Erstellung von Dokumentvorlagen
Im CRM genutzte RTF, PDF, Excel (XLSX) und ODF/OOXML Vorlagen werden unter Einstellungen → Dokumentvorlagen verwaltet.
In der Einstellungsansicht der Vorlagen, sind alle bereits erstellten Vorlagen zu sehen. Diese können über diese Ansicht bearbeitet, entfernt oder aktiviert/ deaktiviert werden (siehe Bild unten).
Eine neue Vorlage kann über die Vorlage hinzufügen-Taste erstellt werden. Der Anwendungszweck und das Dateiformat der Vorlage kann aus der Auswahlliste über die Erstellen-Taste am Ende jeder Zeile ausgewählt werden (siehe Bild unten). HINWEIS! Wenn Word-Dokumente genutzt werden, muss beachtet werden, dass nur die 2013 Formatversion von dem System unterstützt wird. Dokumente, die mit dem älteren Format (97-2003) gespeichert werden, können sich fehlerhaft verhalten.
Die Dokumentvorlagen benötigen, je nach Dateityp, unterschiedliche Informationsangaben. Textdateivorlagen (ODF/OOXML und RTF) benötigen eine vorgefertigte Vorlagendatei im richtigen Format. PDF und Excel Vorlagen werden vom System aus, auf den angegebenen Informationen basierend, automatisch erstellt und benötigen daher keine vorgefertigten Vorlagendateien.
Um eine Vorlage nutzen zu können, muss diese als aktiv gesetzt werden. Diese kann entweder während der Bearbeitung über das aktivieren-Kästchen aktiviert werden, oder über die Auflistungsansicht aller Dokumentvorlagen als aktiv gewählt werden.
Aktive Dokumentvorlagen sind im gewählten Modul sicht- und nutzbar. Zum Beispiel, wenn eine Vorlage zum Modul Angebote erstellt worden ist, ist diese innerhalb der Entitätskarten auf der rechten Seitenhelfte, unter der Überschrift Dokumentvorlagen zu finden (siehe Bild unten).
Sichtbarkeit der Dokumentvorlage verwalten
Mit unterschiedlichen Bedingungssätzen kann die Sichtbarkeit einzelner Vorlagen im System bestimmt werden. Diese Einstellungen können während der Erstellung, oder im nachhinein während der Bearbeitung festgelegt werden. Im unteren Beispielbild, ist die Vorlage “Project based invoice” im Modul Rechnungen nicht sichtbar, wenn kein Projekt mit der Rechnung verknüpft ist.
Wenn das Ausrufezeichen (!) vor ein Feld platziert wird ($project_id), muss das Feld leer sein, damit die Bedingung zutrifft. Wenn das Ausrufezeichen hinter das Feld platziert wird, darf das Feld nicht leer sein, damit die Bedingung zutrifft. Es können auch mehrere Bedingungen innerhalb einer Klausel gesetzt werden – mit einer entweder AND- oder OR-Bedingung:
- Die AND-Bedingung (die Vorlage ist nicht sichtbar, wenn ALLE angegebenen Bedingungen zutreffen): Fügen Sie && zwischen die Felder innerhalb der If-Klausel ein; z.B. {if $invoicestatus!=’Created’ && $duedate!=’1.10.2015′} eip {/if}
- Die OR-Bedingung (die Vorlage ist nicht sichtbar, wenn zumindest EINE der angegebenen Bedingungen zutrifft) kann auf zwei Arten erstellt werden:
- fügen Sie || zwischen die Feldangaben der If-Klausel ein; z.B. {if $invoicestatus!=’Created’ || $duedate!=’1.10.2015′} eip {/if}
- schreiben Sie zwei separate, aufeinanderfolgende If-Klauseln.
