähettäjän operaattorilta lasku siirtyy vastaanottajan operaattorille, joka etsii laskun lähetystietojen perusteella oikean vastaanottajan. Lasku siirtyy vastaanottajan operaattorilta vastaanottajalle. Edellä mainittu prosessi sujuu ongelmitta, jos laskun lähettäjän ja vastaanottajan tiedot sekä verkkolaskusopimukset ovat kunnossa. […]
Veromääritykset
Verojen määrittäminen Tarjouksella, Myyntitilauksella ja Laskulla käytettäviä veroasetuksia voi lisätä, muuttaa ja poistaa kohdassa Asetukset → Verolaskuri. Verolaskurin perusnäkymässä nähtävillä ovat järjestelmään lisätyt verot (ks. kuva alla). Veroluokan voi aktivoida käyttöön tai ottaa pois käytöstä klikkaamalla veron perässä olevaa valintaruutua. Veroprosenttia pääsee muokkaamaan painamalla painiketta Muokkaa.
Web Service -rajapinnat
Web Service -rajapinnat Yleistä CRM-service tarjoaa avoimet REST- ja SOAP-rajapinnat integraatioiden toteuttamista CRM:n ja kolmannen osapuolen palveluiden välille. Tietoa rajapinnoista sekä ohjeet niiden ajantasaisiin dokumentaatioihin pääsemikseksi on rajapintojen omilla ohjesivuilla: SOAP-rajapinta REST-rajapinta
Web Service API-avaimet
Web Service API-avainten hallinta CRM-servicen API-avainten avulla voidaan sallia ja mahdollistaa ulkoisten palveluiden integroiminen CRM-järjestelmän kanssa. API-avainten hallinta tapahtuu kohdassa Asetukset → Webservice API avaimet. API-avainten asetuksissa voidaan luoda uusia, poistaa vanhoja ja lukita olemassaolevia API-avaimia, sekä antaa avainkohtaisia oikeuksia webservice-metodeihin. Uuden avaimen luominen Uusi API-avain luodaan painamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi API avain -painiketta. Uuden avaimen käyttötarkoitus […]
Webhooks
Kuinka webhook luodaan CRM-servicessä CRM-servicen työkalu webhookien rakentamiseen on moduulityökalu nimeltä ”Run HTTP Request” (katso kuva alla). Tämä työkalu voidaan aktivoida missä tahansa moduulissa ja kun sitä klikataan, se käynnistää halutun HTTPS-pyynnön. Run HTTP Request moduulityökalu Moduulityökalut rakennetaan valitsemalla Asetukset -> Moduulityökalut -> Lisää työkalu. Siellä näet ensin työkalun perustiedot ja Display-asetukset, joita voit muokata […]
Whiteboard-suunnittelija
Yleistä Whiteboard-suunnittelja on etusivulle asetettu Kanban-näkymä, jossa käyttäjä voi vedä ja pudota -mekaniikalla järjestellä Whiteboardiin yhdestä moduulista lisättyjä entiteettejä valintansa mukaan. Whiteboard lisätään etusivulle samaan tapaan kuin muutkin etusivun widgetit. Whiteboard voidaan jakaa muille käyttäjille jaetun etusivun kautta. Aloitus Whiteboard lisätään omalle kotisivulle menemällä muokkaustilaan ja valitsemalla lisää uusi elementti. Tämän jälkeen Valitaan Elementti-pudotusvalikosta Whiteboard ja […]
Widgetit: Työtuntien raportointi
