Massenversendung aus dem Email Kontaktportal (ECP)

E-Mail Kampagnen

Diese Anleitung enthält Anweisungen zum Senden von E-Mails im E-Mail Kontaktportal (ECP). Weitere Informationen zu den Admin Einstellungen des Portals finden Sie in der Aleitung Kontaktportal (ECP) – Admin Einstellungen.

Das Senden einer E-Mail-Kampagne erfolgt in drei Schritten:

1. Aktivieren Sie eine bzw. die  Zielgruppe, die Sie im CRM festgelegt haben (Zielgruppe = Eine Gruppe von ausgewählten E-Mail-Adressen, an die die E-Mail gesendet werden soll).

2. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, um die E-Mail Nachricht mit Tags und Links zu erstellen.

3. Senden Sie die E-Mail Nachricht an die ausgewählte Zielgruppe.

Erstellung von E-Mails

E-Mails werden im Abschnitt E-Mails (unter Inhalt) erstellt, indem Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail klicken. Wenn im Portal bereits aktive E-Mail-Vorlagen vorhanden sind, können diese verwendet werden oder es kann auch immer mit einer leeren Vorlage begonnen werden.

Auf der Registerkarte Info müssen folgende Informationen eingegeben werden (siehe auch Abbildung unten):

  • Name – der Name der E-Mail, die im System (intern) angezeigt wird: nicht der Betreff / Titel der E-Mail
  • Betreff – der Betreff der E-Mail, der den Empfängern angezeigt wird
  • Absender – wird den Empfängern als Absendername angezeigt
  • Absenderadresse – die den Empfängern angezeigte E-Mail-Adresse des Absenders
  • Antwort an – die E-Mail-Adresse für die Antworten
  • Status – Die E-Mail muss aktiv sein, damit sie gesendet werden kann.

Auf der Registerkarte HTML wird die eigentliche E-Mail Nachricht erstellt und dies ist auch normalerweise die Version, die dem Empfänger angezeigt bzw. versendet wird. Es wird zudem sehr empfohlen, auch eine “plain text” (nur Text- Version) der E-Mail auf der Registerkarte Plain Text anzugeben. Alle E-Mail-Clients / -Anwendungen können keine HTML-Nachrichten öffnen. Wenn keine Text-Version der Nachricht vorhanden ist, wird dem Empfänger nur eine leere Seite angezeigt.

Wenn Sie über den HTML-Quellcode einer bereits erstellten E-Mail verfügen, können Sie den Code als solches mit der “Quelle” Funktion in der oberen linken Ecke der Registerkarte “HTML” eingeben. In der HTML-Ansicht können Sie verschiedene Layouts und Farben festlegen, um die E-Mail zu personalisieren.

Sie können der Nachricht auch Tags hinzufügen, um dies umso persönlicher zu gestalten. Die Tags, die den permanenten Feldern entsprechen, die beim Import einer Zielgruppe aus dem CRM in das ECP standardmässig importiert werden, funktionieren automatisch. Zusätzlich zu diesen können auch andere Felder importiert werden. Die Informationen zu diesen Feldern können in der E-Mail verwendet werden, indem der Feldname mit derselben Logik wie die permanenten Tags eingegeben wird. Das Tag für den Titel des Kontakts lautet beispielsweise {{title}}.

Sie können im Kontaktportal auch Umfragen und Landing-Pages erstellen und diese mit der E-Mail verknüpfen. Die Verknüpfung erfolgt beim Erstellen der E-Mail.

Weitere Informationen über die Erstellung von Emails und Emailvorlagen finden Sie in der Anleitung Inhaltsverwaltung im Email Contact Portal.

Hinweis! Jede E-Mail muss einen Link zum Abbrechen des Abonnements enthalten. Wenn die E-Mail diesen Link nicht enthält, kann die E-Mail nicht als aktiv gespeichert werden.

Importieren von Zielgruppen

Sobald die E-Mail erstellt wurde (oder schon vorher), kann die Zielgruppe, an die die E-Mail gesendet werden möchte, importiert werden. Um die Zielgruppe in das Kontaktportal zu importieren, benötigen Sie eine aktive Kampagne im CRM mit der gewünschten Zielgruppe.

