Bestandsverfolgung

Bestandsverfolgung

Die Bestandsmengen einzelner Produkte können im System verfolgt werden, indem die Bestandsverfolgung für einzelne Produkte aktiviert wird. Wird ein Produkt Bestandsverfolgt, können die Bestände über Bestellungen erhöht und über Kaufaufträge verringert werden.

Aktivierung der Bestandsverfolgung

Um die Bestandsverfolgung zu ermöglichen, muss zuerst eingestellt werden, ob und welche Kauf- und Verkaufsaufträge die Produktbestände beeinflussen sollen. Dies muss von einem Administrator vorgenommen werden – EinstellungenWeitere Einstellungen.

Im Abschnitt Funktionen (auf Zeilenebene) gibt Felder (siehe Bild unten), jeweils für Kaufaufträge und Bestellungen. Die Staten der  Aufträge, die sich auf den Bestand des Produkts auswirken, sollten überprüft werden. Die nicht ausgewählten Staaten haben keinen Einfluss auf die Bestände: Wenn beispielsweise ein genehmigter Kundenauftrag später als storniert gesetzt wird, erhöht sich der Lagerbestand des Produkts um den Betrag dieses Kundenauftrags.

Produkt für Bestandsverfolgung aktivieren

Wenn sich Bestellungen und Kaufaufträge auf die Bestände auswirken, können die Produkte nachverfolgt werden. Jedes Produkt muss separat als bestandsverfolgt vermerkt werden (nicht alle Produkte müssen also bestandsverfolgt werden). Ein bereits bestehendes Produkt kann bearbeitet werden oder ein neues über die Neues Produkt erstellen -Taste erstellt werden. Das Feld Wird Bestandsverfolgt muss aktiviert sein, um die Bestandsverfolgung des Produkts zu ermöglichen (siehe Bild unten). Stellen Sie sicher, dass die Preisinformationen des Produkts ebenfalls aktuell sind!

Die anderen Felder im Abschnitt Lagerinformationen sind erst nach dem ersten Speichern der Produktinformationen sichtbar. Um diese zu bearbeiten muss also erst gespeichert werden (Speicher-Taste), wonach die Ansicht nochmals in den Bearbeitungsmodus (Bearbeiten-Taste) genommen werden muss. Danach können die folgenden Informationen ausgefüllt werden:

  • Verbrauchseinheit (die Option “Einheiten” ist normalerweise angemessen)
  • Bedarfsmenge (nicht obligatorisch – dieses Feld kann verwendet werden, um die Bedarfsprognose des Produkts zu markieren)
  • Menge/Nutzungseinheit (wenn das Produkt eine Menge kleinerer Teile ist (z.B. ein Satz von vier Autoreifen), muss die richtige Menge pro Einheit eingestellt werden. Wenn das Produkt Stück für Stück verkauft wird – wie die meisten Produkte sind – muss der Wert dieses Feldes auf 1 gesetzt werden)
  • Nachbestellungsgrenze (Das System benachrichtigt den Lieferanten, wenn der Produktbestand die angegebene Anzahl unterschreitet).

Hinweis: Das Feld Menge auf Lager sollte ausgeblendet sein. Ist dieses jedoch sichtbar, muss bedacht werden, dass der Wert dieses Feldes nicht den Bestand des Produktes beeinflusst und ebenso nicht die aktuelle Bestandsmenge anzeigt.

Beispiel: Bestandsverfolgung von Schokoladenschachteln

Dieses Beispiel zeigt die Logik der Bestandsverfolgung. Das Produkt “Schokoladenschachtel” ist auf bestandsverfolgt gesetzt, jedoch wurden noch keine Mengen in den Lagerbestand eingegeben. Um den Bestand zu erhöhen, kann eine der folgenden Schritte ausführt werden:

  1. Manuelles Bearbeiten des Bestandes im Weitere Informationen-Reiter des Produkts (siehe Bild unten)
  2. Bestellung erstellen.

In den meisten Fällen wird empfohlen, eine Bestellung zu erstellen. Eine neue Bestellung wird in dem Bestellungsmodul über die neue Bestellung erstellen-Taste  hinzugefügt. Danach müssen mindestens die folgenden Angaben getätigt werden:

  • Thema
  • Zugewiesen zu
  • Status (der Wert muss auf “Genehmigt” oder auf einen anderen Wert, der die Bestandsmenge beeinflusst, gesetzt sein)
  • Rechnungs- und Lieferadresse
  • Artikeldetails: Siehe Bild unten. Den gewünschten Artikelnamen auswählen (Schokoladenschachtel) und die gewollte Menge eingeben.Das Feld Listenpreis wird automatisch aktualisiert, wenn das Produkt ausgewählt wird.

Wird die Bestellung mit dem Status “genehmigt” gespeichert, werden 500 Stück der Schokoladenschachteln in die Bestandsmenge hinzugefügt. Diese können danach über Kaufaufträge wiederum verkauft werden.

Ein Kaufauftrag benötigt zumindest die folgenden Angaben:

  • Thema
  • Firmenname (Käufer des Produkts)
  • Status
  • Zugewiesen zu
  • Rechnungs- und Lieferadresse
  • Artikeldetails: Siehe Bild unten. Artikelnamen wählen und die gewünschte Menge eingeben. Das Feld Listenpreis wird mit diese Angaben wieder automatisch aktualisiert.

Wenn der Kaufauftrag gespeichert wird, wird der Lagerbestand der Schokoladenschachteln um 25 Stück reduziert. Der aktuelle Lagerbestand kann jederzeit auf der Registerkarte Weitere Informationen des Produkts überprüft werden (siehe Bild unten).

Hinweis: Das “Status” Feld muss durch die Entitätsbearbeitung (Bearbeiten – Speichern) gespeichert werden, um die Bestandsverfolgung zu aktivieren. Durch die Schnell- oder Massenbearbeitung des Statusfelds wird die Bestandsverfolgung nicht aktiviert. Im Allgemeinen lösen auch Statusänderungen durch Integrationen die Funktion nicht aus.

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