Massenversand über das E-Mail Kontaktportal (ECP)

E-mail Kampagnen

This guide has instructions on how to send emails in the Email Contact Portal (ECP). Weitere Informationen zu den Administratoreinstellungen des Portals finden Sie in der Anleitung über Massmailing Portal Admin Einstellungen.

Das Senden einer E-Mail als E-Mail-Kampagne erfolgt in drei Schritten:

1. Aktivieren Sie eine Zielgruppe, die Sie im CRM festgelegt haben (Zielgruppe = Gruppe von E-Mail-Adressen, an die die E-Mail gesendet werden soll)..

2. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, um die E-Mail mit Tags und Links zu erstellen.

3. Senden Sie die E-Mail an die ausgewählte Zielgruppe.

Erstellung einer E-Mail

E-Mails werden im Abschnitt E-Mails (unter der Auswahl Inhalt) durch Klicken auf die Schaltfläche Neue E-Mail erstellt. Wenn das Portal bereits aktive E-Mail-Vorlagen enthält, können diese verwendet werden, oder Sie können immer mit einer leeren Vorlage beginnen.

Auf der Registerkarte Info müssen folgende Informationen ausgefüllt werden (siehe auch Bild unten):

  • Name – Der Name der E-Mail, die im System angezeigt wird: nicht der Betreff / Titel der E-Mail
  • Betreff – Der Betreff der E-Mail, der den Empfängern angezeigt wird
  • Absender – wird den Empfängern als Absendername angezeigt
  • Absenderadresse – wird den Empfängern als E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt
  • Antwort an – die E-Mail-Adresse für die Antworten
  • Status – Die E-Mail muss aktiv sein, damit sie gesendet werden kann.

Auf der Registerkarte HTML wird die eigentliche E-Mail-Nachricht erstellt und die hierdurch erstellte Version normalerweise dem Empfänger angezeigt. Bitte beachten Sie, dass dringend empfohlen wird, auch eine Nur-Text-Version der E-Mail in die Registerkarte Nur-Text zu erstellen. Nicht alle E-Mail-Anwendungen können HTML-Nachrichten öffnen. Besteht keine “Nur-Text”-Version der Nachricht, wird dem Empfänger nur eine leere Seite angezeigt.

Wenn Sie den HTML-Quellcode einer E-Mail haben, die bereits erstellt wurde, können Sie den Code so eingeben, wie er ist. Verwenden Sie dazu die Funktion Quelle in der oberen linken Ecke der Registerkarte HTML. In der HTML-Ansicht können Sie verschiedene Layouts und Farben festlegen, um die E-Mail zu personalisieren.

Sie können der Nachricht auch Tags hinzufügen, um diese umso persönlicher zu gestalten. Die Tags, die den permanenten Feldern entsprechen und die beim Import einer Zielgruppe immer aus dem CRM in das ECP importiert werden, funktionieren automatisch. Darüber hinaus können auch andere Felder importiert werden. Auch dessen Informationen können in der E-Mail verwendet werden, indem der Feldname mit derselben Logik wie bei den permanenten Tags eingegeben wird. Das Tag für den Titel des Kontakts lautet beispielsweise {{title}}.

Sie können im Kontaktportal auch Umfragen und Zielseiten erstellen und diese mit der E-Mail verknüpfen. Die Verlinkung erfolgt beim Erstellen der E-Mail.

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Emails und Emailvorlagen erhalten Sie in der Anleitung über Inhaltsverwaltung im Email Contact Portal.

Hinweis! Jede E-Mail muss einen Link zum Kündigen des Abonnements enthalten. Wenn die E-Mail diesen Link nicht enthält, kann die E-Mail nicht als aktiv gespeichert werden.

Zielgruppen importieren

Sobald die E-Mail erstellt wurde (oder auch schon früher), können Sie die Zielgruppe importieren, an die Sie die E-Mail senden möchten. Um die Zielgruppe in das ECP Contact Portal zu importieren, muss im CRM eine aktive Kampagne mit der gewünschten Zielgruppe bereits bestehen. Sie müssen für jede E-Mail-Kampagne ides ECPs eine neue Zielgruppe importieren.

