Zeiterfassung

Zeiterfassung im CRM

Die Arbeitsstundenberichterstattung erfolgt für die Projekte, mit denen der Nutzer verknüpft ist. Aus diesem Grund muss es ein Projekt geben, zu dem die regulären Stunden gemeldet werden. In dieser Anleitung wird zunächst erläutert, wie ein Projekt erstellt und Nutzer mit diesen verknüpft werden sowie wie die Arbeitszeiten gemeldet werden.

Erstellung eines neuen Projekts

Ein neues Projekt wird über die Neues Projekt erstellen -Taste erstellt. Bei der Erstellung müssen zumindest der Projektname und der zugeordnete Nutzer des Projekts angegeben werden (das untere Bild zeigt einen Teil der Karteikarte an). Zudem wird es empfohlen, auch die folgenden Felder bzw. Informationen des Projekts auszufüllen:

  • Der Status des Projekts
  • Abrechnungsdaten: in dem Firmenname-Feld wird das Abrechnungsunternehmen festgelegt – in the working hours’ case it is the employer of the user
  • Hauptinformationen des Projekts: der Zeitraum des Projekts wird in den Feldern Anfangs– und Enddatum festgelegt.

Die Arbeitsstunden werden durch Arbeitsaufgaben, “Arbeiten”, gemeldet. Diese Arbeiten werden im letzten Abschnitt des Formulars festgelegt. Dazu müssen jedoch schon vorher die in den “Arbeiten” verwendeten Produkte im Modul Produkte angelegt sein. Im Bild unten sind die Jobs als Produkte (Arbeitsstunden, Krankenurlaub, Urlaub) markiert.

HINWEIS! Stellen Sie sicher, dass in den Produktinformationen das Feld Verbrauchseinheit auf “Stunden” eingestellt ist (siehe Bild unten).

Eine eue”Arbeit” wird über die Arbeit hinzufügen -Taste erstellt. Ausgefüllt sollten mindestens das Feld Name und die Produktauswahl. Wenn das Projekt alle benötigten Informationen und Arbeiten enthält, muss zuletzt auf Speichern geklickt werden.

Personal mit dem Projekt verknüpfen

Wenn es ein Projekt mit bestimmten Aufgaben gibt, können Sie Nutzer damit verknüpfen. Dies geschieht auf der Registerkarte Mitarbeiter und Beziehungen des Projekts, wo Mitarbeiter zur Projektmitarbeiterliste hinzugefügt werden können, indem auf die Schaltfläche Hinzufügen   geklickt wird (siehe Bild unten). Die richtigen Nutzer müssen aus der Liste ausgewählt werden, sowie deren Rollen festegelegt werden. Mit der Auswahl-Taste werden sie dann dem Projekt hinzugefügt.

Die Arbeiten müssen für jeden Nutzer, der mit dem Projekt verknüpft ist, seperat ermittelt werden, indem auf die Schaltfläche Hinzufügen   in der Spalte Zuweisungen geklickt wird.

Zeiterfassungsbericht

Wenn das Projekt und die Arbeiten erstellt wurden und der Nutzer mit dem Projekt verknüpft ist, kann der Nutzer Widgets für die Arbeitszeit-Berichterstattung und die Zusammenfassung der Arbeitsstunden (nicht obligatorisch, aber oft nützlich) auf seine Startseite hinzufügen. Die Widgets werden über die Hinzufügen -Taste der Starseite erstellt.  Zur Auswahl stehen Zeiterfassung und desses Zusammenfassung (siehe Bild unten). Die Widgets können beliebig benannt werden.

Sobald das Zeiterfassungs-Widget erstellt worden ist (siehe Bild unten), können hier Projekte als eigene Zeilen hervorgehoben werden. Ein Projekt kann der Ansicht hinzugefügt werden, indem es in der Auswahlliste ausgewählt wird und dann auf die Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen  geklickt wird. Es können beliebig viele Projekte hinzugefügt werden.

Die Arbeitszeiten eines bestimmten Tages könnenvermerkt werden, indem auf die Stundenzahl in der Spalte des gewünschen Projekts geklickt wird. Es öffnet sich ein neues Fenster (siehe Bild unten). Hier können die Stunden nach Arbeitsaufgaben ausgefüllt werden – die Arbeitsaufgaben, die dem Nutzer hinzugefügt wurden, werden in der Liste angezeigt. Das Dezimaltrennzeichen bei Stundenangaben ist ein Punkt (.).

Danach werden die gemeldeten Stunden auch im Übersichtswidget angezeigt (siehe Bild unten). Wenn die Stunden in den Widgets nicht korrekt angezeigt werden, aktualisieren sollte die Ansicht mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in der oberen rechten Ecke des Widgets aktualisiert werden. Wenn dies nicht hilft, sollte sichergestellt werden, dass die Verwendungseinheit des Produkts (Jobs) auf “Stunden” eingestellt ist (siehe Anweisungen oben im Abschnitt Erstellen eines neuen Projekts).

Wenn der Nutzer Zielstunden in seinen Voreinstellungen hat, zeigt das Feld “Differenz” der Zusammenfassung den Unterschied zwischen den anvisierten und den angesammelten Stunden. Der Nutzer kann seine persönlichen Zielstunden in den Eigenen Einstellungen festlegen (sowohl können Administratoren die Stunden jedes Nutzers in EinstellungenNutzer bestimmen), indem er die Stunden im Feld Tägliche Stunden eingibt. Das Feld Monatliche Stunden ist nur zur manuellen Dokumentierung gedacht und hat keine Funktion in der Zeiterfassung an sich.

Combined Shape