Automatische E-mails des CRM-Systems
Im CRM ist es möglich, Zielgruppen automatische E-Mails auf Basis von E-Mail-Vorlagen zu senden. Die E-Mails können mit ihnen verknüpfte Online-Umfragen (QA) enthalten, um wichtige Informationen bezüglich z.B. einer Kampagne oder einem Ereignis zu sammeln. Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails direkt versenden oder diese zu automatisieren:
- Die E-Mail wird basierend auf den Zeiteinstellungen und den Bedingungen der Zielgruppe gesendet.
- Mit dieser Option erstellen die Bedingungen der Zielgruppe automatisch eine Kampagne und senden die E-Mail an die Gruppe.
- Die E-Mail wird basierend auf den Zeiteinstellungen gesendet, wenn ein Kontakt mit einer Kampagne verknüpft ist.
- Mit dieser Option kann das Versenden der E-Mail automatisiert werden, wenn ein Kontakt mit einer Kampagne verknüpft ist. Dies ermöglicht beispielsweise das Erstellen eines Arbeitsablaufes für eine Aktivität, bei der die Kontakte automatisch zur Kampagne der Aktivität hinzugefügt werden.
Um eine dieser Funktionen zu aktivieren, muss ein Administrator zuerst festlegen wann und wie diese Funktionalitäten genutzt werden können und welche E-Mail-Vorlagen für welche Zielgruppe / Kampagne verwendbar sind. Wenn diese Einstellungen festgelegt sind, ist die Verwendung der Funktionen für jeden Nutzer einfach.
HINWEIS! Die mit den Zielgruppenkonditionen erstellte Kontaktliste berücksichtigt die E-Mail-Abmeldung nicht automatisch. Wenn keine E-Mails an einen Kontakt gesendet werden soll, der sich abgemeldet hat, muss der Zielgruppe eine Bedingung hinzugefügt werden, die diese Kontakte ausschließt.
E-mail Vorlagen
In den Einstellungen der E-Mail-Vorlagen (Einstellungen → E-Mail-Vorlagen) können Sie neue E-Mail-Vorlagen erstellen und vorhandene bearbeiten. Die E-Mail-Vorlage bestimmt den Inhalt der E-Mail, die an die Kontakte der Kampagne oder der Zielgruppe gesendet wird.
Als Ordner der Vorlage muss “Kampagne” gewählt werden, damit die Vorlage im Kampagnen Modul nutzbar ist – oder für eine Zielgruppe und dessen Kontakte.
Der Name und die E-Mail-Adresse des Absenders, die den Empfängern angezeigt werden, können separat festgelegt werden. Die Zeit, zu der die E-Mails gesendet werden (Senden an), muss ebenfalls festgelegt werden: Die E-Mail kann “Sofort” gesendet werden (sobald der Kontakt zur Kampagne hinzugefügt wird) oder als zeitlich geplant eingestelt werden. HINWEIS! Wenn das Senden auf zeitlich geplant gesetzt ist, werden die E-Mails jede Woche wiederholt am gleichen Tag und zur gleichen Uhrzeit gesendet. Weitere Informationen hierzu im unteren Abschnitt Erstellung einer Zielgruppe.
Das Versenden der Email kann auch für bestimmte Nutzer oder Vertriebsgruppen verhindert werden. Dazu wird der Nutzer oder die Vertriebsgruppe im Feld Benutzer ausschließen ausgewählt. Es können mehrere Nutzer oder Vertriebsgruppen ausgewählt werden.
In der tatsächlichen E-Mail-Nachricht können Tags verwendet werden, um E-Mails für den Empfänger persönlicher zu gestalten. Z.B. kann der Name des Kontakts im Begrüßungssatz oder der Name des Absenders am Ende der Nachricht eingefügt werden. Weitere Informationen zum Erstellen der Tags und zum Einrichten der Vorlagen finden Sie im Handbuch Verwaltung und Einrichtung von Veranstaltungen.
