Emailvorlagen

Emailvorlagen

Mehrere CRM-Module und -Funktionen verarbeiten und senden E-Mails, darunter die folgenden:

  • Die Module Email, Zielgruppen, Kmpagnen und Veranstaltungen
  • Emailvorlage senden -Modulwerkzeug
  • Felder des Formats Diskussion
  • Portal Settings; E-Mails des Self-Service-Portals
  • Weitere Einstellungen; das Feld E-Mail-Vorlage für automatisch generierte Nutzerpasswörter
  • Die permanente Änderungskommentar-Vorlage, die mit dem Mail Scanner verwendert wird.

Die mit den oben genannten Modulen und Funktionen verwendeten E-Mails basieren auf der ausgewählten E-Mail-Vorlage. Emailvorlagen werden bei Einstellungen  Emailvorlagen verwaltet.

Erstellung von Emailvorlagen

Sie können mit dem Erstellen einer neuen Vorlage beginnen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage klicken.
Zusätzlich zu einem Namen (der nur in CRM angezeigt wird – es gibt ein separates Feld für den E-Mail-Betreff) und einer Beschreibung muss auch einen Ordner für die neue Vorlage ausgewählt werden, der je nach nach Anwendungszweck aus den folgenden Optionen ausgewählt wird:

  • Öffentlich – Alle Systemnutzer können die Vorlage im E-Mail-Modul, in den Modulwerkzeugen sowie in den Feldern Portaleinstellungen und Zusätzliche Einstellungen sehen und verwenden.
  • Persönlich – diese Vorlagen sind nur für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat (Nutzer mit admin-Rechten können diese jecoch auch sehen)
  • Diskussion – Die Vorlage kann für E-Mail-Benachrichtigungen verwendet werden, die von Feldern mit Diskussionsfunktion gesendet werden.
  • Kampagne – Die Vorlage kann zum automatischen Versenden von E-Mails in Kampagnen- und Zielgruppenmodulen verwendet werden (weitere Informationen in der Anleitungung über Automatic Emails). Wenn Sie diesen Ordner auswählen, werden auch die folgenden Einstellungen angezeigt (siehe Bilder unten):
    • Absender: der Name und die E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt werden.
    • Sende am: Soll die Vorlage für im Kampagnenmodul verwendet werden, muss die Auswahl “Umgehend” gewählt werden. Wenn die Vorlage mit Zielgruppen verwendet wird, müssen Sie Uhrzeit und Datum für den Versand auswählen.
    • Nutzer ausschliessen:
      Sie können die Vorlage vor bestimmten Nutzern oder Nutzerrollen verbergen. Administratoren haben unabhängig von dieser Einstellung immer Zugriff auf die Vorlagen.
  • Veranstaltung – Die Vorlage kann im Modul Veranstaltungen genutzt werden, um z.B. Anmeldungs-, Stornierung der Anmeldung und Ersatzplatz-emails zu erstellen. Wenn Sie diesen Ordner auswählen, werden auch die folgenden Einstellungen angezeigt (siehe Bild unten):
    • Absender: der Name und die E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt werden.
    • Anlagen: Die Dateien werden als E-Mail-Anhänge gesendet.
  • Ticket – Die Vorlage kann in den E-Mail-Benachrichtigungen des Self Service-Portals (in den Portaleinstellungen) verwendet werden, z.B. für Benachrichtigungen über ein neues Ticket oder eine Statusänderung usw. Wenn Sie diesen Ordner auswählen, werden auch die folgenden Einstellungen angezeigt (siehe Bild unten):
    • Versende an: Der/die Empänger der Nachricht.

Nach den allgemeinen Einstellungen können Betreff und der Nachrichteninhalt ausgefüllt werden. Während des Schreibens der Nachricht können Sie die Symbolleiste über dem Inhalt verwenden, um grundlegende Textverarbeitungsfunktionen auszuführen. Die erste Schaltfläche der Symbolleiste ist die HTML-Schaltfläche. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den HTML-Modus aktivieren, um die Nachricht mit HTML-Code zu schreiben.

Tags in Emailvorlagen

Sie können Tags in den E-Mail-Vorlagen verwenden, um Informationen aus dem CRM in die E-Mail abzurufen. Mit einem Tag können z.B Name oder andere Kontaktinformationen des Empfängers, Ereignisinformationen, Informationen zum Nutzer oder Anmeldeinformationen des Empfängers in die E-Mail gehoben werden.

Tags werden im Abschnitt “Feldart auswählen” zwischen den Feldern “Betreff” und “Nachricht” gebildet. Zunächst muss das Modul, in dem sich die Informationen befinden, aus der Auswahlliste des Feldes Schritt1 gewählt werden. Danach wird im Feld Schritt2 das gewünsche Feld ausgewählt. Das Tag, das Sie kopieren und in die Nachricht einfügen können, wird im Feld Schritt3 gebildet (siehe Abbildung unten).

Hinzufügen von Umfragen- und Anmeldungslinks

Mit Tags können der Nachricht Anmeldelinks zu Veranstaltungen oder Umfragen hinzugefügt werden. Im Falle eines Anmeldelinks wird das Tag gebildet, indem Veranstaltungen als Modul gewählt wird und dann die richtige Veranstaltung aus der Auswahlliste gewählt wird. Ein Umfragelink wird hinzugefügt, indem man die gewünschte Umfrage aus den Umfragevorlagen auswählt und diese als Link (wie andere Links auch) dem Text hinzufügt.

Es wird empfohlen, dass Sie das gebildete Tag in ein Wort oder einen Satz der E-Mail einbetten. Dazu kopieren Sie zuerst das Tag, wählen den gewünschten Teil des Texts aus und klicken dann auf die Schaltfläche Verknüpfen in der Symbolleiste (siehe Abbildung unten).

Wenn Sie einen neuen Link hinzufügen, können Sie das kopierte Tag in das URL-Feld einfügen (siehe Abbildung unten). Das Textfeld zeigt automatisch den Text an, in den der Link eingebettet ist.

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