ECP: E-Mails und E-Mail-Vorlagen

E-Mails und E-Mail-Vorlagen

Einleitung

Im ECP (E-Mail Kontaktportal) konzentrieren sich alle Funktionen und Inhalte auf die zu sendende E-Mail. Es ist nicht effizient, jede E-Mail von Grund auf neu zu beginnen. Stattdessen wird empfohlen, E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die das Schreiben von E-Mails erheblich beschleunigen und sicherstellen, dass für jede E-Mail der gleiche Stil und das gleiche Design gelten. Die Vorlagen haben normalerweise z.B. das gewünschte Design (einschließlich Farben, Bilder und Orte für Texte), Firmenlogo und Kontaktinformationen bereits an den richtigen Stellen. Sie können verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Anforderungen erstellen, z. B. Newsletter, Informationsnotizen, usw. Im einfachsten Fall müssen Sie nur Texte und Bilder ändern, um eine E-Mail fertigzustellen.

Das Portal bietet sowohl einen herkömmlichen Texteditor als auch einen HTML-Editor für erweiterte Anforderungen beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen und -E-Mails an.

Bitte beachten Sie, dass E-Mails, E-Mail-Vorlagen und Landing Pages nur bis zu 65.000 Zeichen HTML enthalten können.

Informationen zu Landing Pages und HTML-Snippets

Um das Erstellen von E-Mails und E-Mail-Vorlagen zu unterstützen, können Sie im Portal auch HTML-Snippets, Landing Pages und Umfragen erstellen. HTML-Snippets bedeuten kleine wiederverwendbare Teile einer E-Mail: z.B. ein Abschnitt mit den Kontaktinformationen des Unternehmens. Landin Pages sind separate Webseiten, deren Link Sie der E-Mail hinzufügen können.

Sie können Landing Pages und HTML-Snippets mit Hilfe von Text- und HTML-Editoren erstellen, genau wie bei E-Mails und E-Mail-Vorlagen. Daher gelten die Ratschläge in diesem Handbuch auch für die Erstellung dieser.

Weitere Informationen zu Umfragen finden Sie unter ECP: Surveys.

Erstellen von E-Mail-Vorlagen

Das Erstellen von E-Mails und E-Mail-Vorlagen erfolgt auf dieselbe Weise. Wenn eine Vorlage jedoch sorgfältig vorbereitet wird, muss der eigentlichen E-Mail nicht so viel Aufmerksamkeit gewidmet werden. Die folgenden Anweisungen beziehen sich auf die Vorlagen, die gleichen Funktionen gelten jedoch auch für E-Mails.

Sie können eine E-Mail-Vorlage erstellen, indem Sie im Hauptmenü InhaltE-Mail-Vorlagen auswählen und auf die Schaltfläche Neue E-Mail-Vorlage klicken.

Hinweis! Die E-Mail-Vorlage (oder die E-Mails) werden nicht automatisch gespeichert. Vergessen Sie also nicht, sie von Zeit zu Zeit zu speichern. Sie finden die Schaltfläche Speichern am unteren Rand jeder Registerkarte.

Info

Die grundlegenden Informationen zur E-Mail werden auf der Registerkarte Info festgelegt (siehe Abbildung unten). Wenn eine E-Mail basierend auf der Vorlage erstellt wird, werden die Informationen in diese Felder kopiert. Die Informationen können jederzeit geändert werden, um den Anforderungen der E-Mail zu entsprechen.

  • Name – Der Name der Vorlage wird nur im Portal angezeigt. Sie sehen diesen Namen, wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für eine neue E-Mail auswählen.
  • Betreff – Wird als Betreff für den Empfänger angezeigt.
  • Absender – Wird als Absender für den Empfänger angezeigt. Die als Absender angegebene E-Mail-Adresse wird erst ausgewählt, wenn Sie eine tatsächliche E-Mail erstellen.
  • Status – Legt die Verfügbarkeit der Vorlage beim Erstellen von E-Mails fest: Die Vorlage muss aktiv sein, damit sie verwendet werden kann.

Wenn die Einstellungen vorgenommen wurden, wird das Design auf der Registerkarte HTML erstellt.

 

HTML

Sie können die E-Mail-Vorlage auf der Registerkarte HTML erstellen. Auf der Registerkarte wird standardmäßig der Texteditor angezeigt. Durch Klicken auf die Schaltfläche Quelle können Sie jedoch auch den HTML-Code bearbeiten (siehe Abbildung unten). In den meisten Fällen ist es am effizientesten, sowohl den Text als auch den HTML-Editor zum Erstellen der Vorlage zu verwenden. Die HTML-Seite verwaltet das Design, während der Texteditor für Text und Bilder schneller ist.

 

Der Texteditor (siehe Abbildung unten) verfügt über eine Symbolleiste am oberen Rand und über die am häufigsten benötigten Tools zum Erstellen von Text und anderen Inhalten: z.B. zum Formatieren von Text und Hinzufügen von Hyperlinks, Bildern oder Tabellen.