Verknüpfen einer QA-Vorlage mit einer E-Mail Vorlage
Eine QA-Vorlage kann als Link an die E-Mail-Vorlage angefügt werden, wenn die QA-Vorlage fertig erstellt und aktiv ist. Diese kann im Feld “Feldtyp auswählen“, während der Bearbeitung der E-Mail-Vorlage, gewählt werden (siehe Bild unten). Zunächst wird im Feld Schritt 1 die Option “QA-Vorlagen” ausgewählt. Danach wird aus dem Feld Schritt 2 die korrekte und aktive QA-Vorlage ausgewählt. Sobald diese Felder ausgefüllt worden sind, erscheint im Feld Schritt 3 das Tag der QA-Vorlage.
Kopieren Sie das Tag aus dem Feld Schritt 3 und fügen Sie es der E-Mail-Nachricht hinzu (vorzugsweise mit den folgenden Schritten):
- Markieren Sie den Teil des Textes, in den der Link eingebettet werde soll.
- Wählen Sie die Link-Funktion in der Werkzeugleiste (siehe Bild unten).
- Das kopierte Tag wird in das URL-Feld eingegeben und dann auf Einfügen geklickt.
Wenn die E-Mail-Vorlage und die Online-Umfragevorlage abgeschlossen sind, hängt der nächste Schritt von den gewünschten Funktionen ab. Wenn das CRM die E-Mail automatisch an eine Zielgruppe, die automatisch im Hintergrund aktualisiert wird, senden soll, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt namens “Erstellung einer Zielgruppe” direkt nach diesem Absatz fort.
Soll die E-Mail aber automatisch gesendet werden, wenn ein Kontakt an eine Aktivität angehängt wird und eine Kampagne für diese Aktivität erstellt werden soll, können Sie direkt zum Abschnitt “Erstellen einer Kampagne” weiter unten übergehen.
Erstellung einer Zielgruppe
Die Zielgruppe bestimmt die Kontaktgruppe, an die die automatische E-Mail gesendet wird.
Wählen Sie beim Erstellen der Zielgruppe im Feld E-Mail-Vorlage senden die E-Mail-Vorlage aus, die an die Gruppe gesendet werden soll. Damit die E-Mail automatisch versendet werden kann, muss das Feld Automatische E-Mail-Kampagnen aktiviert sein (siehe Bild unten). Auf diese Weise wird die E-Mail jedes Mal gesendet, wenn die festgelegten Bedingungen erfüllt werden: z.B. Wenn der Versand auf Montag um 14.00 Uhr eingestellt ist, wird die E-Mail jeden Montag um 14.00 Uhr gesendet. Daher ist es wichtig, das Kontrollkästchen “Automatische E-Mail-Kampagne” zu deaktivieren, nachdem die Nachrichten gesendet wurden, da sie andernfalls jede Woche wiederholt gesendet wird. In einigen Fällen kann das wiederholte Senden jedoch erwünscht sein und in diesen Fällen kann die Funktion aktiviert bleiben.
Wenn die Zielgruppe vor jedem Versand aktualisiert werden soll, muss eine separat festgelegte geplante Aufgabe erstellt werden (weitere Informationen in der Anleitung über Geplante Aufgaben). Richten Sie die geplante Aufgabe so ein, dass die Zielgruppe beispielsweise 15 Minuten vor dem E-Mail-Versand aktualisiert wird.
In der Registerkarte Bedingungen der Zielgruppe werden die Bedingungen der Zielgruppe festgelegt. Wenn Sie die E-Mail nur an einen kleineren Teil der Zielgruppe senden möchten, müssen Sie eine Modulbeziehung zwischen Kontakten und Funktionen hinzufügen. Danach müssen Sie entweder eine Bedingung für das Auswahlintervall oder eine einfache Zufallsstichprobenfunktion hinzufügen. Weitere Informationen zum Anlegen der Zielgruppen und zum Ermitteln der Bedingungen finden Sie in der Anleitung über Zielgruppen.
