CSV Import

Import und Export von CSV-Dateien

Das Importieren und Exportieren von CSV-Dateien ist in vielen Modulen des CRM-Systems möglich. Die Import- und Export-Tasten   befinden sich auf der oberen Hälfte der Symbolleiste jedes Moduls. Die Sichtbarkeit der Tasten wird über die Nutzerprofile festgelegt, unter welchen ein Admin-Nutzer die Rechte für verschiedene Werkzeuge bestimmen kann.

Der CSV-Datenimport und -export ist in den folgenden CRM-Modulen verfügbar:

  • Firmen
  • Kontakte
  • Potentiale (Gelegenheiten)
  • Leads
  • Kampagnen (nur Import)
  • Kampagnen – Kontaktergebnisse (nur Import)
  • Produkte

Generelle Information über CSV-Dateiformate

Die in das CRM-System zu importierenden CSV-Dateien müssen vom Kunden erstellt werden und müssen die folgenden Eigenschaften erfüllen:

  • Alle Reihen der CSV-Datei müssen ähnlichen Inhalt enthalten, sowie die gleiche Anzahl von Spalten
  • Es dürfen keine Zeilenumbrüche in keiner der Spalten vorhanden sein
  • Keine der numerischen Werte enthällt ein Tausendertrennzeichen
  • Die maximale Zeichenbeschränkung für eine einzelne Zelle beträgt 255 Zeichen. (Beachten Sie, dass das CRM-Feld möglicherweise eine niedrigere Zeichenbeschränkung aufweist und der importierte Text an der Zeichenbeschränkung des Felds beim Import abgeschnitten wird, wenn die Grenze überschritten wird.)
  • In allen numerischen Werten ist der Dezimaltrenner ein Punkt
  • Die Datei muss UTF-8 codiert sein
  • Die Datei muss eine Kopfzeile enthalten, die den Inhalt der Spalte angibt (nicht Obligatorisch, jedoch hilfreich bei der Feldanpassung)
  • Das Datumsformat ist JJJJ-MM-TT
  • Mehrfachauswahllistenwerte müssen mit |##| getrennt werden (zum Beispiel: Besitzer |##| Kontaktperson)
  • Der Zellabschneider der CSV-Dateien ist “,” (Komma)
    • Zum Beispiel: “Firma AB”,”Unternehmensstrasse 12″,”Helsinki”,”1787.19” “,”358212121212”, …

Um das korrekte CSV-Dateiformat abzusichern, wird es empfohlen, das von CRM-Service angebotene eigene CSV-Add-in zu nutzen, um Dateien in Excel abzuspeichern. Die Nutzung des CSV-Add-ins ist einfach: die Datei wird gewöhnlich vorgefertigt und wird dann über den Speichern-Knopf im Excel CSV-Reiter in das richtige Format gespeichert (siehe Bild unten).

Das Excel CSV Add-in kann unter ExcelCSVAddin (.zip) heruntergelanden werden.

Datenexport aus dem System 

Um Daten aus einem bestimmten Modul zu exportieren, muss der Nutzer sich in diesem befinden. In jedem Modul, aus dem man einen Datenexport tätigen kann, befindet sich eine Export-Taste . Über diesen wird der Export begonnen und die gewünschten weiteren Exporteinstellungen gewählt (siehe Bild unten).

Nach dem Klicken der Export-Taste wird ausgewählt, wo die CSV-Datei gespeichert werden soll.

Import  – Schritt 1/4

Um Daten in ein bestimmtes Modul zu Importieren muss sich der Nutzer in diesem befinden. In jedem Modul, in welches man Daten importieren kann, befindet sich eine Import-Taste .  Über diese wird der Importprozess begonnen (siehe Bild unten).

Wichtig ist, das die Daten der CSV-Datei immer im richtigen Format sind. Das untere Bild listet die wichtigsten Formatbedingungen an:

Die zu nutzende Datei wird über die Choose File-Taste ausgewählt. Da sich der Nutzer bereits im richtigen Modul befindet, muss das Zielmodul des Imports nicht mehr ausgewählt werden. Im Absatz Optionen werden weitere Einstellungen des Imports definiert: Hat die CSV-Datei eine Kopfzeile und welches Trennzeichen in der Datei genutzt wird.