Yleistä Käyttäjät voivat lisätä widgettejä järjestelmänsä etusivulle ja kaksi noista widgeteistä linkittyvät työtuntien kirjaamiseen. Nämä widgetit ovat Tuntikirjaus ja Työtunnit. Tuntikirjausta voi käyttää seuraamaan tehtyjä tunteja eri projekteissa. Työtunnit-widget puolestaan antaa yhteenvedon näistä tunneista sekä matkalaskuista. Aloitus Voit lisätä molemmat widgetit helposti etusivullesi noudattamalla seuraavia pikaoppaan vaiheita: Mene järjestelmäsi etusivulle. Paina Muokkaa. Paina Lisää uusi […]
WordPress Plugin – käyttöönotto ja käyttö
Yleistä CRM-service tarjoaa asiakkailleen käyttöön maksuttoman WordPress-lisäosan eli connectorin, jolla WordPress-sivustojen lomakkeiden kautta saatavat tiedot voidaan tuoda automaattisesti myös CRM:ään. Lomakkeilta voidaan luoda uusia liidejä tai potentiaaleja, joita voidaan suoraan hyödyntää CRM:ssä käsiteltävissä myynti-, tuki- tai markkinointiputkissa. Connector on yhdistettävissä seuraaviin WordPressin lomakkeisiin: WP Libre Form Gravity Forms Contact Form 7. Connectoria käyttöönottaessa on tärkeää ottaa […]
Ylävalikon ylläpito
Ylävalikon ylläpito Yleistä Järjestelmän päärunko rakentuu järjestelmän ylälaidassa näkyvän valikon ympärille. Valikkoa käytetään järjestelmässä liikkumiseen ja kun se kootaan loogiseksi, tukee se myös käyttäjien päivittäistä työtä järjestelmän parissa. Ylävalikoiden ja niiden alla olevien valikon kohtien näkyvyyttä voidaan rajata profiileittain, jolloin eri käyttäjäryhmille voidaan tuoda esiin vain heille tarpeelliset moduulit ja toiminnot. Valikon muokkaaminen ja ylläpito […]
Yleiset sopimusehdot
Päivitetty: 11.3.2019 CRM-PALVELUN KÄYTTÖEHDOT SOVELTAMINEN Näitä yleisiä käyttöehtoja sovelletaan CRM-service Oy:n CRM-service -palveluun (”CRM-palvelu”). Asiakas voi hankkia CRM-palvelun joko CRM-service Oy:ltä tai sen jälleenmyyjältä. Asiakas sitoutuu käyttämään CRM-palvelua näiden käyttöehtojen, lain ja hyvän tavan mukaisesti. Kaikista Asiakkaan pyytämistä lisätöistä sekä käyttöönotto-, kehitys-, asennus-, koulutus- ja muista Toimittajan mahdollisesti tuottamista palveluista sovitaan erikseen. LUETHAN NÄMÄ SOPIMUSEHDOT […]
Yleistä itsepalveluportaalista
Itsepalveluportaali — Mikä se on? CRM-servicen itsepalveluportaalin (Self-Service Portal) keskeisin tarkoitus on toimia palvelualustana asiakkaille. Portaalin käyttäjiä ovat siis yrityksen omat asiakkaat, eli henkilöt, joiden tietoja on tallennettu CRM:ään kontakteina. Portaalin käyttötarkoitus voi vaihdella paljonkin tarpeen mukaan. Portaali voi toimia esimerkiksi alustana koulutusilmoittautumisille ja/tai tukipyyntöjen lähettämiselle. Portaaliin voidaan myös tuoda tietoja useista eri CRM:n moduuleista. […]
Yrityshierarkian visualisaatio
Yleistä Yritysten (Acoounts) hierarkiaa voidaan käyttää monimutkaisten organisaatioiden jäsentämiseen, ja hierarkian visualisointi näyttää nämä emoyhtiön ja tytäryhtiöiden väliset suhteet, joten on helppo nähdä, miten yritykset liittyvät toisiinsa. Vaikka tässä ohjeessa siis puhutaan emoyhtiöistä ja tytäryhtiöistä, voidaan tätä ominaisuutta käyttää myös muihin toimintoihin. Se voi olla myös esimerkiksi toimistokartta yrityksille, jotka toimivat useilla paikkakunnilla. Aloitus Yrityshierarkian […]