Vorlagenverwaltung
Dateien in Form von Word (.docx, .rtf), Excel (.xlsx), PDF und Open Document können unter anderem in den Modulen wie Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Fehlertickets, Kampagnen und Veranstaltungen als Dokumentvorlagen genutzt werden.
Die Vorlagen können mit Bildern und Texten vorgefüllt werden. Zudem können unterschiedliche Tags genutzt werden, um Informationen aus unterschiedlichen CRM-Modulen und deren Feldern auf die Dokumentvorlage hinzuzufügen.
Hauptnutzer können Dokumentvorlagen unter Einstellungen → Dokumentvorlagen verwalten.
Tags können in ODF/OOXML Vorlagen genutzt werden. Sie dienen der Datenübertragung in die Dokumentvorlage aus dem in dem Tag festegeltem Feld. Informationen, die aus dem mit der Dokumentenvorlage verlinkten Modul, sowie mit dem genutztem Modul verlinkte andere Modulfeldinformationen, können in der Dokumentvorlage verwendet werden (z.B. Firmen, Kontakte, Nutzer, usw.).
In der unten beigefügten Tabelle sind einige Anwendungsbeispiele der Tags angegeben. Es gibt zweierlei Tag-Formate, die verwendet werden können. Hinweis! In Dokumentvorlagen des Moduls Fehlertickets können nur Tags im Format [module.field] genutzt werden.
{{onshow.data.Quotes.subject}}
|
Subject |
{{onshow.data.Quotes.createdtime}}
|
Created time |
{{onshow.data.Quotes.validtill}}
|
Valid until (date) |
{{onshow.data.Accounts.accountname}}
|
Account’s name |
{{onshow.data.Contacts.firstname}}
|
Contact’s first name |
{{onshow.data.Contacts.lastname}}
|
Contact’s last name |
{{onshow.data.Users.first_name}}
|
User’s first name |
{{onshow.data.Users.last_name}}
|
User’s last name |
{{onshow.data.Quotes.cf_1234}}
|
Custom field of Quotes module (check names always from the CRM supplier) |
{{onshow.data.SalesOrder.salesorder_no}}
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Sales order’s number |
{{onshow.data.SalesOrder.subject}}
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Sales order’s subject |
{{onshow.data.PurchaseOrder.subject}}
|
Purchase order’s subject |
{{onshow.data.Invoice.duedate}}
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Duedate of invoice |
[comments.comment] |
All the comments from support ticket |
[ticket.ticket_no] |
Ticket number |
[creator.user_name] |
Creator’s username |
[owner.first_name] |
Assignee’s first name |
[owner.last_name] |
Assignee’s last name |
Zeilendaten einer Entität können mit der Dokumentvorlage wie folgt verlinkt werden:
{{rows.product_no}}
|
Product number |
{{rows.productname;block=tbs:row;when {{rows.type}}!='sub'}}
|
Product name* |
{{rows.comment}}
|
Product description (row description) |
{{rows.qty}}
|
Quantity |
{{rows.listprice;frm='0 000,00'}}
|
List price |
{{rows.discount_total;frm='0 000,00'}}
|
Total discount |
{{rows.total;frm='0 000,00'}}
|
Price (includes discount) |
{{rows.grand_total;frm='0 000,00'}}
|
Total price (includes VAT and discount) |
{{rows.discount_percent;frm='0 000,00'}}
|
Discount percentage |
{{rows.discount_total;ope=div:{{rows.qty}} ;frm='0 000,00'}}
|
Discount per unit |
*Wenn gewünscht ist, dass alle Zeilendaten untereinander auf der Vorlage aufgelistet werden (z.B. alle Produktzeilen einer Rechung), müssen die Zeilentags in der Dokumentvorlage in eine Tabelle eingefügt werden.
Auch Benutzerdefinierte Zeilenfelder können in Vorlagen angewendet werden. Hierzu muss der Benutzerdefinierte Feldwert in dem Tag genutzt werden. Zum Beispiel:
{{rows.cf_lis_ale}}
|
Field’s name: cf_lis_ale |
{{rows.cf_ean_koodi}}
|
Field’s name: cf_ean_koodi |
Die Gesammtsummen einzelner Zeilen von z.B. Rechnungen, Angeboten, Verkaufsaufträgen, usw. können mit den folgenden Tags in die Vorlage eingefügt werden:
{{total_row.total_no_sub;frm='0 000,00'}}
|
Total with discount (no sub-products included) |
{{total_row.total_before_discount;frm='0 000,00'}}
|
Total before discount |
{{total_row.discount_total;frm='0 000,00'}}
|
Discount |
{{total_row.total;frm='0 000,00'}}
|
Total with discount |
{{total_row.total_tax_no_sub;frm='0 000,00'}}
|
Tax (no sub-products included) |
{{total_row.total_tax;frm='0 000,00'}}
|
Tax |
{{total_row.grand_total_no_sub;frm='0 000,00'}}
|
Total (includes tax, no sub-products) |
{{total_row.grand_total;frm='0 000,00'}}
|
Total (includes tax) |
Diese Tags enthalten eine Nummerformatierung (;frm=’0 000,00′), diese kann jedoch nach Wahl ausgelassen werden.
Um die Datenangabe des Tags mit Grossbuchstaben in der Vorlage zu fromatieren, müssen die folgende Erweiterungen genutzt werden:
- ;ope=upper (konvertiert alle Buchstaben zu Grossbuchstaben). Zum Beispiel: {{onshow.data.Accounts.accountname;ope=upper}}
- ope=upper1 (konvertiert den ersten Buchstaben des ersten Wortes zu einem Grossbuchstaben)
- ope=upperw (konvertiert den ersten Buchstaben jedes Wortes zu einem Grossbuchstaben).
Tags, die für die Feldart Kontrollkästchen verwendet werden, zeigen standardmässig den Wert des Feldes an – entweder 0 oder 1. Wenn jedoch der angegebene Übersetzungstext des Feldes angezeigt werden soll, muss die folgende Erweiterung dem Tag hinzugefügt werden:
- ;if {{field}}=0;then No;else Yes (wenn das Feld nicht angeklickt ist, zeigt das Tag “Nein” an. Ist das Feld jedoch angeklickt, wird “Ja” angezeigt). Zum Beispiel {{onshow.data.Accounts.passive;if {{passive}}=0;then No;else Yes}}.
Die folgenden Bilder stellen Beispiele dar, wie die Tags genutzt werden können. Das erste Bild repräsentiert die original Dokumentvorlage (im Modul Rechnungen genutzt):
Das zweite Bild zeigt das Ergebnis der oberen Vorlage (Im Modul Rechnungen genutzt):
