Inhaltsverwaltung
In dem Email Contact Portal (ECP), the content is built around the email to be sent. Die Email kann Links zu Umfragen sowie Zielseiten enthalten. Zudem können Email-Vorlagen sowie HTML-snippets erstellt werden, um den Erstellungsprozess einer Email zu beschleunigen.
Email-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen erleichtern das Erstellen neuer E-Mails, da diese z.B. Logos und das Marketing-Layout sowie Farben des Unternehmens bereithalten können. Es ist auch effizient, die benötigten Verbindungen, z.B. für Abmeldung und Online-Ansichte, in der Vorlage vorzukonfigurieren. Es können verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Email-Arten, wie z.B. Newsletter, Ankündigungen, usw., erstellt werden.
Information
Die grundlegenden Informationen der E-Mail werden auf der Registerkarte Info der E-Mail-Vorlage festgelegt (siehe Bild unten). Diese Information können noch geändert werden, wenn die tatsächliche E-Mail basierend auf der Vorlage erstellt wird.
- Der Name der Vorlage wird nur innerhalb des Portals angezeigt. Dieser Name wird z.B. angezeigt, wenn eine neue E-Mail erstellt werden soll und eine Vorlage dafür ausgewählt wird.
- Der Betreff wird dem Empfänger als E-Mail Überschrift angezeigt.
- Der Absendername wird in der versendeten Email als Absenderinformation angezeigt.
- Der Status der Vorlage bestimmt, ob die Vorlage bei der Erstellung einer neuen Email nutzbar ist oder nicht – die Vorlage muss als aktiv vermerkt sein, um diese in der Liste der auszuwählender Vorlagen sichtbar zu machen.
HTML
Hinweis! Die Vorlagen (oder Emails) werden nicht automatisch abgespeichert. Änderungen sollten daher in regelmässigen Abständen manuell gespeichert werden. Die Speichern-Taste befindet sich unter dem Inhaltsfenster jedes Reiters.
Im HTML-Reiter kann die eigentliche Email erstellt werden. Die Texteditoransicht wird automatisch angezeigt. Wenn in der Symbolleiste jedoch auf die Schaltfläche Quelle geklickt wird, kann direkt der HTML-Quellcode der E-Mail bearbeiten(siehe Bild unten).
Der Texteditor hat viele grundlegende Funktionen zum Schreiben von E-Mails, z.B. Textformatierung und Werkzeuge zum Hinzufügen von Hyperlinks, Bildern und Tabellen (siehe Bild unten). Es kann nützlich sein, sowohl den HTML-Editor als auch den Texteditor zum Erstellen der E-Mail zu verwenden.
Es gibt einige Tags, die dem E-Mail-Text mithilfe der Auswahlliste “Tag hinzufügen” hinzufügt werden können. Diese umfassen z.B. Links zu Umfragen oder Zielseiten sowie Tags, die Informationen aus bestimmten CRM-Feldern in die E-Mail ausfüllen. Die E-Mail kann daher eine persönlichere Gestaltung im Bezug auf den Empfänger haben – zum Beispiel: Hallo {{first_name}} {{last_name}}! → Hallo Eric Beispiel!
Das wichtigste Tag, welches in jeder E-Mail verwendet werden muss, ist der Tag zum Abmelden (der Abmeldungs-Link befindet sich normalerweise am Ende der E-Mail). Das Tag hierzu findet man in der Auswahlliste Tag-hinzufügen unter dem Namen Subscriptions (siehe erstes Bild unten).
Der Tag {{unsubscribe_url}} sollte in Text eingebettet werden. Dies geschieht am einfachsten, indem das Tag aus der Auswahlliste ausgewählt und kopiert wird. Anschließend sollte dann eine Verknüpfung mit der Schaltfläche “Verknüpfen” 
in der Symbolleiste erstellt werden. Das Tag wird in das URL-Feld eingefügt und “<other>” als verwendetes Protokoll gewählt (siehe zweites Bild unten). Der im Feld Anzeigetext geschriebene Text wird als Text der Verknüpfung angezeigt.
Bilderbank
Es wird empfohlen, die in den E-Mails verwendeten Bilder immer in die Bilddatenbank des Portals zu laden. Auf diese Weise kann die Berichtserstattung des E-Mail-Kontaktportals die geöffneten E-Mails und Links so umfassend wie möglich anzeigen. Auf die Bildbank wird in der oberen rechten Ecke der Werkzeugleiste zugegriffen (siehe Bild unten).
Auf der Registerkarte Hochladen (Upload) können Bilder in die Bilderbank hochgeladen werden (siehe Bilder unten). Das Bild wird zuerst mit der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt und dann mit der Schaltfläche An den Server senden hochgeladen.
