Outlook Add-in für Nutzer

Outlook Add-in Nutzeranleitung

Bevor das Outlook-Add-In verwendet werden kann, muss es von einem Administrator aktiviert werden (Anleitung: Outlook Add-In Konfiguration).

Das Add-In wird auf der Registerkarte Add-Ins im Outlook verwaltet. Auf der Registerkarte Add-Ins befinden sich Schaltflächen für u.a. das An- und Abmelden, manuelle Synchronisierung und Einstellungen (siehe Bild unten).

Termine und Aktivitäten

Beim Anlegen eines neuen Termins (= Aktivität im CRM) in Outlook gibt es ein CRM-service Werkzeug zum Verküpfen des Termins mit CRM-Entitäten (siehe Bild unten). Status und Art der Aktivität können aus den vorhandenen Auswahllisten gewählt werden. Zudem können Firmen, Kontakte und Projekte mit der Aktivität verlinkt werden – hierzu gibt es seperate Auswahlfelder (seieh Abbildung unten).

Um die Synchronisation mit dem CRM zu ermöglichen, müssen alle Kalendereinträge (die synchronisiert werden sollen) eine Ereignisart enthalten (z.B. Meeting, Anruf, usw.). Ist keine Ereignisart ausgewählt (Ereignisart ist *leer*) findet keine Synchronisation des Eintrags statt und dieser bleibt alleinig im Outlook Kalender des Nutzers.

Hinweis! Wenn ein gewünschter Aktivitätstyp nicht in der Auswahlliste zu sehen ist, müssen die Einstellungen des Add-Ins überprüft und aktualisiert werden (auf der Registerkarte Add-Ins, indem auf das CRM-Logo geklickt und dann Einstellungen ausgewählt wird). Zum Beispiel werden die neu hinzugefügte Aktivitätstypen nicht automatisch mit Outlook synchronisiert. Die Add-In-Einstellungen müssen erst neu gespeichert werden, um die Auswahllisten zu aktualisieren.

Wenn mindestens eine Entität ausgewählt wurde und eine weitere Entität hinzufügt wird, sucht das Add-In Werkzeug automatisch nach anderen Entitäten, die mit der früheren Entität verbunden sind. Zudem kann das Suchfeld verwendet werden, um nach Entitäten zu suchen (siehe Bild unten). Für jedes Feld kann mehr als eine Entität ausgewählt werden.

Felder können, je nach Bedarf, ausgefüllt oder leer gelassen werden. Wenn der ausgewählte Aktivitätstyp *leer* ist, wird der Termin nicht mit CRM synchronisiert.

Wenn der Termin gespeichert wird, wird dieser erst im Outlook-Kalender normal erstellt und gespeichert und dann als Aktivität mit dem CRM-Kalender synchronisiert (siehe unten). Die Aktivität kann später in einem der Kalender bearbeitet werden, und die Synchronisierung mit dem anderen Kalender wird entsprechend den Add-In-Einstellungen ausgeführt (weitere Informationen unter Outlook Add-In Konfiguration).

E-mails (von Outlook zu CRM)

Zudem gibt es auch ein Werkzeug zum Verknüpfen von E-Mails mit CRM-Entitäten bei der Erstellung einer neuen E-Mail. Mit diesem Werkzeug können E-Mails und deren Anhänge mit dem CRM synchronisiert werden, indem die Kontrollkästchen E-Mails an CRM hinzufügen und Anhänge an CRM hinzufügen ausgewählt werden. Die Dateigröße für Anhänge beträgt 6 MB. Wenn die E-Mail mit dem CRM synchronisiert wird, werden die Empfänger in der Auswahlliste Empfänger gespeichert (siehe Abbildung unten). Die E-Mail – und möglicherweise deren Anhänge – wird dann mit diesen Empfängern im CRM verknüpft. Zu beachten ist, dass das Outlook nicht überprüfen kann, ob der Empfänger als Kontakt im CRM vorhanden ist oder nicht.

Im CRM wird die gesendete und synchronisierte E-Mail auf der Registerkarte Weitere Informationen des Kontakts angezeigt. Durch Klicken auf das Betreff der E-Mail kann auf die vollständige Email zugegriffen werden. Auch mögliche Anhänge der Emails werden auf der selbigen Registerkarte (Weitere Informationen) des Kontakts angezeigt.

Combined Shape