Sie können den Import entweder auf der Startseite des Kontaktportals (siehe Abbildung unten) oder im Bereich Zielgruppen (im oberen Menü) starten, indem Sie entweder auf Aus CRM importieren oder Aus CSV importieren klicken. Es wird empfohlen, aus dem CRM-System zu importieren, da diese Option die Kontakte direkt aus einer aktiven Kampagne importiert. Darüber hinaus können mit dieser Option die in der Kampagne erfassten Daten (z. B. die gelesenen E-Mails und die angeklickten Links) automatisch in den Kontaktdaten des CRMs gespeichert werden. Mit der Option “Aus CSV importieren” können Sie Kontakte importieren, die sich möglicherweise nicht in Ihrem CRM befinden. Selbst wenn diese Kontakte im CRM bestehen würden, werden die Daten der Kampagne nicht in den Kontaktdaten gespeichert bzw. wiederegespiegelt.

Beim Import muss die Zielgruppe benannt werden. Dieser Name wird nur innerhalb des Kontaktportals verwendet. Zudem muss ein Zielgruppen-Listentyp ausgewählt werden.
Wenn kein passender Listentyp verfügbar ist, kann in den Admin-Einstellungen ein neuer erstellt werden. Wenn Sie keinen Zugriff auf die Administratoreinstellungen haben, wenden Sie sich bitte an einen Administrator. Der Listentyp bestimmt, welche Kontakte auf der Abmeldeliste stehen und welche Art von Zielseite angezeigt wird, wenn sich ein Kontakt abmelden möchte.

Das Feld Extern bestimmt, welche Kampagne aus dem CRM importiert wird. Hier werden nur die aktiven Kampagnen aufgelistet.

Wenn Sie zusätzlich zum Vor- und Nachnamen, dem Firmennamen und der E-Mail-Adresse des Kontakts noch andere Felder importieren möchten, können Sie die Felder im Bereich CRM-Felder auswählen. Sie können beliebig viele Felder auswählen.

Wenn Sie alle erforderlichen Informationen ermittelt haben, können Sie die Zielgruppe importieren, indem Sie auf Importieren klicken.

Aus CSV importieren

Die erste Zeile der CSV-Datei muss die Themenzeile sein und dessen Spalten wie folgt benannt (ein name pro Zeile):

first_name
last_name
email
company_name

Die in das ECP importierten CSV-Dateien müssen im UTF-8-Format vorliegen (z. B. wird das UTF-8-BOM-Format, welches möglicherweise beim Speichern von Dokumenten als CSV-Dateien bei Excel verwendet wird, nicht unterstützt).

Senden der Kampagnen-E-Mail

Wenn die E-Mail und die Zielgruppe für die E-Mail-Kampagne im Kontaktportal fertig sind, kann die E-Mail an die Zielgruppe gesendet werden. Klicken Sie dazu im Abschnitt Kampagnen auf die Schaltfläche Neue Kampagne. Benennen Sie die Kampagne und speichern Sie sie. Tipp: Benennen Sie die Kampagne ohne Sonderzeichen, um die Nutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Wählen Sie zunächst die Zielgruppe aus, an die die E-Mail-Kampagne gesendet werden soll und im Anschluss die die eigentlichen E-Mail im Feld Inhalt.
Wenn Sie Google Analytics verwenden möchten, können Sie es im Bereich “Einstellungen” für diese Kampagne aktivieren. Sie müssen die Berichterstattung für das CRM nicht separat aktivieren, da es automatisch erfolgt.

Wenn Sie die E-Mail nicht sofort senden möchten, können Sie die Sendezeit separat festlegen, indem Sie die Option Ist geplant aktivieren und die Sendezeit bestimmen.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt senden, um die Kampagne zu senden.

Sie können den Versand der Kampagne jederzeit abbrechen und die Kampagne als Entwurf speichern. Der Entwurf der Kampagne wird automatisch gespeichert, wenn Sie Informationen zur Kampagne eingeben oder bearbeiten. Sie finden den Kampagnenentwurf im Bereich Kampagnen und auf Ihrer eigenen ECP-Startseite.

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Listentypen des ECP
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