Um mit Schritt 2/4 fortzufahren, muss die Fortfahren-Taste gedrückt werden.

Import – Schritt 2/4

Im Schritt 2 werden die Verarbeitungsregeln, sowie die CRM-Felder, in die Daten importiert werden sollen, festgelegt.

Die Anzahl der Zeilen und Spalten der Datei sind im Abschnitt Informationen zu sehen.

Im Abschnitt Einstellungen müssen die Verarbeitungsregeln der importierten Daten festgelegt werden. Wenn weitere Informationen dazu benötigt werden, wie sich verschiedene Auswahlen auf den Import auswirken, steht die Schaltfläche Info  zur Verfügung. Leere Felder nicht aktualisieren bedeutet, dass wenn die CSV-Datei zum Aktualisieren eines Felds im CRM verwendet wird, das bereits Daten enthält und in der CSV-Datei dieses Feld leer ist, dieses Feld nicht aktualisiert wird (das Feld bleibt in CRM unverändert).

Im Feld Felder werden die CRM-Felder ausgewählt, die mit den Daten der CSV-Datei aktualisiert werden möchten. Wenn das zu aktualisierende Feld des CRMs nicht aus der Spaltenspezifischen Auswahlliste ermittelt wird, wird dieses Feld (Spalte) der CSV-Datei nicht in das CRM importiert. Die Übereinstimmunsspalte (Match column) bedeutet, dass die ausgewählten Spalten verwendet werden, um die Daten in der CSV mit den vorhandenen Daten im CRM zu vergleichen und auf diese Weise identische Entitäten (dieselben Firmen, Kontakte usw.) zu identifizieren. Es können nach beliebig vielen Spalten gesucht werden. Typischerweise, beim Importieren von z.B. Unternehmensdaten, ist die verwendete übereinstimmungs-Spalte der Name des Unternehmens, die Business ID oder beides.

Einstellungen für jedes Modul enthalten erweiterte Einstellungen. Wenn beispielsweise Kontakte oder Leads importiert werden, können die Kontakte oder Leads mit einer vorhandenen Kampagne verknüpft werden.

Um mit Schritt 3/4 fortzufahren, muss die Fortfahren-Taste gedrückt werden.

Import – Schritt 3/4

Im Schritt 3/4 kann der Import noch abgebrochen werden.

In diesem Schritt ist eine Zusammenfassung (Anzahl) der erstellten sowie aktualisierten Datensätze zu sehen. Zudem kann hier zwischen automatischer und manueller Zusammenführung der Daten gewählt werden.

Bei der automatischen Zusammenführung werden die Daten mit der ersten gefundenen Entität zusammengeführt, die der Spalte “Übereinstimmung” entspricht (entweder im CRM oder in einer CSV-Datei). Durch manuelles Zusammenführen kann für jede einzelne Zeile entschieden werden, welche Daten behalten werden möchten.

In der manuellen Zusammenführung markiert das System die ausgewählten Felder mit grüner Farbe. Klicken Sie auf das Feld in der Spalte, die Sie behalten möchten – Die grüne Auswahl bewegt sich vertikal in verschiedenen Zeilen, je nachdem, was Sie wählen. Die grün markierten Felder bleiben erhalten. In der ersten Spalte wird angezeigt, ob die Zeile eine Originalzeile im CRM oder eine Zeile aus der CSV-Datei ist. Zum Abschluss muss die Zusammenfügen-Taste geklickt werden, um die manuellen Auswahlen zusammenzufügen.

Import – Schritt 4/4

Im Schritt 4/4 wird das Ergebniss und die Dauer des Imports angezeigt. In diesem Schritt ist es zudem möglich, einen Log herunterzuladen, aus dem genauere Angaben zu dem getätigtem Import und dessen verarbeiteten Daten zu finden sind.

CSV Import
CSV Import
Combined Shape