Dynamische Feldformeln

Einleitung

Mithilfe der dynamischen Feldformeln können z. B. Werte gezählt, Bedingungsklauseln erstellt, Feldinformationen bearbeitet werden, usw.
Zudem können Informationen auch aus anderen Module zur der gewünschten gehoben oder Werte auf Zeileneben berechtnet werden. Es ist auch möglich, ein bestimmtes Informationsfeld auf der rechten Seite der Entität anzuzeigen, wenn die Entität geöffnet wird und die Bedingung erfüllt bzw. nicht erfüllt ist.

Auf die dynamischen Feldformeln des jeweiligen Moduls können über dessen Einstellungen direkt zugegriffen werden oder generell über Einstellungen → Modulverwalter.

Dynamische Formeln werden entweder bei der Erstellung der entität, beim Abrufgen von Informationen aus einem verlinkendem Feld oder bei Speicherung ausgeführt. Formeln “bei Ansicht” werden ausgeführt, sobald die Entität im CRM geöffnet wird.

Mit Formeln durchführen können alle Formeln gleichzeitig für das Modul (in dem sich die Formeln) befinden und dessen bereits bestehende Entitäten, ausgeführ werden. Dies ermöglicht beispielsweise das Aktualisieren von Informationen und das Editieren von Feld zu Feld, wenn beispielsweise eine Wartungspause vorliegt. Diese Funktion überschreibt jede vorhandene Entität und dessen betroffene Felder im Modul, gemäß der Formel. Zu beachten ist, dass die Formeln durchführen-Funktion für eine maximal Anzahl von 5000 bestehenden Entitäten eines Moduls angewendet werden kann. Enthält ein Modul mehr Entitäten (z.B. 5001 Entitäten) lässt sich die Funktion nicht mehr ausführen.

Es is möglich, eine Ausführungsreihenfolge der Formeln festzulegen – diese kann geändert werden, indem die Formel in der Reihenfolge nach unten oder oben geschleppt werden.

Eine neue Formel wird über die Neue Formel-Taste erstellt. Im Feld “Ausführen” wird festgelegt wann und wie die Formel ausgeführt wird. Im Feld “Feld” legen Sie das Zielfeld fest, in dem der Wert gespeichert bzw. die Veränderung stattfinden soll. Im Feld “Formel” wird dann die gewünschte Formel eingegeben.

Ist die Formel auf “bei Speicherung” durchführen gesetzt, wird diese bei jeder Speicherung der Entität durchgefürt.
Ist die Formel auf “bei Erstellung” durchführen gesetzt, wird diese nur einst bei der Erstellung der Entität durchgeführt.
Ist die Formel auf “bei Feldnutzung” durchführen gesetzt, wird diese durch eine Änderung in einem bestimmten anderen Feld ausgelöst. Das auslösende Feld wird beim Erstellen der Formel aus einer Auswahlliste ermittelt. Hinweis: Die Auswahl beschränkt sich auf Standart Firmen- oder Kontaktfelder des Moduls (verlinkende Felder). Andere Felder können nicht verwendet werden, obwohl diese in der Auswahlliste als Option angegeben werden.
Ist die Formel auf “bei Validierung” durchführen gesetzt, wird diese durchgeführt, sobald die Speichern-Taste gedrückt worden ist. Die Formel überprüft dann den Inhalt des zu validierenden Feldes. Ist der Inhalt nicht gültig, zeigt das System eine Warnung an und verhindert hiermit das Speichern der Entität.

Bei den meisten Modulen kann zudem gewählt werden, die Formel “Bei Ansicht” auszuführen. Konkret heisst dies, das die Formel nach dem Klicken der Speicher-Taste berechnet und ausgeführt wird. Der Unterschied zu der bereits oben genannten “Bei Speicherung”-Methode ist, das der Nutzer mit einer Benachrichtigung am rechten Seitenrand zu sehen bekommt, wenn die Bedingungen der Formel erfüllt worden sind. Diese Benachrichtigung befindet sich auf der rechten Seite der gespeicherten Entität. Hinweis: Wenn die Formel “bei Ansicht” ausgeführt wird, kann das Formular im Gegensatz zum “bei Validierung” trotzdem noch gespeichert werden.

Wenn diese Formeln nur auf einer if-Klausel (wenn-Klausel) basieren, wird der Informationstext nur angezeigt, wenn die if-Klausel wahr ist. Wenn es auch eine else-Klausel (sonst-Klausel) gibt, kann die Formel so erstellt werden, dass der Informationstext angezeigt wird, wenn die else-Klausel wahr ist.

Ist das feld auf Erfolgreich gesetzt, ist die Benachrichtigungsansicht wie folgt:

Wird das Feld auf Information gesetzt:

Wird das Feld als Warnung eingestellt:

Wird das Feld auf Gefahr gesetzt:

Die neue Formel wird aktiviert, indem unter der Überschrift Aktionen auf Aktivieren geklickt wird. Jetzt ist die Formel aktiv und muss nicht mit der Funktion Formeln ausführen ausgeführt werden. Die folgenden Bilder zeigen eine aktive Formel (links) und eine deaktivierte Formel (rechts) an.