Größe und Ausrichtung von Bildern werden auf der Registerkarte “Bildinformationen” verwaltet. Diese Registerkarte kann später noch geöffnet werden, wenn sich das Bild bereits in der E-Mail befindet: entweder, indem auf das Bild in der Editor-Ansicht doppelgeklickt wird oder mit der rechten Maustaste auf die Grafik geklickt und Bildeigenschaften ausgewählt wird. On this tab you can also access the image bank with the Browse Server button. Die Bilder werden automatisch auf die Stammebene hochgeladen. Bereits hochgeladene Bilder können nicht gelöscht werden, so dass die zuvor verwendeten Bilder von E-Mails nicht gelöscht werden und somit bereits versendete E-Mails beschädigt werden. Es ist jedoch möglich, einen separaten Ordner für falsche oder unnötige Bilder zu erstellen (diese kann z.B. Mülleimer bennant werden).
HTML snippets
HTML-Snippets sind kleine Abschnitte wiederverwendbarer Quellcodes. Diese können beispielsweise Kopf- und Fußzeilen oder eine Kontaktinformationskarte sein.
Zielseiten
Um zu lange E-Mails zu vermeiden, können Zielseiten erstellt werden, um die E-Mail zu ergänzen und dem Empfänger weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Zielseiten werden wie E-Mails entweder mit dem Texteditor oder dem HTML-Editor erstellt. Die Zielseiten werden auch als Dankeseiten der Umfragen verwendet, die nach der Umfrage angezeigt werden. Die Zielseiten werden über das Berichtswerkzeug verfolgt und gemeldet.
Umfragen
Umfragen können mit Ihren E-Mails verknüpft werden. Verwendungszwecke können z.B. Feedback-Umfragen sein oder die Umfragen als einfaches Berichts-Werkzeug für das Unternehmen zu verwenden. Die Umfrage kann Auswahllisten-, Mehrfachauswahl- und Textantworten enthalten.
Auf der Registerkarte Info erhält die Umfrage einen Namen. Dieser Name wird nur im Portal angezeigt und hilft dabei, die richtige Umfrage aus der Liste zu finden, wenn der Link zur E-Mail hinzufügt werden soll. Die Umfragen erfordern außerdem eine Zielseite, die angezeigt wird, wenn die Umfrage erfolgreich übermittelt wurde, sowie einen Status.
Fragen der eigentlichen Umfrage werden auf der Registerkarte Fragen hinzufügt, indem auf die Schaltfläche Frage hinzufügen geklickt wird (siehe Abbildung unten). Nachdem der Fragetext festgelegt wurde, kann der Antworttyp aus der Auswahlliste Typ ausgewählt werden. Fällt die Typ-Wahl auf Auswahlliste oder Mehrfachauswahl, müssen auch die Antwortoptionen festgelegt werden.
Es gibt auch einen Feldtyp namens Info, welches zum Beispiel verwendet werden kann, um mehr Informationen über die Umfrage oder eine separate Frage bereitzustellen. Der Empfänger kann diese Art von “Frage” nicht beantworten. Die Felder CRM-Feld und Vorgefüllt können dazu verwendet werden, Antworten mit Informationen aus dem CRM vorzubefüllen. Zum Beispiel könnte das CRM-Feld eine Mobiltelefonnummer sein, die bei der Umfrage vorgefüllt sein würde. Unabhängig von der Vorbefüllung kann der Befragte die Antwort bei Bedarf bearbeiten.
Wenn die Umfrage fertig ist, kann sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert werden. Das Layout der Umfrage kann mithilfe des CSS-Codes, auf der Registerkarte “Stile”, dem Unternehmensstil angepasst werden.
E-Mails
Wenn mit dem Erstellen einer neuen E-Mail begonnen wird, kann ausgewählt werden diese entweder basierend auf einer Vorlage zu erstellen oder von Grund auf neu, indem die Option Leer ausgewählt wird (siehe Abbildung unten). Das Schreiben der E-Mail ist der oben beschriebenen Erstellung von E-Mail-Vorlagen sehr ähnlich.
Es wird empfohlen, die wichtigsten Punkte der E-Mail auf der Registerkarte “Text” zusätzlich zur eigentlichen E-Mail auf der Registerkarte “HTML” zu schreiben. Obwohl es sehr selten ist, unterstützen nicht alle Browser oder E-Mail-Clients HTML E-Mails und in diesem Fall wird der Text auf der Registerkarte Text angezeigt. Es ist auch möglich, ein Tag mit einem Link zu einer Online-Ansicht der E-Mail hinzuzufügen. Wenn auf diesen Link geklickt wird, wird die Nachricht in einem neuen Browserfenster geöffnet. Das Tag kann in der Tag-Auswahlliste unter dem Namen Online gefunden werden. Die gleiche Auswahlliste enthält auch Tags für z.B. Zielseiten- und Umfrage-Links. Es ist zu beachten, dass die Umfrage aktiv sein muss, bevor ein Umfrage-Tag hinzugefügt werden kann.
Hinweis! Jede Email muss einen Abmeldungs-Link (unsubscription) enthalten. Wenn sich die E-Mail nicht speichern lässt, liegt dies höchstwahrscheinlich an der fehlenden Verknüpfung. Der Abmelde-Link befindet sich in der Auswahlliste “Tag hinzufügen” unter dem Namen Abonnements (Subscriptions). Weitere Informationen hierzu oberhalb, im Abschnitt Email-Vorlagen.