Reisekostengenehmigung

Ein Mitarbeiter kann seine Reisekosten (nach Projekt) in dem Widget Zeiterfassung auf seiner Startseite angeben. Die mit den Fahrtkosten verbundenen Produkte werden in den Systemeinstellungen festgelegt. Hat ein Mitarbeiter eine Reisekostenerfassung eingetragen, erhält der Vorgesetzte des Mitarbeiters eine Benachrichtigung auf seiner Starseite. Wurden die Reisekosten genehmigt, wird der Eintrag im Zeiterfassungs-Widget des Mitarbeiters gesperrt. Vor der Genehmigung sind die Reisekosten editierbar.

Aktivierung der Genehmigung von Reisekosten

Verknüpfen der Produkte

Ein Admin-Nutzer kann ein Produkt zu den Reisekosten unter Einstellungen → Weitere Einstellungen hinzufügen. Unter Projekteinstellungen gibt es eine Zeile für Produkte, für die eine Genehmigung erforderlich ist. Weitere Produkte können über das Produktsymbol auf der rechten Seite des Textfelds hinzugefügt werden (siehe Abbildung unten). Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen diese immer gespeichert werden.

Ermittlung des Managers für den Nutzer

Fahrtkosten erfordern immer die Genehmigung des benannten Vorgesetzten des CRM-Nutzers. Der Vorgesetzte eines Nutzers wird unter den Einstellungen des jeweiligen Nutzers, im Feld Berichtet an, bestimmt (siehe Abbildung unten).

HINWEIS! Wurde bei einem Nutzer (in den Einstellungen) kein Vorgesetzter benannt, werden die Benachrichtigungen an den Administrator gesendet und dieser muss dann die Reisekosten genehmigen.

Reisekostenerfassung und Genehmigung

Wenn das / die richtige(n) Produkt(e) mit den Reisekosten verknüpft wurde(n) und der Nutzer einen benannten Vorgesetzten hat, kann der Nutzer im Zeiterfassungs-Widget Reisekosten eingeben. Sobald der Nutzer eine Reisespeseneingabe für ein Projekt vorgenommen hat, wird auf der Startseite des Vorgesetzten eine Benachrichtigung angezeigt (siehe Abbildung unten). Durch ein Klicken auf die Benachrichtigung kann der Vorgesetzte auf weitere Informationen zum jeweiligen Eintrag zugreifen.

HINWEIS! Der Nutzer kann nur dann Reisekosteneinträge für ein Projekt markieren, wenn diese als Projektphasen mit dem Projekt verknüpft sind.

In der Ausgabenfreigabesicht kann der Vorgesetzte alle wartenden Einträge sehen (siehe Bild). Der Eintrag wird genehmigt, indem die gewünschte Zeile ausgewählt wird und auf die Schaltfläche Genehmigen geklickt wird. Wurde ein Eintrag genehmigt, wird dessen Zeiterfassungszeile zur Bearbeitung gesperrt und kann nicht weiter von dem Nutzer bearbeitet werden.

Der Nutzer kann die Zeile gesperrt und markiert sehen (siehe Bild unten).

Zudem kann der Nutzer auch eine Zeiterfassungsübersicht auf seine Homepage hinzufügen, um die Zusammenfassung von Arbeitsstunden und Fahrtkosten zu sehen. In den Einstellungen kann die Ansicht auch als Monats- oder Quartalansicht eingestellt werden.