Duplikate finden

Duplikate finden und zusammenfügen

Mit dem Duplikate suchen-Werkzeug können Daten unterschiedlicher Entitäten in Modulen wie z.B Firmen, Kontakte, Potentiale, Produkte, usw zusammengeführt werden. Dieses Werkzeug befindet sich in der Menüleiste des jeweiligen Moduls (siehe Bild unten).

Optionen

Im Abschnitt Optionen wird festlegt, was passiert, wenn die Duplikate zusammengeführt worden sind.

Die Option keine leeren Felder (match empty fields) bewirkt, dass die Suche Entitäten auslässt, die keine Daten in den Übereinstimmungsfeldern enthalten (weitere Informationen unten). Wenn beispielsweise Entitäten anhand ihrer E-Mail-Adressen abgleichen und die Option “Keine leeren Felder” aktiviert ist, werden die Entitäten mit leeren E-Mail-Adressfeldern nicht in die Suche eingeschlossen.

Mit der Option Zusammengeführte Elemente löschen kann gewählt werden, ob die Duplikate nach dem Zusammenführen der Daten beibehalten oder gelöscht werden sollen. Es kann gewählt werden, ob nur Informationen zwischen Entitäten kopiert werden sollen (und am Schluss beide Entitäten beibehalten) oder nur eine der Entitäten beibehalten werden möchte (und die andere gelöscht), wenn die Suche und das Zusammenführen der Duplikate abgeschlossen ist.

Die Option zum Aktualisieren der Beziehungen ist als Standard festgelegt und führt auch alle Hintergrunddaten der Duplikate zu der zu behaltenden Entität zusammen. Zum Beispiel werden Kontakte, Aufgaben usw. der Duplikats Firmen zu der verbleibenden Entität gespeichert.

Beim Ausführen von Speichern-Formeln werden Hintergrundberechnungen durchgeführt (wenn welche im CRM erstellt worden sind). Bei diesen Hintergrundaktivitäten handelt es sich um Formeln, die vom CRM-Lieferanten erstellt wurden (sind jedoch keine z.B. dynamischen Feldformeln).

Übereinstimmungsfelder

Im Bereich Übereinstimmungsfelder wird festgelegt, in welchen Feldern nach Duplikaten gesucht wird. Es gibt keine minimale oder maximale Anzahl von Feldern, die ausgewählt werden können. Die Optionen der Übereinstimmungsfelder basieren auf dem Modul, in dem nach Duplikaten gesucht wird.

Zusammenführungstyp auswählen

Nachdem die Suche abgeschlossen ist, fordert das System auf auszuwählen, wie die Duplikate zusammengeführt werden sollen (siehe Abbildung unten). Das Fenster zeigt zudem an, wie viele Duplikate gefunden wurden. Die Optionen zum Zusammenführen sind automatische und manuelle Zusammenführung. Bei der automatischen Zusammenführung erfolgt der gesamte Vorgang automatisch durch die Optionen, während beim manuellen Zusammenführen die einzelnen Duplikate gesehen und ausgewählt werden können, welche Entitäten und welche Daten beim Zusammenführen verwendet werden. In der automatischen Zusammenführung ist die Entität mit der kleinsten entity_id – mit anderen Worten die älteste – die Entität, in die alle Daten von anderen Entitäten zusammengeführt werden.

Die Auswahl der manuellen Zusammenführung öffnet eine Ansicht ähnlich der folgenden Abbildung. Die Schaltflächen über und unter der Tabelle können für weitere Funktionen für mehrere doppelte Paare (/ Gruppen) gleichzeitig verwendet werden:

  • Angezeigte zusammenführen: fügt alle angezeigten Entitäten zusammen. Nach der Ausführung der Funktion werden die Entitäten der nächsten Seite zur Bearbeitung angezeigt (Wenn alle Entitäten bereits auf einer Seite angezeigt wurden, ist der Zusammenführungsprozess abgeschlossen und das Fenster wird automatisch geschlossen).
  • Angezeigte überspringen: Überspringt die angezeigten Elemente. Nach dieser Funktion werden die Entitäten der nächsten Seite angezeigt.
  • Zusammenführung abbrechen: bricht den ganzen Prozess ab und schliesst die Ansicht. Diese Funktion löscht auch die vor der Abbruchfunktion manuell vorgenommenen Zusammenführungen.
  • Rest überspringen: Überspringt die auf der Liste verbliebenen Elemente, ohne Änderungen vorzunehmen. Die manuellen Zusammenführungen vor dieser Funktion bleiben gültig/bestehen.
  • Rest automatisch zusammenführen: fügt die in der Liste verbliebenen Elemente automatisch mit den in der vorherigen Ansicht festgelegten Einstellungen zusammen (wie die automatische Zusammenführung, die genauso auf diese Weise funktioniert).

Auf Zeilenebene sind die Daten, die gespeichert werden, grün markiert. Die gespeicherten Daten können entweder, indem jeweils auf das gewünschte Feld geklickt wird (das Feld wird dabei grün), Feld für Feld geändert werden oder wenn die gesamte andere Zeile gespeichert werden soll, indem die Funktion Alle am linken Rand des Objekts ausgewählt wird.

Mit der Schaltfläche Ziel kann die Entität geändert werden, in die die Daten eingefügt werden. Standardmäßig ist dies die Entität mit der kleinsten Entitäts_id.

Es ist möglich, die einzelnen Entitäten zu erhalten, auch wenn die Daten zusammengeführt worden sind. Dies geschieht, indem Sie das Kontrollkästchen “Keep” (behalten) in jener Entität aktivieren, die erhalten werden soll. Wenn alle Entitäten erhalten bleiben sollen, ist es einfacher die Option Zusammengeführte Elemente löschen beim Starten des Werkzeuges Suchen von Duplikaten zu deaktivieren, anstatt das Keep-Kontrollkästchen für jede Entität einzeln zu aktivieren (siehe vorherigen Satz).

Jedes doppelte Paar (oder jede doppelte Gruppe) hat die Schaltflächen Fertig und Überspringen, um entweder das bestimmte Paar nach Auswahl der zu speichernden Daten zusammenzuführen oder diese zu überspringen, wenn keine Änderungen vorgenommen wurden.

Combined Shape