Wenn Sie nicht möchten, dass die E-Mail während eines bestimmten Zeitraums mehrmals an denselben Kontakt gesendet wird (obwohl der Kontakt aufgrund der Bedingungen in die Zielgruppe aufgenommen wird), können Sie ein Zeitlimit für den E-Mail-Versand festlegen: Einstellungen → Weitere Einstellungen → Campaign email waiting period (siehe Bild unten). Auf diese Weise wird die E-Mail nicht nochmals an einen Kontakt gesendet, wenn dieselbe E-Mail-Vorlage in einer anderen Zielgruppe oder Kampagne in der der Kontakt ebenfalls ist, genutzt wird.
Wenn die Zielgruppe fertig ist und die Sendezeit der E-Mail-Vorlage erreicht ist, erstellt die Zielgruppe automatisch eine Kampagne, die die E-Mail versendet. Die Kontakte, an die die E-Mail gesendet wurde, sind auf dem Reiter Weitere Informationen der Kampagne zu sehen.
Erstellung einer Kampagne
Wenn die E-Mail-Vorlage fertig ist, können Sie eine Kampagne erstellen und dieser die Vorlage im Feld E-Mail-Vorlage senden anhängen. Wenn dieser Kampagne ein neuer Kontakt hinzugefügt wird, wird die E-Mail in diesem Feld automatisch an ihn gesendet.
Weitere Informationen zum Erstellen von Kampagnen finden Sie in der Anleitung über Verwaltung und Einrichtung von Veranstaltungen.
Der Kontakt kann der Kampagne entweder manuell über eine Zielgruppe oder automatisch über einen erstellten Arbeitsablauf hinzugefügt werden.
Erstellung eines Arbeitsablaufes
Wenn es eine Aktivität gibt, die eindeutig mit der Zielgruppe einer Kampagne verknüpft ist und der Kampagne eine E-Mail bezüglich der Aktivität an die Zielgruppe gesendet werden möchte, muss hierfür ein Arbeitsablauf erstellt werden (Einstellungen → Arbeitsabläufe). Wenn jedoch eine E-Mail an die Zielgruppe gesendet werden soll, aber keine Aktivitäten mit der Gruppe verbunden sind, ist es möglicherweise einfacher, die E-Mail direkt von der Zielgruppe aus zu senden (Weitere Informationenim Abschnitt Erstellung der Zielgruppe weiter oben).
Der neue Arbeitsablauf wird zunächst für das Modul Ereignisse angelegt. Nach dem Speichern können Sie eine neue Aufgabe “Angepasste Funktion aufrufen” erstellen, mit der Kontakte automatisch zu Kampagnen hinzugefügt werden können. Zuletzt müssen Sie noch die Bedingungen festlegen, unter denen der Kontakt der Aktivität zur Kampagne hinzugefügt wird. Weitere Informationen zum Erstellen von Arbeitsabläufen finden Sie in der Anleitung über Arbeitsabläufe.
Wenn kein Arbeitsablauf erstellt worden ist oder dieser nicht aktiv ist, können die Kontakte der Kampagne im Modul “Kampagnen” immer manuell zusammen mit einer Zielgruppe hinzugefügt werden. Auch wenn der Arbeitsablauf erstellt worden ist, ist das manuelle Hinzufügen von Zielgruppen immernoch eine Option und aktiviert den Versand der E-Mail.
Is noch kein Arbeitslauf erstellt oder ist dieser nicht aktiv, können Kontakte einer Kampagne im Modul Kampagnen trotzdem, mithilfe einer Zielgruppe, manuell hinzugefügt werden. Auch wenn ein Arbeitsablauf erstellt worden ist, ist das manuelle Hinzufügen von Zielgruppen immer noch eine Option und aktiviert das Senden der E-Mail.