GDPR-Werkzeuge konfigurieren

Einrichten von GDPR-bezogenen Werkzeugen

Einleitung

Die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) trat im Mai 2018 in Kraft und stellte Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgern.
Die Verordnung betont zum Beispiel das Recht der Person, ein Unternehmen aufzufordern, ihnen alle Informationen zu übermitteln, die das Unternehmen über  die Person hat, oder die persönlichen Daten der Person zu löschen.

Diese Anleitung dient der Erstellung von Werkzeugen, mit denen Sie die Anfragen der Kontakte nach ihren persönlichen Daten einfach ausführen können.

Formular für personenbezogene Daten und sonstige Informationen über die Person

Die persönlichen Informationen des Kontakts können mit verschiedenen Werkzeugen entweder als Word-, PDF- oder Excel-Dateien heruntergeladen werden. Alle diese Werkzeuge haben es gemein, dass alle erforderlichen Informationen im Modul “Kontakte” in einer Datei heruntergeladen werden können. Mit dem Berichtsgenerator (Excel-Dateien) können Sie auch Informationen aus anderen Modulen wie den Rechnungen des Kontakts berichten.

Dokumentvorlage (Word- und PDF-Dateien)

Sie können ein Formular für persönliche Daten als Word-Dokumentvorlage (docx- oder odf-Datei) mit Tags erstellen, sodass Sie Informationen direkt von der Kontaktkarte in das Formular exportieren können. Weitere Informationen zum Erstellen von Dokumentvorlagen finden Sie in der Anleitung über Erstellung und Verwaltung von Dokumentvorlagen. Informationen zum Schreiben von Tags erhaöten Sie in der Anleitung über Dokumentvorlagen – Nutzung von Tags in ODF/OOXML Vorlagen.

Falls erforderlich, können Sie alle Felder der Kontaktkarte in die Vorlage heben. Es wird empfohlen, alle Informationen in einer Tabelle zu platzieren, damit alle Feldnamen und Tags in einer Linie bleiben und Sie Informationen in mehreren Spalten haben können. In der folgenden Abbildung befinden sich die Feldnamen und Tags in einer vierspaltigen Tabelle (die Tabellenränder sind ausgeblendet).

Die Dokumentvorlage für das Formular “Persönliche Daten” kann unter EinstellungenDokumentvorlagen in das CRM übernommen werden, indem die ODF / OOXML-Vorlagendatei für das Modul “Kontakte” erstellt und das Word-Dokument angehängt wird.

Wenn Sie eine PDF-Datei direkt von der Kontaktkarte herunterladen möchten, müssen Sie auch eine Vorlage erstellen, mit der das Word-Dokument in ein PDF-Dokument konvertiert wird (Vorlage in PDF konvertieren). Die Dokumentvorlage muss in ein PDF konvertiert werden, wenn Sie diese per E-Mail an den Kontakt aus dem CRM senden möchten (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt “Modulwerkzeug: Persönliche Daten an den Kontakt senden”).

Bericht (Excel-Datei)

Mit dem Berichtsgenerator können Sie Berichtsvorlagen zum Abrufen von Kontaktinformationen erstellen und speichern. Neben persönlichen Daten können Sie auch Informationen aus anderen CRM-Modulen problemlos melden. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Informationen (z. B. Informationen zu den Support-Tickets des Kontakts im Vergleich zu seinen Rechnungen) im selben Bericht angezeigt werden sollten. Stattdessen wird aus Gründen der Übersichtlichkeit empfohlen, mehrere Berichte zu haben.

Sie können eine Berichtsvorlage wie jeden anderen Bericht erstellen (weitere Informationen finden Sie in der Anleitung über den Berichtsgenerator) und beispielsweise alle erforderlichen Felder des Moduls “Kontakte” als Projektionen verwenden. Damit Sie den Bericht als Grundlage für das Abrufen von Informationen zu einem bestimmten Kontakt verwenden können, muss auf der Registerkarte Bedingungen eine Bedingung wie die folgende vorhanden sein: Crmid – equal – leer (siehe Bild unten). Setzen Sie diese Bedingung auf “Anpassbar”. Auf diese Weise wird im Bericht standardmäßig nichts angezeigt. Sobald Sie jedoch eine Kontakt-ID eingeben, werden nur Informationen zu dem betreffenden Kontakt angezeigt.

Modulwerkzeug: Persönliche Daten an den Kontakt senden

Das PDF-Dokument der persönlichen Daten des Kontakts (konvertiert aus einer Word-Vorlage) kann direkt aus dem CRM als E-Mail-Anhang an den Kontakt gesendet werden. Hierzu gibt es ein Modulwerkzeug mit dem Sie das Dokument einfach über die Kontaktkarte versenden können.
Die mit dem Berichtsgenerator erstellten Excel-Dateien müssen immer auf Ihren Computer heruntergeladen werden und dann separat versendet werden.

Bitte beachten Sie, dass E-Mails keine vollständig sichere Methode zum Senden persönlicher Daten sind. Wenn es also eine sicherere Methode gibt, wird empfohlen, diese zu verwenden.

Sie können das Modulwerkzeug zum Senden der PDF-Datei erstellen, indem Sie das allgemeine Werkzeug PDF versenden wählen. Wählen Sie das Modul “Kontakte” als Quellmodul aus und wählen Sie im Abschnitt Anhänge die richtige PDF-Vorlage aus. Weitere Informationen zum Erstellen von Modulwerkzeugen finden Sie in der Anleitung über Modulwerkzeuge.

Modulwerkzeug: Kontakt anonymisieren und Löschen von zugehörigen Daten

Modul-Werkzeuge bieten effiziente Möglichkeiten zum Löschen von Kontaktinformationen bei Bedarf. Der Kontakt kann beispielsweise verlangen, dass seine Kontaktinformationen gelöscht oder vollständig “vergessen” werden. In diesem Fall müssen alle persönlichen Daten über ihn entfernt bzw. unerkennbar gemacht werden.

Wenn Sie einen Kontakt anonymisieren, werden alle Informationen entfernt, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden können. Die für das Unternehmen erforderlichen Informationen, z. B. die Kaufhistorie, können jedoch zu Berichtszwecken weiterhin gespeichert bleiben.

Das Anonymisieren des Kontakts ist mithilfe des allgemeinen Modulwerkzeugs Update entity fields möglich. Das Werkzeug wird für das Modul Kontakte erstellt.
Im Bereich Aktualisieren müssen Sie die Felder auswählen, deren Informationen zur Identifizierung der Person verwendet werden können, z.B. Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse, und diese Felder mit leeren Werten aktualisieren. Wenn das Feld obligatorisch ist (wie z.B. Nachname), müssen Sie für diesen einen anderen generischen Wert festlegen, da das Feld nicht vollständig leer sein kann (siehe Abbildung unten).

Die maximale Anzahl der zu aktualisierenden Felder beträgt fünf. Wenn mehr Felder geleert werden müssen, müssen Sie mehrere Modulwerkzeuge erstellen (in diesem Fall wird empfohlen, die Modulwerkzeuge mit einem Arbeitsablauf zu verketten.

Für das Löschen von Informationen, muss der Wert des gewählten Feldes leer gelassen werden. Das obere Bild zeigt ein Werkzeug zum anonymisieren von Kontaktdaten an und das untere wiederum ein zusätzliches Werkzeug, zum Löschen von weiteren Kontaktinformationen (wie z.B. Adresse, Telefonnummer, usw.).

Combined Shape