Verwaltung und Einrichtung von Veranstaltungen

Verwaltung von Veranstaltungen

Das Veranstaltungsmodul dient zum Erstellen und Verwalten verschiedener Arten von Ereignissen und deren Registrierungen innerhalb des CRM. In manchen Fällen werden Schulungen als Veranstaltungen betrachtet und das Modul somit oft als Schulungs-/Trainingsmodul bezeichnet und verwendet. Die eigentliche Nutzung des Moduls kann System- und Kundenspezifisch selber beschlossen werden.

In diesem Modul ist es möglich, Anmeldungen, Stornierungen und vergebene Ersatzplätze in einer Listenansicht zu verfolgen. Die Veranstaltungskosten können auch direkt aus dem Module den Teilnehmern in Rechnung gestellt werden.

Die eigentliche Einladung (E-Mail) wird nicht von diesem Modul aus gesendet. Nur drei Arten von Nachrichten werden über das Modul aus vesendet. Die Informationen, die diese Nachrichten bereitstellen, werden im Modul Veranstaltungen gesammelt. Diese Nachrichten sind die drei folgenden:

• Anmeldungs Email
• Stornierungs Email
• Ersatzplatz Email

Die eigentliche Einladung der Veranstaltung wird über andere CRM Module erstellt, verwaltet und versendet. Weitere Informationen hierzu weiter unten.

Erstellung von Veranstaltungen

Eine neue Veranstaltung wird über die grüne Plus-Taste  “Neue Veranstaltung erstellen” hinzugefügt. Die folgenden Informationen werden bei der Erstellung benötigt (siehe Bild unten):

• Veranstaltungsname
• Produkt
• Anzahl der Plätze und Anzahl der Ersatzplätze
• Im Bereich Zeitpläne wird ein neuer Zeitplan hinzugefügt, indem auf die Schaltfläche Hinzufügen  geklickt wird. Gefüllt werden müssen die Felder Betreff, Anfangsdatum und –uhrzeit sowie Enddatum und –uhrzeit.

Es wird außerdem empfohlen, die Daten für das letzte Stornierungsdatum sowie das letzte Anmeldedatum anzugeben. Zudem sollten die Informationen im Abschnitt E-Mail-Automatisierung ermittelt werden, sobald E-Mail-Vorlagen für die Anmeldung, Stornierung und Ersatzplatzbestätigung vorliegen. Das Beschreibungsfeld kann verwendet werden, um Notizen oder andere detailliertere Informationen bezüglich des Ereignisses intern festzuhalten.

Auf der Registerkarte Weitere Informationen können Sie die Anmeldungen, Stornierungen und Ersatzplatzhalter sehen. Auf dieser Registerkarte können die Anmeldungen auch manuell geändert werden. Die Teilnehmer werden in alphabetischer Reihenfolge nach Gruppe (angemeldet, storniert, Ersatzplatz) aufgelistet, nicht in der Reihenfolge, in der Ihre Anmeldung eingegangen ist.

Die Bestätigungs-E-Mails für Anmeldung, Stornierung und Ersatzplatz werden in den Einstellungen der E-Mail-Vorlagen erstellt. Sobald die Vorlagen erstellt wurden, können sie der Veranstaltung beigefügt werden.

Versendung der Einladung der Veranstaltung

Um eine Einladung zu erstellen, müssen eine Zielgruppe und eine Kampagne vorhanden sein. Wenn die Kampagne zuerst erstellt wird, kann die Zielgruppe später daran angehängt werden.

Die Einladung der Veranstaltung wird umgehend an die Kontakte der Zielgruppe gesendet wenn:

• Die sich die Vorlage im Feld Sende Emailvorlage der Kampagne befindet und
• Die Zielgruppe erst nach der Erstellung der Kampagne dieser hinzugefügt wird.

Das System enthält keine separate Schaltfläche für das manuelle Senden. Die Anmelde-, Stornierungs- und Ersatzplatzbestätigungsnachrichten werden immer automatisch gesendet.

Erstellung der Einladungsvorlage

In den E-Mail-Vorlagen definiert der Administrator den Typ, das Layout und andere Kriterien der zu sendenden E-Mails.

Die für die Vorlage benötigten Informationen variieren je nach Verwendungszweck (siehe Abbildung unten). Alle Vorlagen werden benannt und mit einer Beschreibung der Verwendung / möglichen Verwendung der Vorlage versehen. Zudem muss ein Ordner (Modul) ausgewählt werden, in dem die Vorlage gespeichert bzw. genutzt werden soll:

• Öffentlich → Die Vorlage ist für alle Nutzer sichtbar, wenn sie normale E-Mails versenden
• Privat → Die Vorlage ist nur für den Ersteller der Vorlage beim Senden von regulären E-Mails sichtbar
• Kampagne → Der Ordner kann beispielsweise zum Versenden von Einladungen verwendet werden, da die Vorlage in den E-Mail-Vorlagen des Moduls Kampagnen sichtbar ist. Hinweis: Es sollte festgelegt werden, dass die Vorlage “Sofort” gesendet wird. Stellen Sie jedoch vorher sicher, dass die Vorlage zum Senden bereit ist, bevor Sie diese an eine Kampagne anhängen. Das Versenden der Email wird sofort, beim Hinzufügen einer Zielgruppe and diese versendet, da das System über keine separate Taste zum manuellen Senden verfügt.
• Veranstaltung → Dieser Ordner sollte nur beim Erstellen von Anmelde-, Stornierungs- oder Ersatzplatzbestätigungs Emails ausgewählt werden, da die Vorlagen in diesem Ordner nur in der Auswahlliste des Veranstaltungsmoduls sichtbar sind.
• Diskussion → Dieser Ordner kann nur für E-Mail-Benachrichtigungen des Diskussionsfeldes verwendet werden. Mehr hierzu in der Anleitung über Diskussion.

