Arbeitsabläufe

Verwaltung von Arbeitsabläufen

Mit den Arbeitsabläufen ist es möglich, Aktionen für verschiedene Module zu automatisieren. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe können für jedes Modul in der CRM-service Software erstellt werden. Unter Einstellungen → Arbeitsabläufe können neue Arbeitsabläufe hinzugefügt und bereits bestehende bearbeitet oder gelöscht werden. Auf die Einstellungen der Arbeitsabläufe kann auch über die eigenen Einstellungen des Moduls zugegriffen werden.

In der Hauptansicht sind alle Arbeitsabläufe aller Module zu sehen (siehe Bild unten). Diese können, über die Auswahlliste auf der rechten oberen Seitenhälfte, nach Modul gefiltert werden. Zudem können bereits bestehende Arbeitsabläufe, im Abschnitt Werkzeuge (Tools) hinter jeder Zeile, bearbeitet oder gelöscht werden. Zum Erstellen eines Arbeitsablaufes befindet sich eine separate Erstellen-Taste am oberen Seitenrand.

Bei der Erstellung eines Arbeitsablaufes muss zuerst das gewünschte Modul ausgewählt werden, indem die Funktion genutzt werden soll. Bereits erstellte Arbeitsabläufe, die als Vorlagen gespeichert wurden, werden während der Erstellung angezeigt und können frei zur Nutzung ausgewählt werden. Eine Beschreibungs- sowie Zeitangabe zur Ausführung des Ablaufs müssen ebenso angegeben werden (siehe Abbildung unten). Die Optionen für die Ausführung der Aufgabe, sind die folgenden:

  • Nur bei der ersten Speicherung – Die Aufgabe wird einmalig bei der Erstellung der Entität ausgeführt.
  • Wenn alle Konditionen zum ersten Mal zutreffen – Die Aufgabe wird nur einmalig ausgeführt, wenn alle Bedingungen erfüllt sind (wenn dieselbe Entität die Bedingungen später nochmals erfüllt, wird die Aufgabe nicht erneut ausgeführt).
  • Jedes Mal, wenn der Eintrag gespeichert wird – Die Aufgabe wird bei jeder manuellen Speicherung ausgeführt (wenn alle Bedingungen erfüllt werden).

Als Nächstes können die Bedingungen für die Ausführung des Arbeitsablaufes festgelegt werden. Eine neue Bedingung wird über die Schaltfläche Neue Bedingung erstellt. Hierbei muss ein Feld (entweder aus dem Modul, in dem sich der Arbeitsablauf befindet oder aus einem mit diesem verknüpften Modul), ein Operator und ein gewünschter Wert ausgewählt werden (siehe Bild unten). Eine unnötige Bedingung kann später mit der Schaltfläche Löschen  ,  am Ende der Zeile, enfernt werden. Die Beziehung zwischen den Bedingungen ist immer UND. Dies bedeutet, dass alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit sich der Arbeitsablauf aktiviert.

Es ist auch möglich, eine Bedingung zu erstellen, die die Änderungen in einem bestimmten Feld verfolgt. Dies geschieht, indem der Wert im folgenden Format geschrieben wird: #OLD.fieldname – zum Beispiel, wenn sich die Abrechnungsstraße geändert hat: Billing street is not  #OLD.bill_street. Der Vergleich eines Wertes mit dem alten ist immer feldspezifisch. Bei Auswahllisten, Mehrfachauswahllisten oder Kontrollkästchen kann der alte Wert eingegeben werden, indem auf die Schaltfläche  neben der Bedingungszeile geklickt wird, die dann die Wertauswahl in ein Textfeld umwandelt.

Sobald alle Einstellungen festgelegt worden sind, müssen diese über die Speichern-Taste auf der oberen rechten Seitenhälfte gespeichert werden. Dabei wird die Ansicht aktualisiert, und unter dem Abschnitt Bedingungen wird ein neuer Abschnitt namens Aufgaben angezeigt. In diesem Abschnitt werden wiederum die Funktionen des Arbeitsablaufes festgelegt. Eine neue Funktion wird erstellt, indem auf die Schaltfläche Neue Aufgabe geklickt wird und dann einen Funktionstyp ausgewählt wird. Ein Arbeitsablauf kann mehrere Funktionen gleichzeitig beinhalten. Alle diese Funktionen müssen jedoch nicht unbedingt gleichzeitig aktiv sein – der Status der Funktion bestimmt, ob die Funktion im Arbeitsablauf ausgeführt wird oder nicht.

Die Optionen der Funktionstypen sind die folgenden:

Benutzerdefinierte Funktion aufrufen

Diese Funktion führt eine kunden- und modulspezifische Methode aus, die vom Systemanbieter erstellt wurde. Die Funktion wird in der Auswahlliste Methodenname ausgewählt. In den meisten Fällen ist diese Auswahlliste jedoch leer und stattdessen wird der Text “Keine Methode für dieses Modul verfügbar” angezeigt.

Aufgabe / Ereignis erstellen

Beide dieser Funktionen erstellen Aktivitäten. Die auszufüllenden Felder variieren ein wenig je nach Aktivitätsart – jedoch verlangen beide Arten zumindest die Angabe einer Überschrift. Um die Funktion Nutzen zu können, muss dessen Status auf aktiv gesetzt sein. Bei Ereignissen muss zudem die Ereignisart (z.B. Anruf, Meeting, usw), -status (Abgeschlossen, Geplant, usw) sowie Anfangs. und Endzeit festgelegt werden (sieh Abbildung unten). Aufgaben wiederum benötigen die Angabe einer Priorität, einem Fälligkeitsdatum und eine Benachrichtigung gesendet werden soll oder nicht.

Modulwerkzeug ausführen

Diese Funktion führt das ausgewählte Modulwerkzeug aus (siehe Abbildung unten), wenn die Bedingungen des Arbeitsablaufes erfüllt worden sind.

Email versenden

Diese Funktion erstellt eine neue E-Mail an die im Empfängerfeld definierte Zielgruppe. Hier können im Empängerfeld und im Inhaltsabschnitt der Email zudem Tags verwendet werden – die vorhandenen können aus den Auswahllisten neben den beiden Feldern hinzugefügt werden (siehe Abbildung unten).

Alle Funktionen verfügen über die Option Aufgabe verzögert durchführen. Diese ermöglicht, das die gewünschte Funktion erst nach einer bestimmten Zeit ausgeführt wir. Die Verzögerung wird immer in Tagen angegeben. Die Anzahl der Tage kann manuell bestimmt, sowie eine gewünschte Urhzeit festgelegt werden. Beachten Sie, dass mit dieser Funktion die Bedingung #CURRENT_USER als Admin-Benutzer reagiert.

Arbeitsablaufvorlagen

Arbeitsabläufe können für die Wiedernutzung als Vorlagen gespeichert werden. Dies geshieht im Bearbeitungsmodus eines bereits erstellten Arbeitsablaufes, über die Schaltfläche Als Vorlage speichern.  Danach kann die Vorlage beim Erstellen eines neuen Arbeitsablaufes verwendet werden. Beachtet werden sollte, dass die Vorlage nur in dem Modul verwendet werden kann, in dem sich der ursprüngliche Arbeitsablauf befand. Daher ist es nicht möglich, einen Arbeitsablauf von einem Modul in ein anderes zu kopieren.

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