Einschränkungen

Dynamische Formeln funktionieren nicht über bzw. mit Modulwerkzeugen. Wenn das Modulwerkzeug über bestimmte Funktionen verfügen soll, müssen diese mit den Modulwerkzeugparametern bestimmt werden (weitere Information in der Anleitung über Modulwerkzeuge).
Dynamische Formeln können Ergebnisse nur für Felder berechnen, die bearbeitet werden können oder im bestimmten schreibgeschützten Format vorliegen
(Wenn bei dem Feld die Einstellung “Nur im Lesemodus anzeigen” aktiviert ist, kann die dynamische Feldformel nicht verwendet werden).
Dynamische Formeln können die Zeilenebeneninformationen einer Entität nicht als Teil der Formel verwenden (z.B. Rechnungen, Kaufaufträge, Angebote).
Bei der Schnellbearbeitung (Einzelfeldbearbeitung) werden die Formeln der aktuellen Entität nicht aktiviert. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Felder, die für die dynamischen Formeln verwendet werden, nicht für die Schnellbearbeitung verfügbar sind. Dies wird im Layout-Editor verwaltet.
Dynamische Formeln werden nicht über die Web-Service-Schnittstellenrufsignale aktiviert.
Die Option “Bei Feldnutzung” kann nur bei Feldern verwendet werden, die Informationen aus einem anderen Modul sammelt. Solche Felder sind z.B. standartmässige Firmen- und Kontaktfelder.

Formelbeispiele

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für dynamische Feldformeln und wann diese normalerweise ausgeführt werden sollten. Die Formeln sind mit Farbcodierung geschrieben, um zu visualisieren, welche Teile der Formel systemspezifisch mit den genutzten Feldwerten ersetzt werden müssen.
Die blau markierten Teile der Formel sind ID-/Feldangaben der Felder des Moduls und müssen mit den tatsächlichen ID-/Feldangaben des genutzen Systems ersetzt werden, damit sie mit den verwendeten Felder übereinstimmen.

Die orange markierten Teile repräsentieren den Wert eines bestimmten Feldes.

Die rot markierten Teile sind Variablen, die den endgültigen Wert des Zielfelds beeinflussen. Diese Variablen könnten beispielsweise eine Zahl sein, mit der der Inhalt des Feldes verglichen wird, oder eine Nachricht, die dem Benutzer angezeigt wird, wenn der Inhalt des Feldes ungültig ist.

Weitere Beispiele unter: Beispiele dynamischer Feldformeln.

Bei Speicherung durchführen

Aktualisierung der Wahrscheinlichkeit des Potentials auf 100%, wenn die Verkaufsphase auf “gewonnen” geändert wird

{if $sales_stage=='Closed Won'}100{else}{$probability}{/if}

Die Formel aktualisisert den Wert der Wahrscheinlichkeit im Feld “Wahrscheinlichkeit” auf 100, wenn der Status des Feldes “sales_stage” “Closed Won” ist. Ansonsten werden keine Änderungen vorgenommen.

Bei Erstellung durchführen

Legt das gültig bis Datum 14 Tage auseinander, wenn das Feld leer ist

{if $validtill==''}{'+ 14 days'|getDisplayDate:false}{else}{$validtill}{/if}

Die Formel prüft, ob das Feld “validtill” leer ist. Wenn dies der Fall ist, legt die Formel den Wert des Feldes auf ein Datum fest, das 14 Tage nach dem aktuellen Datum liegt. Wenn das Feld nicht leer ist, werden keine Änderungen vorgenommen.

Aus dem Feld

Abrufen der Firmennummer

{$account_id|getEntityFieldValue:'account_no'}

Die Formel ruft die Firmennummer der mit der Entität verknüpften Firma in dieses Feld ab. Wenn die Firmenummer auf der Firmenkarte geändert wird, wird sie auch in diesem Feld geändert.

Bei Ansicht durchführen

Benachrichtigung des Nutzers über ein ausgefülltes Feld

{if $passivation_date!= ""}Der Kontakt hat ein Passivierungsdatum{/if}

Die Formel prüft, ob das Feld “passivation_date” leer ist. Ist dies nicht der Fall, informiert es den Nutzer mit einem Informationstext “Der Kontakt hat ein Passivierungsdatum”.

Bei Validierung durchführen

Mitteilung eines ungültigen Ländercodes

{if $bill_country|count_characters > 2} Die Landesvorwahl der Rechnungslandes ist ungültig. Finnland = FI, Schweden = SE, Norwegen = NO und Dänemark = DK {/if}

Die Formel überprüft die Länge des angegebenen Ländercodes. Wenn die Länge mehr als zwei Zeichen beträgt, wird der Nutzer mit einer Warnung “Die Landesvorwahl des Rechnungslandes ist ungültig …” benachrichtigt. Die Entitäskarte kann nicht gespeichert werden, bis die Landesvorwahl mit den in der Formel angegebenen Konditionen übereinstimmt.