Archivierung von Entitäten

Archivierung von Entitäten

Allgemeines

Die Archivierungsfunktion der Entitäten erleichtert die Arbeit mit CRM-Schnellsuchfeldern, indem ältere Entitäten von neueren getrennt werden. Wenn eine Entität archiviert wurde, wird diese nicht weiter in der globalen oder modulspezifischen Suche als Ergebnis angezeigt. Durch die Archivierung wird die Entität jedocht weder aus dem System gelöscht oder sonstig geändert. Die Entität is weiterhin über Modulfilter oder Berichte auffindbar.

Die Archivierung ist nicht standardmäßig aktiviert, aber Sie kann für gwählte Module aktiviert und festlegt werden, in denen sie benötigt wird. Die Archivierung kann auf den Datumsstempeln Erstellungszeit und Änderungszeit der Entitäten basieren. Bei Kontakten und Firmen können auch die passiv gesetzten Entitäten archiviert werden.

Hinweis:. Die Archivierungsfunktion überprüft die Systemdaten ca. alle 30 Minuten (abhängig von der Datenmenge) und fungiert daher nicht in Echtzeit.

Archivierung aktivieren

Die Bedingungen der Archivierungsfunktion werden bei Einstellungen → Archivierung von Entitäten verwaltet.

Die Archivierung kann für jedes Modul durch Aktivieren des Kontrollkästchens Archivieren ermöglicht aktiviert werden (siehe Abbildung unten). Die Bedingungen der Archivierung werden dann in den folgenden Auswahllisten festgelegt:

  • Feld – das Feld, auf welchem  (Erstellungszeit / Änderungszeit) die Archivierung basiert
  • Bedingung – der Operator der Bedingung. Die Optionen “kleiner als” und “kleiner oder gleich als” werden am häufigsten in Archivierungsregeln verwendet.
  • Wert – Der Wert, mit dem die Zeitstempel der Entitäten verglichen werden (z. B. der erste Tag des aktuellen Monats vor sechs Monaten, vor einem Jahr …).

In der Abbildung unten haben die Potenziale beispielsweise eine aktive Archivierungsbedingung, welche bestimmt, dass jedes Potenzial, dass vor 6 Monaten oder mehr zuletzt geändert wurde, archiviert wird.

Hinweis:. Die in den Archivierungsbedingungen vorgenommenen Änderungen müssen mit der Schaltfläche Speichern abgespeichert werden.

In den Modulen Firmen und Kontakte können Entitäten auf der Grundlage ihrer Passivität (das Feld “Passiv” ist aktiviert) zudem/ anstelle der Erstellungs- oder Änderungszeiten archiviert werden. Die Archivierung der passiven Entitäten wird aktiviert, indem Sie die Option Archivieren ermöglicht aktivieren (siehe Abbildung unten) und die Einstellungen speichern.

Hinweis:. Wenn die Passivität des Kontakts oder der Firma geändert wird, muss diese Änderung manuell durch das Bearbeiten und Speichern der Entität getätigt werden (um die Archivierungsfunktion auszulösen). Eine schnell- oder Massenbearbeitung des passive-Feldes oder eine andere externe Datenänderung des Feldes (z. B. Integration usw.) löst keinen internen Speicherprozess des Systems (welche die Archivierungsfunktion benötigt) aus.

Durch das bloße Bearbeiten und Speichern der Entität wird diese vorübergehend zurück in den Suchkreis angehoben, bis die Entitätsarchivierungsfunktion die Systemdaten erneut auf Entitäten überprüft, die ihren Regeln entsprechen. Die Entität wird erneut archiviert, wenn die passiv-Informationen weiterhin aktiviert sind.

Combined Shape