Outlook Add-In Konfiguration

Outlook Add-in Konfiguration

Es ist möglich, Kalendereinträge und E-Mails des CRMs mit dem Kalender und E-Mails eines Outlook-Kontos zu synchronisieren. Dazu muss das CRM-Add-In für Outlook heruntergeladen und installiert werden (Download-Links in der Anleitung Downloading the Outlook Add-in).

Wenn das Add-In heruntergeladen und installiert wurde, muss bestimmt werden, welches Outlook-Konto und welcher Kalender mit dem CRM-Konto synchronisiert werden. Dies geschieht auf der Registerkarte Add-Ins in Outlook (siehe Bild unten). Klicken Sie auf das CRM-Logo und wählen Sie Einstellungen, um zu starten.

Die folgenden Informationen sind für die Konfiguration erforderlich (siehe Bild unten):

  • API-Schlüssel: der Outlook-typisierte API-Schlüssel des CRM. Die API-Schlüssel des CRMs werden unter Einstellungen → Webservice API-Schlüssel verwaltet
  • CRM url: die CRM-Internetadresse des Unternehmens
  • Nutzername und Passwort: Nutzername und Passwort des CRM-Nutzers, der synchronisiert werden soll
  • Email und Kalender: die E-Mail-Adresse und der Kalender des Outlook-Accounts, der synchronisiert werden soll.

Wenn alle erforderlichen Informationen ausgefüllt sind, kann mit der nächsten Phase fortgefahren werden, indem auf Speichern geklickt wird.

(Wenn der Kalender, der später mit CRM synchronisiert wird, geändert werden soll, muss zuerst die vorhandene Paarung entkoppelt werden. Wenn das Entkoppeln nicht möglich ist, fragt das Add-In, ob eine erzwungene Entkopplung durchgeführt werden möchte. Das Risiko bei der erzwungenen Entkopplung besteht darin, dass die Aktivitäten möglicherweise zweimal markiert werden, wenn die Synchronisierung erneut gestartet wird.)

In der nächsten Ansicht werden detailliertere Einstellungen für die Synchronisierung und die Nutzeroberfläche des Add-Ins vorgenommen.

In den Abschnitten Outlook zu CRM und CRM zu Outlook können die Einstellungen der Synchronisierung beider Richtungen getrennt für die folgenden Felder festgelegt werden:

  • Vergangenheit synchronisieren: bestimmt den synchronisierten Zeitraum von diesem Tag bis in die Vergangenheit. Der maximale Wert beträgt 60 Tage.
  • In die Zukunft synchronisieren: bestimmt den synchronisierten Zeitraum von diesem Tag bis in die Zukunft. Der maximale Wert beträgt 365 Tage.
  • Neue Aktivität erstellen: Auswahlliste, in der die Aktivitätstypen ausgewählt werden können, die zwischen Outlook und CRM synchronisiert werden sollen. Standardmäßig werden alle Aktivitäten synchronisiert. Es können jedoch auch nur bestimmte Aktivitätstypen aus der Liste ausgewählt werden. Sind keine Typen ausgewählt, wird keine Synchronisierung durchgeführt.
  • Bearbeiten/Entfernen: Auswahlliste, in der Aktivitätstypen ausgewählt werden können, die aktualisiert werden, wenn Änderungen vorgenommen oder die Aktivität gelöscht wird.

Sprachen:

  • Add-in Sprache: die gewählte Nutzungssprache des Add-ins.
  • Auswahllistensprache: die Sprache der Auswahllisten, die aus dem CRM abgerufen werden.

Kalender:

  • Automatische Kalendersynchronisierung aktivieren: Die Kalender-Synchronisierung wird automatisch durchgeführt. Sobald der Nutzer im Outlook-Add-In angemeldet ist, erfolgt die Synchronisierung im Laufe von etwa 5 Sekunden von Outlook zu CRM.
  • Automatischen Log-in beim Start von Outlook aktivieren: Wenn Outlook gestartet wird, wird der Nutzer automatisch beim Add-In angemeldet. Es muss dem Add-In erlaubt werden, sich an das Passwort zu erinnern, um diese Funktion zu aktivieren (weitere Angaben hierzu weiter unten).
  • Neuen Kalender für CRM-Kontakte im Outlook-Adressbuch erstellen: Die mit einer Aktivität verknüpften Kontakte werden dem Outlook-Adressbuch hinzugefügt.
  • Automatisch Fehlerberichte an Programmentwickler senden.
  • Private Elemente synchronisieren: Private Elemente können entweder vollständig, ohne Inhaltsangabe  oder garnicht synchronisiert werden.
  • Als Beziehungen der Standardfirmen anzeigen: Bei einer Suche nach Relationen kann das System nur die ausgewählten oder alle Beziehungen anzeigen. Diese Beziehungen werden angezeigt, bevor Suchbegriffe eingegeben werden.
  • Standard-Kalendertyp: Die Auswahl wird für jede in Outlook erstellte Aktivität als Standardaktivitätstyp festgelegt. Der Aktivitätstyp kann immer manuell geändert werden, wenn die neue Aktivität einen anderen Typ haben soll. Wenn der Standardtyp auf * leer * festgelegt ist, werden die Aktivitäten in Outlook standardmäßig nicht mit CRM synchronisiert, da kein Aktivitätstyp ausgewählt wurde.

Nachdem die Einstellungen gespeichert wurden, kann sich der Nutzer auf der Registerkarte Add-Ins im Outlook Add-In anmelden, indem der Nutzer auf die Schaltfläche Anmelden klickt. Um die automatische Anmeldung in Zukunft zu ermöglichen, muss das Kontrollkästchen Login-Informationen merken aktiviert werden (siehe Bild unten).

Berechtigungen – Angepasste Berichte
Web Service API-Schlüssel
Sicherheitseinstellungen
Modulverwalter
Mobile Version des CRM
Outlook Add-in als MSI-Datei installieren
Combined Shape