Wiederkehrende Fakturierung für Kundenaufträge anlegen
Es besteht die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen für Kundenaufträge anzulegen. Mit dieser Funktion kann derselbe Kunden für die gleichen Produkte oder Dienstleistungen automatisch abgerechnet werden, z.B. monatlich oder jährlich.
Bevor ein Kundenauftrag erstellt wird, muss sichergestellt werden, dass die Produkte, die abgerechnet werden möchten, für die wiederkehrende Fakturierung verwendet werden können. Um die Nutzung zu ermöglichen, muss das Feld Dauer gebührenpflichtig (Period Chargeable) des Produkts aktiviert und die Abrechnungsfrequenz (Billing Frequency) eingestellt sein (siehe Abbildung unten). Wenn das im Kundenauftrag verwendete Produkt nicht als solches aktiviert ist, wird es nicht in die Rechnungen mit einbezogen.
Wenn die Produkte für die wiederkehrende Fakturierung zugelassen sind, kann der Kundenauftrag erstellt werden. Wie bei allen anderen Kundenaufträgen müssen zuerst die benötigten Informationen über den Kunden, die Produkte usw. ermittelt werden. Die benötgiten Felder zum Ermöglichen der wiederkehrenden Rechnungsstellung befinden sich in dem Block Information der Serienabrechnung.
Das Wiederholungselement erfordert die folgenden Informationen:
- Enable Recurring – Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein: Andernfalls ist die Funktion nicht aktiv.
- Frequenz – Wie oft wird dem Kunden Rechnung gestellt.
- Zahlungsdauer – Die Zahlungsbedingung der Rechnungen.
- In Teilen abrechnen – Es kann gewählt werden, ob eine Rechnung in einem oder mehreren Teilen abgerechnet werden möchte.
- Anfangszeit – Das Anfangsdatum der Wiederholung, mit dem das Rechnungsdatum für die erste Rechnung berechnet wird (z. B. wenn die Rechnungen monatlich erneut erstellt werden soll, wird die erste Rechnung einen Monat nach dem Datum der Anfangsperiode erstellt). Wenn das Datum in der Vergangenheit liegt, erstellt das System automatisch die fehlende (n) Rechnung (en) in der nächsten Nacht.
- Endzeit – Das Enddatum der Wiederholung.
- Letztes wiederholungs-Datum – Nach der ersten Rechnung werden die Rechnungsdaten der folgenden Rechnungen ab diesem Datum berechnet (wenn die Rechnungen monatlich erstellt wird und das letzte wiederholungs-Datum zum Beispiel 15.1.2018 nach der ersten Rechnung erfolgt, werden die anderen Rechnungen am 15. jeden Monats erstellt ). Dieses Feld kann auch komplett leer gelassen werden. Auf diese Weise werden alle Rechnungen nach dem Anfangsdatum erstellt.
- Rechnungsstatus – Der Status der zu erstellenden Rechnungen.
Sobald alle benötigten Informationen ermittelt wurden und der Kundenauftrag gespeichert wird, zeigt das System ein Popup zur wiederkehrenden Rechnungsstellung an (siehe Bild unten). Wenn Fehler im Popup bemerkt werden, kann der Vorgang noch Abgebrochen werden und nötige Änderungen an dem Kundenauftrag getätigt werden.
Hinweis: Sowohl das Produkt als auch der Kundenauftrag können ihre eigenen, unterschiedlichen Abrechnungsfrequenzen haben, und das Produkt kann weiterhin zum Verkauf hinzugefügt werden. Der Preis eines Produkts, das eine längere Rechnungsfrequenz als der Kundenauftrag hat, wird auf die Rechnungen aufgeteilt: z.B. Wenn die Rechnungsfrequenz des Produkts ein Viertel Jahr und bei dem Auftrag ein Monat ist, wird monatlich ein Drittel des Produktpreises in Rechnung gestellt. In ähnlicher Weise wird die Menge des Produkts für die Rechnungen erhöht, die längere Abrechnungsfrequenzen als das Produkt haben.