Bilddatenbank

Es wird immer empfohlen, die in der Vorlage und in E-Mails verwendeten Bilder in die Bilddatenbank des Portals hochzuladen. Auf diese Weise kann das Berichtswerkzeug des Portals die geöffneten E-Mails und Links so umfassend wie möglich darstellen. Die Bilddatenbank sorgt auch dafür, dass die Bilder so funktionieren, wie sie sollten: Sie können die Bilder nicht löschen, da das die Bilder in den bereits gesendeten E-Mails beschädigen würde. Zusätzlich zu Bilddateien können Sie auch andere Dateiformate wie PDFs hochladen (siehe den Tipp dazu weiter unten).

Sie können die Bilddatenbank öffnen, indem Sie auf das Symbol in der rechten Ecke der Symbolleiste klicken (siehe Abbildung unten).

Die Bilddatenbank enthält vier Registerkarten. Das erste, das Sie sehen, ist die Registerkarte Bildinfo (siehe Bild unten), auf der Sie ein bereits hochgeladenes Bild auswählen und hinzufügen können. Sie können die hochgeladenen Bilder durchsuchen, indem Sie auf die Schaltfläche Server durchsuchen klicken und ein Bild auswählen, indem Sie darauf klicken.

Das Bild wird in der Vorschau der Registerkarte angezeigt und Sie können das Hinzufügen abschliessen, indem Sie auf OK klicken.

Die im URL-Feld angegebene Adresse bezieht sich auf das Bild selbst. Wenn Sie das Bild als Link zu einer Website verwenden möchten, können Sie den Hyperlink auf der Registerkarte “Link” hinzufügen.

Sie können neue Bilder auf der Registerkarte Hochladen hochladen (siehe Bild unten). Sie müssen zuerst das Bild auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen und dann auf die Schaltfläche An den Server senden klicken. Die Größenbeschränkung für eine einzelne Datei beträgt 5 MB.

HINWEIS: Es wird dringend empfohlen, dass Sie die Bilder immer in der Größe hochladen, in der Sie sie verwenden möchten. Obwohl es möglich ist, die Abmessungen des Bildes in ECP anzupassen, zeigt der E-Mail-Client des Empfängers die Bilder möglicherweise immer noch in ihrer Originalgröße an.

 

Tipp: Sie können keine Bilder aus der Bilddatenbank löschen (damit es nicht möglich ist, Bilder zu entfernen, die bereits verwendet werden). Für falsche oder unnötige Uploads können Sie einen Ordner mit dem Namen “Papierkorb” erstellen.

Tipp: Neben Bilddateien können Sie auch andere Dateien hochladen. Wenn Sie einen Link zu einer PDF-Datei in der E-Mail hinzufügen möchten, müssen Sie den Link als Hyperlink hinzufügen. Wie bei allen anderen Links sollten Sie den Link in einen kurzen Text einbetten.

Sie können den Link erstellen, indem Sie das Wort / den Satz markieren, zu dem Sie den Link hinzufügen möchten, und dann auf das Link-Symbol  in der Symbolleiste klicken. Wenn die PDF-Datei bereits auf den Server hochgeladen wurde, können Sie auf die Schaltfläche Server durchsuchen klicken (siehe Abbildung unten) und die richtige Datei auswählen. Um die Datei zuerst hochzuladen, verwenden Sie die Registerkarte Hochladen. Schließen Sie das Hinzufügen des Links mit der Schaltfläche OK ab.

 

Tags

Tags mean texts in a certain format, which will be replaced with information when the email is sent – this information could be e.g. a link or information from a field in the CRM. You can for example write the name of the recipient at the beginning of the email with tags:
Hi {{first_name}} {{last_name}}!  →  Hi Erica Example!
Mit Tags können Sie auch Links zu Landing Pages oder Umfragen erstellen, die im Portal erstellt wurden.

Sie finden alle verfügbaren Tags in der Auswahlliste Tag hinzufügen der Symbolleiste.

Das wichtigste Tag, welches in jeder E-Mail verwendet werden muss, ist das Tag für einen Link zum Abbestellen der Nachricht. Sie finden das Tag in der Auswahlliste “Tag hinzufügen” mit dem Namen “Abonnements” (siehe Abbildung unten).

Das Tag {{unsubscribe_url}} sollte in Text eingebettet sein. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, das Tag der E-Mail aus der Auswahlliste hinzuzufügen, es zu kopieren und dann den Link mit der Schaltfläche “Link” in der Symbolleiste zu erstellen. Fügen Sie das Tag in das URL-Feld ein und wählen Sie “<other>” im Feld “Protocol” (siehe Bild unten). Der im Feld Anzeigetext eingegebene Text wird als Linktext angezeigt.

Emailvorlagen
Listentypen des ECP
Massenversand über das E-Mail Kontaktportal (ECP)
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