Beim Erstellen einer Einladung für eine Veranstaltung muss immer der Ordner “Kampagne” ausgewählt sein, damit die Vorlage in den Auswahllisten des Moduls “Kampagnen” sichtbar wird. Für die Anmelde-, Stornierungs- und Ersatztplatzbestätigungsnachrichten der Einladung muss der Ordner “Veranstaltung” ausgewählt werden, damit die Vorlagen auch in diesem Modul angezeigt werden.

Für E-Mail Vorlagen in den Ordnern Kampagnen und Veranstaltung besteht die Möglichkeit, den Namen des Absenders zu ändern (siehe Bild unten). Die als Absender angegebene E-Mail-Adresse kann ebenfalls geändert werden. Wenn sich die Vorlage im Kampagnenordner befindet, kann diese auch bestimmten Nutzern oder Rollen verweigert werden (Nutzer ausschliessen).

Fügen Sie den E-Mail-Betreff (der für die Empfänger sichtbar ist) in das Feld Betreff hinzu. Durch die Verwendung von Tags kann die E-Mail für jeden Empfänger personalisiert werden: Das System ersetzt das Tag durch die Informationen in einem bestimmten Feld, beispielsweise den Namen des Kontakts. Tags können im Abschnitt Feldart auswählen gebildet/ gewählt und in den Nachrichtentext (oder Betreff) kopiert werden.

Im Abschnitt Feldart auswählen können Sie den Registrierungslink des Ereignisses zur Einladung hinzufügen: Feldart auswählen → Schritt1 = Veranstaltungen → Schritt2 = Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus der Auswahlliste aus → Schritt3 = Kopieren Sie den erstellten Link in den Nachrichtentext (es wird empfohlen, den Link in den Text einzubetten). Auf diese Weise kann die E-Mail-Vorlage Informationen zum Ereignis sammeln, wenn der Empfänger auf den Link klickt. Sind zusätzliche Informationen der Teilnehmer gewünscht, ist es auch möglich, Umfragen-Links zu den Vorlagen hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Ereignis können als Dateianhang an die Vorlage angehängt werden.

Weitere Informationen und andere Beispiele zum Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen finden Sie in der Anleitung über Automatic E-mails .

Erstellung einer Zielgruppe

Die Zielgruppe definiert die Gruppe von Kontakten, an die die E-Mail im Modul Kampagnen gesendet werden soll. Die wichtigsten Einstellungen für eine Veranstaltung werden im Folgenden beschrieben – weitere Informationen über die Erstellung von Zielgruppen finden Sie in der Anleitung über Zielgruppen.

Geben Sie die erforderlichen Informationen ein – mindestens einen Namen – und aktivieren Sie die Gruppe über das Feld Aktiv.
Lassen Sie die Felder “E-Mail-Vorlage senden” und “Automatische E-Mail-Kampagnen” leer, da die Einladung vom Modul “Kampagnen” aus gesendet wird. Speichern Sie am Ende.

Wenn die Zielgruppe vor jedem Versand automatisch aktualisiert werden soll, muss eine separat festgelegte geplante Aufgabe erstellt werden (weitere Informationen in der Anleitung über Geplante Aufgaben). Richten Sie die geplante Aufgabe so ein, dass die Zielgruppe beispielsweise 15 Minuten vor dem E-Mail Versand aktualisiert wird.

Erstellung einer Kampagne

Nachdem die E-Mail-Vorlage und die Zielgruppe erstellt wurden, kann eine Kampagne erstellt werden. Genauere Informationen über Kampagnen erhalten Sie in der Anleitung über Kampagnen .

Eine Kampagne benötigt mindestens einen Namen sowie ein erwartetes Abschlussdatum und muss zudem auf aktiv gesetzt sein. Wählen Sie zudem auch die richtige E-Mail-Vorlage (z. B. in diesem Fall die Einladung) im Feld “Sende E-Mailvorlage” aus.

Hinweis: Die Vorlage in diesem Feld wird sofort nach Speicherung gesendet, sobald eine Zielgruppe an die Kampagne angehängt wurde. Stellen Sie daher bitte vorher sicher, dass das erwartete Abschlussdatum nicht in der Vergangenheit liegt, da sonst die E-Mail nicht gesendet wird.

Nach dem Speichern wird die Registerkarte Zielgruppe verwalten angezeigt. Auf dieser Registerkarte kann die gewünschte Zielgruppe der Kampagne hinzugefügt werden (siehe Abbildung unten).

Die Zielgruppe wird zunächst im Bereich Kopiere oder entferne Zielgruppen von dieser Kampagne durch Anklicken der Hinzufügen-Taste ausgewählt. Anschließend wird auf die Schaltfläche Kopieren geklickt, um die Informationen in der Zielgruppe zu aktualisieren.

Auf der Registerkarte Weitere Informationen werden alle Kontakte angezeigt, die der bestimmten Kampagne hinzugefügt wurden.

Der Registrierungslink der Veranstaltung wurde schon in den vorherigen Schritten zur E-Mail (z. B. Einladung) hinzugefügt und verknüpft somit die Kampagne mit der Veranstaltung. Auf diese Weise werden die Anmeldeinformationen im Veranstaltungsmodul gesammelt.