Sie können den Import entweder auf der Startseite des Kontaktportals (siehe Abbildung unten) oder im Abschnitt Zielgruppen (im oberen Menü) starten, indem Sie entweder auf “aus CRM importieren” oder “aus CSV importieren” klicken.

Es wird empfohlen, aus dem CRM-System zu importieren, da diese Option die Kontakte direkt aus einer aktiven Kampagne importiert. Darüber hinaus können mit dieser Option die in der Kampagne gesammelten Daten (z. B. die gelesenen E-Mails und die angeklickten Links) automatisch in den Kontakteinheiten im CRM gespeichert werden. Mit der Option von CSV importieren können Kontakte importiert werden, die möglicherweise nicht im CRM vorhanden sind. Jedoch selbst wenn dies der Fall ist, werden die Daten nicht in den Kontakteinheiten des CRMs gespeichert.

Wenn eine Zielgruppe importiert wird, muss sie benannt werden. Dieser Name wird nur innerhalb des Kontaktportals verwendet. Zudem muss ein Listentyp für die Zielgruppe gewählt werden (Target Group list type). Ist kein geeigneter Listentyp verfügbar, kann ein neuer Listentyp in den Admin-Einstellungen erstellt werden. Haben Sie keinen Zugriff auf diese, wenden Sie sich bitte an einen Administrator. Der Listentyp bestimmt, welche Kontakte sich in der Abmelde-Liste befinden und welche Art von Zielseite angezeigt wird, wenn sich der kontakt von dem Abonement abmelden möchten.

Das Feld Extern bestimmt, welche Kampagne aus dem CRM importiert wird. Hier werden nur aktive Kampagnen aufgeführt.

Wenn noch andere Informationen zusätzlich zu Vorname, Nachname, Kontoname und E-Mail des Kontakts importiert werden möchten, können Sie die Felder bzw. dessen Tags im Abschnitt CRM-Felder auswählen. Es können so viele Felder wie nötig ausgewählt werden.

Wenn alle erforderlichen Informationen eingegeben worden sind, kann die Zielgruppe importiert werden, indem auf Importieren geklickt wird.

Über CSV importieren

Die erste Zeile der CSV-Datei muss die Themenzeile sein und die folgenden Bezeichnungen beinhalten:

first_name
last_name
email
company_name

Die in das ECP zu  importierenden CSV-Dateien müssen im UTF-8-Format vorliegen (Das UTF-8-BOM-Format, welches beim Speichern von Dokumenten als CSV-Datei in Excel oftmals verwendet wird, wird beispielsweise nicht unterstützt und kann daher nicht genutzt werden).

Versendung der Kampagne

Wenn die E-Mail und die Zielgruppe für die E-Mail-Kampagne im Kontaktportal erstellt sind, kann die E-Mail an die Zielgruppe gesendet werden. Dies erfolgt im Abschnitt Kampagnen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Kampagne klicken. Benennen Sie die Kampagne und speichern Sie sie. Tipp: Benennen Sie die Kampagne ohne Sonderzeichen, um die Nutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Wählen Sie die Zielgruppe, an die die E-Mail-Kampagne gesendet wird, und die E-Mail im Feld Inhalt (content). Wenn Sie Google Analytics verwenden, können Sie es im Abschnitt Einstellungen für diese Kampagne aktivieren. Die Berichterstattung für das CRM muss nicht separat aktiviert werden, denn es erfolgt automatisch.

Wenn Sie die E-Mail nicht sofort senden möchten, können Sie den Versand jederzeit planen, indem Sie die Option Ist geplant (is scheduled) markieren und den Sendezeitpunkt festlegen.

Wenn alle obigen Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche  Send now (Jetzt senden), um die Kampagne zu senden.

Sie können die Kampagne jederzeit unversendet lassen. Der Entwurf der Kampagne wird automatisch gespeichert, sobald Informationen zur Kampagne eingegeben oder beabeitet werden. Den Kampagnenentwurf finden Sie im Abschnitt Kampagnen sowie auf Ihrer eigenen Homepage.

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