Q&A Vorlagen 
Mit Umfragevorlagen, die an eine E-Mail angehängt sind, ist es möglich, Informationen von Kontakten bezüglich z.B. Kampagnen oder Veranstaltungen zu sammeln.
Weitere Informationen zu der Verlinkung von Q&A Vorlagen zu Emails und der Automatisierung von Email-Versendungen sind in der Anleitung Automatische E-mails zu finden.
Q&A Vorlagen
Die Erstellung und Verwaltung von Q&A Vorlagen wird in Einstellungen → Q&A Vorlagen getätigt.
In den Einstellungen der Q&A Vorlagen können, je nach bedarf, bereits erstellte Unfragen bearbeitet oder neue erstellt werden. Eine neue Vorlage wird über die Neue Vorlage erstellen-Taste erstellt.
Die folgenden Informationen werden bei der Erstellung benötigt:
- Name und Beschreibung sind CRM-interne Felder und dessen Informationen werden nicht in der Umfrage selbst angezeigt.
- Das Tage gültig-Feld bestimmt, wie lange die Umfrage aktiv ist und somit wie viele Tage diese beantwortet werden kann. Standardmässig ist eine Umfage auf 30 Tage gültig gesetzt. Hinweis: Die Gültigkeit wird nach dem versenden der Umfrage berechnet und ist somit für jede versendete Umfrage individuell.
- Das Wiederholbar-Feld erlaubt das mehrfache beantworten der Umfrage bei der gleichen Person.
- Die Umfrage muss auf Aktiv gesetzt sein, um diese als Link in Emails verwenden zu können.
- Im Abschnitt Nachrichten können automatische Nachrichten der Umfrage festgelegt werden. Z.B. die anzuzeigende Nachricht nach der Fertigstellung der Umfrage oder Hilfetexte im Falle von z.B. ungültigen angegebenen Werten.
- Im Abschnitt Schaltflächentexte können die anzuzeigenden Beschreibungen der einzelnen tasten bzw. Schaltflächen der Umfrage eingerichtet werden.
- Im CSS-Abschnitt kann der Stil der Umfrage eingerichtet werden. Diese Einstellung ist jedoch nicht Plicht und kann ebenso leer gelassen werden. Über das CSS kann das Aussehen der Umfrage dem Unternehmensprofil und z.B. dessen sonstigem Marketingmaterial oder Nachrichten angepasst werden.
Neue einzelne Fragen werden über die Frage hinzufügen-Taste auf den Umfragebogen hinzugefügt. Fragen werden standardmässig immer in der Erstellungsreihenfolge untereinander platziert, können aber durch Schleppen des Feldes auf die gewünschte Stelle verschoben werden.
Jedem Feld können zudem noch einzelne Einstellungen gesetzt werden. Z.B. kann es als Plicht- oder “Nur lesen”-Feld eingestellt werden. Die Antworten können auch mit Informationen aus CRM-Feldern eines Moduls (Firmen und Kontakte) vorausgefüllt werden. Zum Beispiel wird in der Abbildung unten nach der Telefonnummer des Befragten gefragt und das Feld der Umfrage ist mit den Informationen auf dem Telefonnummer-Feld des Kontakts vorbefüllt. Wenn das Feld “Update to field” ebenfalls festgelegt ist, kann die Telefonnummer des Kontakts im CRM mit den Informationen im Umfragefeld aktualisiert werden.
Wenn das Feld, das mit der Eingabe der Umfrage aktualisiert wird, eine Auswahlliste ist, müssen die Auswahllistenwerte im CRM mit den Antwortoptionen der Umfrage verknüpft werden. Dies geschieht, indem der CRM-Auswahllistenwert nach der Antwortoption (die dem Epfänger angezeigt wird) geschrieben wird. Die Antwortoption und der CRM-Auswahllistenwert werden durch eine vertikale Linie getrennt: |, zum Beispiel: Am Morgen|Morning (siehe Bild unten).
Die Art der Frage wird im Feld Type festgelegt. Die folgenden Fragearten stehen zur Verfügung:
- Seitenumbruch: Die Umfrage kann durch das Hinzufügen von Seitenumbrüchen zwischen den Fragen in mehrere Seiten unterteilt werden.
- Info: Das Feld enthält keine tatsächliche Frage, sondern dient als schreibgeschütztes Textfeld – z.B. als Anleitung oder Hilfetext.
- Auswahl: Die Frage wird mit vordefinierten Optionen beantwortet. Die Optionen sind durch einen Zeilenumbruch getrennt (siehe Abbildung oberhalb).
- Mehrfachauswahl: funktioniert genauso, wie das Auswahlfeld, nur können anstatt einer Option mehrere Auswahlen getätigt werden.
- Text: Ein Zeilenbereich für kurze Antworten.
- Nummer: Das Feld akzeptiert nur Zahlen.
- Textfeld: Ein grösserer Textbereich für längere Antworten.
- Kontrollkästchen: Option für Ja/Nein Fragen.
Wenn der Fragetyp entweder Auswahl oder Mehrfachauswahl ist, kann das System so eingestellt werden, dass es bestimmte Antworten erkennt und dann eine automatische Benachrichtigung an entweder den Bearbeiter der Aktivität, den nächsten Manager der Vertriebsorganisation des Beauftragten sendet (dies wird unter Benutzereinstellungen festgelegt) oder an eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse sendet (HINWEIS! Die Benachrichtigung wird nur an einen Vorgesetzten gesendet: an den Nutzer, der als erster Vorgesetzter der Verkaufsgruppe, Verkaufskanal oder der Organisation markiert wurde). Wenn es mehrere Werte gibt, die die Benachrichtigung auslösen sollen, können alle diese Werte eingegeben werden (mit einer vertikalen Linie | getrennt).
Wenn die Vorlage fertig ist, denken Sie daran, sie aktiv zu setzen und zu speichern. Danach können Sie die Umfrage an eine E-Mail-Vorlage anhängen.
Verfolgung der Q&A-Antworten
Wenn die QA zusammen mit einer E-Mail an Kontakte gesendet wurde und die Kontakte sie beantwortet haben, können die Antworten entweder unter Kontakten oder Kampagnen angezeigt und verfolgt werden. Die Antworten des Kontakts (zu verschiedenen Umfragen) können in der Registerkarte “Weitere Informationen” des Kontakts im Bereich “Kampagnenantworten” eingesehen werden.
Die Antworten auf die QA, die einer Kampagne zugeordnet sind, können auf der Registerkarte Weitere Informationen in den Kampagnenantworten oder durch Exportieren einer Excel-Tabelle mit der QA-Berichtsfunktion auf der Kampagnenkarte angezeigt werden
Zudem können die Umfragenantworten mit Hilfe des Berichtgenerators als Bericht zusammen gefasst werden. Hierzu wird im Report Generator das QA-Antworten als Quellmodul verwendet, möglicherweise auch mit Beziehung auf Kontakte und/oder Kampagnen. Dies immer je nach Bedarf.