Anzeigen und Freigeben von Berichten
Der Berichtsgenerator kann verwendet werden, um Berichte zu erstellen, die Informationen aus verschiedenen Modulen kombinieren. Dadurch können Sie ein tieferes Verständnis der CRM-Daten erlangen und Material zur Entscheidungsfindung haben.
Erstellte Berichte können direkt in einem Browser angesehen werden (eine neue Registerkarte wird geöffnet), indem auf einen Bericht auf der Startseite des Berichtsgenerators geklickt wird. Berichte können auch im Excel- oder CVS-Format heruntergeladen werden. Die Schaltfläche Anpassen kann für jeden Bericht aktiviert werden, und sie kann verwendet werden, um die Bedingungen des Berichts (z. B. die Zeitspanne) auf einfache Weise in der Titelseite zu ändern, ohne den Bericht selbst bearbeiten zu müssen.
Der Nutzer kann verschiedene Ordner erstellen, in die die erstellten Berichte sortiert werden können. Berichte können problemlos von einem Ordner in einen anderen verschoben werden. Der Ordner kann als privat, geteilt oder öffentlich eingestellt werden (siehe Bild unten). Ein freigegebener Ordner kann nur für bestimmte Nutzer und/oder Verkaufsorganisationen sichtbar/nutzbar sein. Diese Einstellungen können auch nachträglich bearbeitet werden. Die wichtigsten Berichte können mit einem Stern als Favorit markiert werden und erscheinen dann im Favoriten-Ordner.
Erstellung eines neuen Berichts
Um einen neuen Bericht zu erstellen, muss zuerst ein Ordner ausgewählt werden. Wenn keine Ordner verfügbar sind, muss ein neuer Ordner erstellt werden.
Die einzige obligatorische Information für einen Bericht sind die Quellmodule, deren Daten im Bericht verwendet werden. Diese (Module) werden auf der Registerkarte Von festgelegt. Alle anderen Einstellungen sind freiwillig (je detailliertere Spezifikationen und Bedingungen festgelegt sind, desto genauer wird der Bericht sein).
HINWEIS: Denken Sie daran, die am Bericht vorgenommenen Änderungen immer zu speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke der Registerkarte Einstellungen klicken!
Weitere Informationen zu den Registerkarten und ihren Funktionen sind weiter unten zu finden.
Modulauswahl
Auf der Registerkarte Modulauswahl werden die Quellmodule angegeben. Die Schaltfläche Beziehung hinzufügen wird verwendet, um Beziehungen zwischen dem Quellmodul und einem anderen Modul zu bilden (z. B. der Bericht listet Angebote auf, mit denen Firmen und Kontakte verknüpft wurden – siehe Bild unten). Wenn zwei oder mehr Module als Beziehungen zum Quellmodul hinzugefügt werden, interagieren diese beiden verknüpften Module nur mit dem Quellmodul, aber nicht miteinander (siehe Abbildung unten).
Mit der Schaltfläche Leer zulassen wird festgelegt, ob leere Beziehungen zulässig sind (z.B. wenn die Kontaktbeziehung leer sein darf, zeigt der Bericht auch Angebote an, zu denen keine Kontakte hinzugefügt sind). Ist der Knopf blau, sind leeren Beziehungen erlaubt; Ist dieser grün, sind diese nicht erlaubt.
Feldauswahl
Auf der Registerkarte Feldauswahl werden die Felder ausgewählt, die die im Bericht angezeigten Informationen bestimmen. Die Reihenfolge der Felder im Bericht kann einfach durch Ziehen geändert werden. Zu jedem Feld kann ein Betreiber hinzugefügt werden: Anzahl, Summe, Maximum, Durchschnitt, Minimum, Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag, Uhrzeit oder Stunde. Die ausgewählten Betreiber bestimmen, wie der Inhalt des Felds im Bericht angezeigt wird. Die auswählbaren Betreiber variieren je nach Feldart:
- Text- und CRM-ID Felder können nur mit dem Betreiber Anzahl verwendet werden
- Das Datumsfeld kann mit den Betreibern Jahr, Monat, Quartal, Woche, Uhrzeit und Stunde verwendet werden
- In numerischen Feldern können folgende Betreiber verwendet werden: Anzahl, Summe, Durchschnitt, Maximum und Minimum
- Wenn kein Betreiber ausgewählt ist, zeigt der Bericht nur den Inhalt des Feldes an.
Zusätzlich kann gewählt werden, ob die Informationen in der Zusammenfassung der Felder auf Anzahl, Durchschnitt, Minimum oder Maximum basieren oder gar keine Zusammenfassung erwünscht ist (keine Zusammenfassung).
Der name der anzuzeigenden Spalten wird im Abschnitt Überschrift jedes Feldes festgelegt.
Bedingungen
Die Bedingungen haben die gleiche Logik wie die Bedingungen im Modul Zielgruppen. Die im Bericht angezeigten Informationen können weiterhin mit UND- und ODER-Bedingungen definiert werden (wobei UND der Standardwert ist). Die Bedingungen können auch gruppiert werden. Die Gruppierungsfunktion verdeutlicht die Hierarchie der Bedingungen (siehe Bild unten – im Beispiel zeigt der Bericht alle Angebote von Anfang 2016, die mit einem Preis über 2000 € verloren wurden, und jene, die mit einem Preis über 2000 € gewonnen wurden).
Wenn die Schaltfläche Anpassbar aktiviert ist (grün wird), können die ausgewählten Bedingungen direkt in der Titelseite bearbeitet werden, indem auf die Schaltfläche Anpassen des Berichts geklickt wird (in den Bildern oben und unten können die Erstellzeit und die Summe der Angebote angepasst werden). Diese Funktion aktualisiert nur die Daten in der geöffneten Berichtsansicht, es werden keine Änderungen am ursprünglichen Bericht vorgenommen (siehe Abbildung unten).
Gruppierung und Ordnung
Die Gruppierungsfunktion bündelt alle Informationen, die die festgelegte Bedingung erfüllen, in einer Zeile im Bericht (z. B. alle im selben Monat erstellten Angebote).
Die Ordnungsfunktion bestimmt, in welcher Reihenfolge die Zeilen des Berichts angezeigt werden: Beispielsweise werden die Zeilen nach Monat und Summe von oben nach unten ausgerichtet. Dies bedeutet, dass der Bericht zuerst alle im Dezember erstellten Angebote anzeigen würde (von der größten Summe bis zur kleinsten), danach alle im November erstellten (wieder von der größten Summe bis zur kleinsten), usw..
Vorschau
In der Vorschau-Registerkarte werden der erstellte Bericht und seine Ergebnisse angezeigt.
Einstellungen
Auf der Registerkarte Einstellungen können Name und Beschreibung des Berichts bearbeitet werden (auch für einen zuvor erstellten Bericht). Auf dieser Registerkarte kann auch die Startreihe der Berichte festgelegt werden und wie viele Zeilen im Bericht angezeigt werden (z. B. nur die Top10 anzeigen). Der Bericht wird auf dieser Registerkarte gespeichert, indem auf die Schaltfläche Bericht speichern in der unteren rechten Ecke geklickt wird (siehe Bild unten).
